Montag, 7:40 Uhr: die Vertretungsplanung am Morgen
Vor dem ersten Klingeln melden sich zwei Lehrkräfte krank. Was Sie entscheiden sollten, bevor das Telefon klingelt, welche Wege es gibt, eine Stunde zu vertreten, außer „jemanden finden, der frei ist“, wie es über ein Halbjahr fair bleibt und was Sie Kollegium und Familien sagen — und was nicht.
Von allen Aufgaben in der Schulverwaltung hat die Vertretungsplanung die kürzeste Frist. Zwischen dem ersten Anruf und dem ersten Klingeln liegen vielleicht vierzig Minuten, und in dieser Zeit muss jemand für jede Stunde jeder Kollegin und jedes Kollegen, die nicht kommen, eine Lehrkraft, einen Raum oder eine andere Lösung finden.
Viele Schulen erledigen das mit einer Excel-Tabelle, einem Whiteboard und dem Gedächtnis der stellvertretenden Schulleitung. Das funktioniert — bis genau diese Person krank ist. In diesem Beitrag geht es darum, den Morgen wiederholbar zu machen: um die Entscheidungen, die ins Halbjahr gehören und nicht auf 7:40 Uhr, und um die Gewohnheiten, die das Ergebnis fair und erklärbar halten.
Die Regeln festlegen, bevor das Telefon klingelt
Um zwanzig vor acht sollte niemand über Grundsätze entscheiden. Vier Dinge lassen sich einmal pro Halbjahr klären und aufschreiben:
- Wer entscheidet. Wer den Vertretungsplan macht, teilt die Vertretungen zu; die Schulleitung genehmigt geplante Abwesenheiten wie Fortbildungen oder Beurlaubungen und ist die Einzige, die die folgenden Regeln ändert.
- Wer nie gefragt wird. Manchen Kolleginnen und Kollegen sollte keine Vertretung angeboten werden — aus gesundheitlichen Gründen, wegen eines reduzierten Deputats oder einer Leitungsfunktion. Halten Sie die Liste kurz, vermerken Sie zu jedem Namen einen Grund, und behalten Sie die Gründe zwischen Schulleitung und betroffener Person.
- Wer Bereitschaft hat. Ein Bereitschaftsplan nennt Stunde für Stunde, wer verfügbar sein soll. Er macht aus der morgendlichen Frage „Wer könnte frei sein?“ die Frage „Wer hat Bereitschaft?“.
- Was eine Klasse verlieren darf. Ältere Schülerinnen und Schüler können später anfangen, früher gehen oder allein arbeiten; die jüngsten Klassen kann man weder nach Hause schicken noch unbeaufsichtigt lassen. Halten Sie fest, ab welcher Jahrgangsstufe was davon zulässig ist.
Es gibt mehr als einen Weg, eine Stunde zu vertreten
„Eine freie Lehrkraft finden“ ist die naheliegende Antwort und oft die teuerste. Eine gute Vertretungsplanung sieht sich die ganze Liste an, bevor sie wählt:
| Weg | Was passiert | Was es kostet |
|---|---|---|
| Bereitschaft | Die Lehrkraft, die in dieser Stunde Bereitschaft hat, übernimmt | Nichts Ungeplantes — genau dafür ist die Bereitschaft da |
| Freie Lehrkraft | Jemand im Haus mit einer Freistunde vertritt | Deren Vorbereitungszeit |
| Tausch | Eine andere Stunde derselben Klasse, deren Lehrkraft jetzt frei ist, rückt auf diesen Platz; die Stunde der fehlenden Lehrkraft wird später gehalten | Zwei Stundenpläne ändern sich, aber keine Stunde geht verloren |
| Vorziehen | Die letzte Stunde der Klasse rückt vor, und die Klasse hat früher Schluss | Nur für Klassen, die früher nach Hause dürfen |
| Verlegen | Die Stunde wird an einem anderen Tag gehalten | Klasse und Lehrkraft brauchen eine gemeinsame freie Zeit |
| Aufteilen | Zwei freie Lehrkräfte teilen sich die Stunde | Zwei kurze Unterbrechungen statt einer langen |
| Selbstlernzeit | Die Klasse bearbeitet gestellte Aufgaben, eine Lehrkraft nebenan schaut nach | Nur für ältere Klassen und nur, wenn Aufgaben dagelassen wurden |
| Zusammenlegen | Die Klasse geht zu einer Parallelklasse | Ein voller Raum |
| Ausfall | Die Stunde findet nicht statt | Eine Stunde, die nachzuholen ist — siehe unten |
Der Tausch wird am häufigsten übersehen. Er braucht überhaupt keine zusätzliche Lehrkraft: Die Klasse bekommt weiterhin jede Stunde, nur in anderer Reihenfolge. Auf einem Whiteboard ist er auch am schwersten zu erkennen, weil man dafür die Wochen zweier Lehrkräfte gleichzeitig prüfen muss.
Wen Sie zuerst fragen
Lautet die Antwort „eine Kollegin oder ein Kollege“, zählt die Reihenfolge so viel wie die Wahl. Das sind die Dinge, die eine gute Vertretungsplanung abwägt, meist ohne es auszusprechen:
- Unterrichtet dasselbe Fach, sodass Unterricht stattfinden kann statt bloßer Beaufsichtigung.
- Kennt die Klasse — unterrichtet sie oder ist ihre Klassenleitung.
- Hat in dieser Stunde Bereitschaft.
- Ist ohnehin im Haus: Eine Freistunde zwischen zwei Stunden kostet weniger, als früher zu kommen oder länger zu bleiben.
- Hat am längsten nicht mehr vertreten und in diesem Halbjahr am wenigsten.
- Arbeitet in Vollzeit; die Freistunde einer Teilzeitkraft ist oft gar nicht frei.
- Vertritt heute schon die anderen Stunden der Klasse, sodass die Klasse ein Gesicht sieht statt vier.
Diese Gewichtung ausdrücklich zu machen, wirkt über die Geschwindigkeit hinaus. Steht der Grund neben jedem Namen — „unterrichtet die Klasse“, „hat die Klasse letzte Woche vertreten“, „in Bereitschaft“ —, kann die planende Person ihre Wahl begründen, und die gefragte Person sieht, warum es sie getroffen hat.
Fairness wird gezählt, nicht gefühlt
Über ein Halbjahr gehören Vertretungen zu den Dingen, die das Kollegium am genauesten beobachtet. Fair bleibt es, wenn Sie zählen: Vertretungen pro Person, pro Monat und pro Halbjahr, neben dem Deputat der jeweiligen Person. Zwei Details sind wichtig:
- Geteilte Stunden zählen nach Minuten. Fünfundzwanzig Minuten einer Stunde von fünfundvierzig Minuten sind 0,56 einer Vertretung, nicht eine und nicht null.
- Korrekturen sind eigene Einträge. Stimmt eine Zahl nicht, fügen Sie eine Korrektur mit Begründung hinzu; überschreiben Sie die Zahl nicht. Dann stimmt der Nachweis weiterhin mit dem überein, was tatsächlich passiert ist.
Die Regeln für die Bezahlung von Vertretungen unterscheiden sich stark — manche Systeme bezahlen jede Vertretung, manche nur die oberhalb einer monatlichen Schwelle, manche schreiben die Zeit einem Arbeitszeitkonto gut. Wie die Regel auch lautet: Sie sollte aus dem Nachweis berechnet werden, nicht aus einer separaten Liste, die jemand von Hand führt.
Was Sie veröffentlichen, und für wen
Den Vertretungsplan lesen drei Gruppen, und jede braucht etwas anderes:
- Das Kollegium braucht die eigenen Änderungen, früh, und sonst nichts.
- Familien und Schüler brauchen die Änderungen ihrer Klasse: späterer Beginn, Raumänderung, ausfallende Stunde. Welche Lehrkraft fehlt, müssen sie nicht wissen — und warum, nie.
- Das Gebäude braucht einen Bildschirm im Eingang oder im Lehrerzimmer, der die Änderungen von heute und morgen zeigt, ohne dass jemand eine Liste druckt.
Zwei Gewohnheiten verhindern die meiste Verwirrung. Veröffentlichen Sie bewusst, wenn der Morgen geklärt ist, statt nach jeder einzelnen Entscheidung. Und wenn sich nach dem Veröffentlichen etwas ändert, schicken Sie jeder Person nur, was sich für sie geändert hat — nicht noch einmal den ganzen Plan.
Wie Bildena Vertretungen plant
Was Sie einmal einrichten. Einen Bereitschaftsplan pro Halbjahr (je A- und B-Woche, wo die Schule im Wechsel arbeitet), eine „Nie fragen“-Liste, deren Gründe nur die Schulleitung lesen kann, und sieben Gewichte für die Reihung — gleiches Fach, kennt die Klasse, in Bereitschaft, Gerechtigkeit, ohnehin im Haus, Deputat, Kontinuität —, jedes von 0 bis 5. Welche Wege der Vertretung eine Schule nutzen darf, richtet sich nach ihrer Schulart und lässt sich umschalten; eine deutsche Grundschule etwa bekommt weder „Stunde vorziehen“ noch „Stunde fällt aus“.
Jeden Morgen. Eine Abwesenheit wird mit Person, Zeitraum und Grund erfasst; den Grund sehen nur Schulleitung und Sekretariat, Kolleginnen und Kollegen sehen „Abwesend“. Jede betroffene Stunde listet dann ihre Lösungen auf — Bereitschaft, Kolleginnen und Kollegen, Tausch, Verlegung, Aufteilung, Zusammenlegung, Selbstlernzeit —, gereiht und mit den Gründen als Etiketten neben jedem Namen. Ein nicht nutzbarer Raum oder eine abwesende Klasse (etwa bei einem Ausflug) wird im selben Ablauf erfasst: Stunden in diesem Raum bekommen zuerst freie Räume derselben Art, und eine abwesende Klasse macht ihre Lehrkräfte für Vertretungen frei.
Veröffentlichen. Nichts wird verschickt, bevor jemand auf „Veröffentlichen“ drückt. Das Kollegium bekommt seine eigenen Änderungen, Familien die Änderungen ihrer Klasse, ohne Namen und ohne Gründe. Bildschirme im Gebäude zeigen über einen geheimen Link die Änderungen von heute und vom nächsten Schultag, und persönliche Kalender-Abos enthalten nur veröffentlichte Änderungen. Wer erneut veröffentlicht, schickt jeder Person nur, was sich seit ihrer letzten Benachrichtigung geändert hat.
Der Vertretungsnachweis. Berechnet aus den tatsächlich gehaltenen Vertretungen, pro Person und Monat oder Halbjahr, geteilte Stunden nach Minuten gezählt und Korrekturen als eigene Einträge mit Begründung. Er lässt sich als CSV-Datei für die Gehaltsabrechnung exportieren, und eine exportierte Stunde wird markiert, damit sie nie doppelt bezahlt wird.
Was es nicht tut. Vertretungen ändern nie den Grundstundenplan. „Stunde vorziehen“ bewegt immer nur die letzte Stunde einer Klasse am Tag, und Tausch und Verlegung suchen in den kommenden Tagen, nicht im Rest des Halbjahres. Es gibt keine direkte Anbindung an ein Abrechnungssystem — der Export ist eine Datei, die Ihre Gehaltsabrechnung importiert.
Eine kurze Checkliste
- Einmal pro Halbjahr: Bereitschaftsplan, „Nie fragen“-Liste mit Gründen, was jede Jahrgangsstufe verlieren darf.
- Vereinbaren, wer über Vertretungen entscheidet und wer geplante Abwesenheiten genehmigt.
- Bei der Planung: jede Lösung prüfen, bevor Sie eine Lehrkraft fragen — zuerst den Tausch.
- In einer bekannten Reihenfolge fragen und den Grund neben dem Namen festhalten.
- Veröffentlichen, wenn der Morgen geklärt ist; danach nur noch Änderungen schicken.
- Vertretungen pro Person zählen, geteilte Stunden nach Minuten; mit Einträgen korrigieren, nicht durch Überschreiben.
- Eine Liste nachzuholender Stunden führen und sie vor Halbjahresende abschließen.
Eine gute Vertretungsplanung macht Ausfälle nicht schmerzlos. Aber sie macht den Morgen berechenbar — für die Person, die plant, für die Kolleginnen und Kollegen, die gefragt werden, und für die Klassen, deren Tag sich gerade geändert hat.
In Bildena hat die Vertretung ein eigenes Modul neben dem Stundenplan: Abwesenheiten, die Vorschläge am Morgen, die Veröffentlichung an Kollegium, Familien und Bildschirme und der Nachweis für das Monatsende.
