„Sie ist heute krank“: vom Anruf zur abgeschlossenen Fehlzeit
Ein Fehlen zu melden dauert eine Minute. Es abzuschließen — Entschuldigung, Frist, Attest, Entscheidung und Dokumentation — braucht einen Ablauf. Hier ist einer, der nicht vom Gedächtnis der Klassenleitung abhängt.
Jeder Schultag beginnt mit einer Handvoll solcher Nachrichten: ein Elternteil um 7:15 Uhr am Telefon, ein Zettel, der an der Tür abgegeben wird, eine Nachricht in einer App. Die Nachricht entgegenzunehmen ist einfach. Was danach passiert, unterscheidet die Schulen — und dort entstehen die Fragen am Halbjahresende, wenn ein Zeugnis zwölf unentschuldigte Tage ausweist und eine Familie sagt, sie habe jedes Mal angerufen.
Eine Fehlzeit ist nicht erledigt, wenn sie gemeldet ist. Erledigt ist sie, wenn jemand, der entscheiden darf, entschieden hat, ob sie entschuldigt ist — und die Akte festhält, wer, wann und warum. Dieser Beitrag geht diesen Weg Schritt für Schritt durch.
Drei verschiedene Dinge: gemeldet, entschuldigt, entschieden
Die meiste Verwirrung um Fehlzeiten entsteht, wenn man drei Schritte als einen behandelt:
- Gemeldet — die Schule weiß, dass die Schülerin oder der Schüler fehlt, und wer es ihr gesagt hat.
- Entschuldigt — die Familie hat einen Grund angegeben, in der Form, die die Schule verlangt.
- Entschieden — jemand, der entscheiden darf, hat den Grund anerkannt oder nicht.
Ein Anruf meldet eine Fehlzeit; in vielen Systemen entschuldigt er sie nicht. Wo eine schriftliche Entschuldigung verlangt wird, bleibt die Fehlzeit offen, bis sie eintrifft — und die Schule braucht eine Regel dafür, was passiert, wenn sie nicht eintrifft.
Die Liste, die niemand will: fehlt, und niemand hat Bescheid gegeben
Die wichtigste Liste der Anwesenheitserfassung ist die kürzeste: Schülerinnen und Schüler, die im Klassenbuch als fehlend eingetragen sind, ohne dass jemand sie gemeldet hat. Diese Anrufe macht das Sekretariat zuerst. Jeder Anruf sollte eine Zeile im Verlauf der Fehlzeit hinterlassen — „Familie telefonisch erreicht, 9:05 Uhr“ —, denn genau diese Zeile beantwortet die Frage später.
Wer über welchen Grund entscheidet
Nicht jeder Grund liegt bei derselben Person. Ein verbreitetes Muster:
| Grund | Entscheidet meist |
|---|---|
| Krankheit, Arzttermin | Die Klassenleitung — oder das Sekretariat, wo die Schule es dorthin delegiert |
| Familienereignis, Beurlaubung vor den Ferien | Die Klassenleitung bis zu einer Tagesgrenze, darüber die Schulleitung |
| Alles, jederzeit | Die Schulleitung |
Die genaue Aufteilung hängt vom Land, von der Region und von den eigenen Regeln der Schule ab. Wichtig ist, dass sie aufgeschrieben ist und dass jemand, der nicht entscheiden darf, sieht, wer es darf — statt trotzdem zu entscheiden, weil die Familie gerade vor ihm steht.
Fristen: festlegen, was passiert, wenn nichts kommt
Viele Schulen geben Familien eine bestimmte Zahl von Tagen, um eine Fehlzeit zu entschuldigen. Ohne Regel dafür, was danach passiert, stapeln sich offene Fehlzeiten und werden vor den Zeugnissen hastig abgearbeitet. Vereinbaren Sie drei Dinge:
- Wie die Tage gezählt werden — Schultage oder Kalendertage, ab dem ersten Fehltag oder ab dem Tag der Rückkehr. Eine Frist sollte nie ablaufen, bevor die Schülerin oder der Schüler wieder da ist.
- Was am Tag danach passiert — die Fehlzeit wird unentschuldigt, und der Verlauf sagt das in klaren Worten: „unentschuldigt — keine Entschuldigung bis zur Frist der Schule“, mit Datum. Er verweist auf die Regel der Schule, nicht auf ein Gesetz.
- Wer informiert wird — die Klassenleitung und die Familie (oder die Schülerin bzw. der Schüler selbst, sobald volljährig).
Zwei Sicherungen halten das fair. Eine Entscheidung, die vor Fristablauf fällt, hat immer Vorrang. Und eine verspätete Entschuldigung kann auch danach noch anerkannt werden — der Verlauf zeigt dann beide Zeilen, nichts wird umgeschrieben.
Atteste und Papier
Die Regeln für ärztliche Atteste sind verschieden: Manche Regionen verlangen eines nach einer bestimmten Zahl von Krankheitstagen, manche Schulen nur in bestimmten Fällen. So oder so lohnt es sich, drei Zustände getrennt zu verfolgen: Ein Attest wurde verlangt, ein Attest ist eingegangen, und die Entschuldigung wartet darauf. Wenn noch Papier nötig ist, drucken Sie es aus der Akte — ein Entschuldigungsformular mit bereits eingetragenen Tagen und Stunden und eine Erinnerung mit Fälligkeitsdatum —, damit niemand Daten von Hand abschreibt.
Befreiungen sind keine Fehlzeiten
Wer von einem Fach befreit ist — aus medizinischen Gründen oder abgemeldet, wo das erlaubt ist —, fehlt dort nicht. Tragen Sie die Befreiung einmal ein, grauen Sie den Namen in der Anwesenheitsliste dieser Stunde aus und lassen Sie ihn aus den Fehlzeitenzahlen heraus. Gesundheitliche Gründe gehören zu den sensibelsten Daten einer Schule: Klassenleitung und Schulleitung brauchen sie unter Umständen, Kolleginnen, Kollegen und Familien nicht.
Wie Bildena mit Fehlzeiten umgeht
Melden. Familien melden online in Bildena — Kind, Zeitraum (heute, ein Teil des Tages, mehrere Tage oder ein Antrag auf Beurlaubung), Grund und optional eine Notiz an die Klassenleitung —, von heute bis zu zwei Wochen im Voraus. Volljährige Schülerinnen und Schüler melden sich selbst. Sekretariat, Klassenleitung und Schulleitung erfassen Fehlzeiten zusammen mit dem Weg, auf dem die Schule informiert wurde. Ist die erfassende Person zugleich diejenige, die entscheidet, ist die Fehlzeit sofort entschuldigt; andernfalls wartet sie auf eine Entscheidung.
Die Listen des Sekretariats. „Nicht gemeldet“, „Wartet auf Entscheidung“, „Unentschuldigt“ und „Über der Grenze“. Ein Anruf bei der Familie wird im Verlauf der Fehlzeit protokolliert.
Die Frist. Einmal pro Stunde werden Fehlzeiten, die am Tag nach Ablauf der Frist der Schule noch unentschieden und unentschuldigt sind, auf unentschuldigt gesetzt, mit einer neutralen Zeile im Verlauf; Klassenleitung und Familie (oder die volljährige Schülerin bzw. der volljährige Schüler) bekommen eine Nachricht in Bildena. Die Tage kommen aus der eigenen Einstellung der Schule oder aus der Regel ihrer Region; gibt es gar keine Frist, ändert sich nichts von selbst. Eine Schule kann den automatischen Schritt abschalten; dann entscheidet die Klassenleitung.
Entscheidungen und Papier. „Nicht anerkannt“ braucht eine schriftliche Begründung, die die Familie liest. Wer über welchen Grund entscheiden darf, folgt den Regeln der Schule, und wer nicht entscheiden darf, sieht, wer es darf. Atteste lassen sich anfordern und als eingegangen markieren; Entschuldigungsformular und Erinnerung werden aus der Akte gedruckt.
Befreiungen. Befreite Schülerinnen und Schüler werden ausgegraut und nie als fehlend gezählt. Einen gesundheitlichen Grund können nur Schulleitung und Klassenleitung lesen; Familien sehen den Grund nie. Wird eine Befreiung zurückgezogen, wird ihr Grund nach einer festgelegten Zeit gelöscht — standardmäßig nach einem Jahr —, der Eintrag selbst bleibt.
Was es nicht tut. Familien können keine zurückliegenden Tage melden und kein Foto eines Attests hochladen. Die automatische Nachricht „unentschuldigt“ erreicht Familien nur in Bildena — dafür gibt es weder E-Mail noch Brief. Zu erfassen, dass eine Erinnerung verschickt wurde, verschickt selbst noch keine. Viele regionale Fristregeln sind noch als zu prüfen markiert; prüfen Sie daher die Einstellung Ihrer Schule, statt sich auf die Voreinstellung zu verlassen.
Eine kurze Checkliste
- Gemeldet, entschuldigt und entschieden trennen — in der Akte und im Gespräch.
- Zuerst bei „fehlt, nicht gemeldet“ anrufen und jeden Anruf protokollieren.
- Aufschreiben, wer über welchen Grund entscheidet, und die Tagesgrenzen.
- Die Frist vereinbaren: wie gezählt wird, was danach passiert, wer informiert wird.
- Nie überschreiben: Eine verspätete Entschuldigung fügt eine Zeile hinzu, sie löscht keine.
- Immer schriftlich begründen, wenn eine Entschuldigung nicht anerkannt wird.
- Befreiungen aus den Fehlzeitenzahlen heraushalten und gesundheitliche Gründe unter Verschluss.
Nichts davon senkt die Zahl der Fehlzeiten. Es senkt die Zahl der Auseinandersetzungen darüber — und macht das Zeugnis am Halbjahresende zu etwas, hinter dem die Schule stehen kann.
In Bildena gehören Fehlzeiten ins Klassenbuch: die Meldung der Familie, die Anrufliste des Sekretariats, die Frist, die Entscheidung und die Papierspur, jedes mit einer eigenen Zeile im Verlauf.
