Elternsprechtag ohne Excel-Liste

Auf dem Papier sieht ein Elternsprechtag einfach aus: ein paar Stunden, eine Liste von Lehrkräften, je zehn Minuten. In der Praxis ist er ein Planungsproblem mit dreihundert Familien, vierzig Lehrkräften und einigen Räumen, und die meisten Schulen lösen es, indem Familien buchen, was gerade noch frei ist. Diese Methode hat ein bekanntes Muster: Die Lehrkräfte, die den Familien am wichtigsten sind, sind binnen einer Stunde ausgebucht, und die Familien, die zuletzt gebucht haben, verbringen den Abend auf dem Flur zwischen zwei Gesprächen.

Es gibt einen besseren Weg, der für das Sekretariat nicht mehr Arbeit bedeutet: Fragen Sie die Familien, was sie brauchen, und planen Sie dann den ganzen Abend auf einmal.

Wer zuerst kommt, bucht zuerst — und was das kostet

Freie Termine buchen zu lassen hat zwei Vorzüge: Es ist leicht zu erklären, und niemand kann sich beschweren, die Schule habe über seinen Kopf hinweg entschieden. Die Kosten sind weniger sichtbar:

• Die wichtigen Gespräche gehen an die Schnellsten, nicht an die, die sie am dringendsten brauchen. Die Familie, deren Kind in Mathematik Schwierigkeiten hat, findet die Mathematiklehrkraft womöglich ausgebucht vor.
• Die Wartezeit ist verstreut. Eine Familie mit drei Gesprächen bekommt sie um 16:00, 17:40 und 19:10 Uhr, weil das die freien Termine waren.
• Geschwister werden ignoriert. Zwei Kinder, zwei getrennte Buchungen, als wären es zwei Abende.

Nach dem Bedarf fragen, nicht nach Terminen

Die Alternative beginnt mit einer anderen Frage. Statt „Welchen Termin möchten Sie?“ fragen Sie jede Familie:

• welche Lehrkräfte sie unbedingt sprechen muss und welche sie gern sprechen würde;
• wann sie nicht kommen kann.

Lehrkräfte geben an, wann sie nicht können und wie viele Gespräche sie übernehmen. Lehrkräfte können auch selbst um ein Gespräch mit einer Familie bitten — oft sind die wichtigsten Gespräche genau die, die die Familie nicht gebucht hätte.

Den Abend als Ganzes planen

Liegt der Bedarf vor, wird der Abend zu einem Verteilungsproblem: jedes „unbedingt“ setzen, wenn es irgend geht, so viele „gern“ wie passen, die Gespräche jeder Familie nah beieinander halten, Gespräche von Geschwistern direkt hintereinanderlegen und die Last auf die Lehrkräfte verteilen. Diese Ziele ziehen in verschiedene Richtungen, also brauchen sie eine Rangfolge — typischerweise zuerst „unbedingt“, dann Fairness (jede Familie bekommt mindestens ein Gespräch), dann Wünsche, dann kürzere Wartezeiten.

Von Hand kann das für dreihundert Familien niemand. Ein Solver kann es, in Sekunden oder Minuten, und — genauso wichtig — er kann sagen, warum ein Wunsch nicht platziert werden konnte: Die Lehrkraft ist nicht da, es gibt keine gemeinsame freie Zeit, die Lehrkraft hat ihr Maximum erreicht, der Raum ist voll.

An einem generierten Testtag — 300 Familien, 40 Lehrkräfte in zwei Gebäuden und einer Halle, achtzehn Termine zu je zehn Minuten — hat unsere Verteilung 313 von 339 „unbedingt“-Gesprächen platziert, gegenüber 206 bei der Buchung des ersten freien Termins, und die mittlere Wartezeit zwischen den Gesprächen einer Familie sank von 48 auf unter 11 Minuten. Das ist ein synthetischer Tag, keine gemessene Schule, aber es geht um die Richtung: Der Abend wird für Familien kürzer, ohne für Lehrkräfte länger zu werden.

Am Tag selbst

• Eine gedruckte Liste an der Tür jeder Lehrkraft, nach Uhrzeit sortiert.
• Eine Seite je Familie mit allen ihren Gesprächen, Geschwister zusammen, und den Räumen.
• Eine Kalenderdatei, die Familien in ihr Handy übernehmen können.
• Eine Möglichkeit für das Sekretariat, ein Gespräch von Hand auf eine Zeit zu verschieben, die für beide tatsächlich frei ist.

Wie Bildena Elternsprechtage plant

Einrichten. Die Schule legt Zeitfenster, Terminlänge, Abstände, Pausen, Räume (auch mehrere Tische in einer Halle) fest und bestimmt, ab wann und bis wann Wünsche angenommen werden. Ein Tag kann auch klassisch laufen — Familien buchen freie Termine, wer zuerst kommt, bucht zuerst —, ebenso Elternabende und wöchentliche Sprechstunden.

Wünsche. Familien markieren Lehrkräfte, die ihr Kind unterrichten, als „unbedingt“ oder „gern“, bis zu zwölf, und geben an, wann sie nicht kommen können; volljährige Schülerinnen und Schüler wünschen ihre Gespräche selbst. Lehrkräfte tragen Zeiten ein, zu denen sie nicht können, sowie ihr Maximum und können mit einer kurzen Notiz um ein Gespräch mit einer Familie bitten.

Verteilen. Verteilen dürfen nur Schulleitung und Sekretariat. Bildena setzt zuerst so viele „unbedingt“-Gespräche wie möglich, optimiert dann den Rest, ohne eines davon zu verlieren, und poliert den Plan anschließend mit kleinen Verschiebungen und Vertauschungen. Drei Voreinstellungen — Ausgewogen, Möglichst viele Gespräche, Kurze Abende für Familien — und ein erweiterter Bereich mit allen Gewichten. Die Verteilung läuft im Hintergrund mit Fortschrittsanzeige und lässt sich abbrechen; dieselben Wünsche ergeben denselben Plan.

Ergebnis und Veröffentlichung. Das Ergebnis zeigt platzierte „unbedingt“-Gespräche, mittlere Wartezeit und Familien ohne Gespräch, jeweils neben dem Wert, den die Buchung des ersten freien Termins erreicht hätte. Nicht platzierte Wünsche kommen mit ihrem Grund. Gespräche lassen sich von Hand auf tatsächlich freie Zeiten verschieben; nach der Veröffentlichung werden Familie und Lehrkraft über jede Änderung informiert. Beim Veröffentlichen bekommt jede Familie ihren ganzen Abend in einer Benachrichtigung und jede Lehrkraft ihre Liste; Türlisten, Familienseiten und Kalenderdateien lassen sich aus dem Plan drucken oder herunterladen.

Was es nicht tut. Benachrichtigungen gehen als Browser-Push an Familien mit Konto; Familien auf Papier bekommen die gedruckte Seite, keine E-Mail. Wie lange ein Lauf an einem großen realen Tag dauert, hängt von den Wünschen ab — die Zahlen oben stammen von einem generierten Testtag, nicht von einer Schule.

Eine kurze Checkliste

1. Entscheiden: freie Termine buchen lassen oder nach dem Bedarf fragen und verteilen.
2. „Unbedingt“ begrenzen und erklären, wofür es gedacht ist.
3. Vor dem Verteilen die Grenzen der Lehrkräfte und ihre eigenen Gesprächswünsche einsammeln.
4. Verteilen, die Liste der nicht platzierten Wünsche samt Gründen lesen, von Hand nachbessern.
5. Einmal veröffentlichen; danach nur ändern, was sich ändern muss.
6. Türlisten und Familienseiten drucken; die Kalenderdatei anbieten.

Ein Elternsprechtag wird nie kurz sein. Aber er kann fair sein — und für die meisten Familien ein gutes Stück kürzer.

In Bildena werden Elternsprechtage im Modul Briefe geplant, gleich neben dem Brief, der die Familien dazu einlädt.