7 h 40, un lundi : tenir le bureau des remplacements du matin
Deux enseignants se déclarent malades avant la première sonnerie. Ce qu'il faut décider avant que le téléphone sonne, les façons de remplacer un cours autres que « trouver quelqu'un de libre », comment rester équitable sur tout un trimestre, et ce qu'il faut dire aux personnels et aux familles — et ce qu'il faut taire.
De tout le travail d'un secrétariat d'établissement, le bureau des remplacements est celui dont le délai est le plus court. Entre le premier appel téléphonique et la première sonnerie, il y a peut-être quarante minutes, et dans ce laps de temps quelqu'un doit trouver un enseignant, une salle ou une autre solution pour chaque cours de chaque collègue qui ne viendra pas.
Beaucoup d'établissements gèrent cela avec un tableur, un tableau blanc et la mémoire d'un adjoint de direction. Cela fonctionne, jusqu'au jour où c'est cette personne qui est malade. Cet article vise à rendre la matinée reproductible : les décisions qui relèvent du trimestre et non de 7 h 40, et les habitudes qui gardent le résultat équitable et explicable.
Fixer les règles avant que le téléphone sonne
À huit heures moins vingt, personne ne devrait être en train de décider d'une règle. Quatre points peuvent être tranchés une fois par trimestre et mis par écrit :
- Qui décide. La personne au bureau attribue les remplacements ; la direction valide les absences prévues, comme une formation ou un congé, et elle seule modifie les règles ci-dessous.
- Qui n'est jamais sollicité. Certains collègues ne devraient pas se voir proposer de remplacement — pour des raisons de santé, un service réduit ou une fonction de direction. Gardez la liste courte, consignez un motif pour chaque nom, et réservez ces motifs à la direction et à la personne concernée.
- Qui est de permanence. Un planning de permanences indique, heure par heure, qui est censé être disponible. La question du matin passe alors de « qui pourrait être libre ? » à « qui est de permanence ? ».
- Ce qu'une classe peut perdre. Les élèves plus âgés peuvent commencer plus tard, finir plus tôt ou travailler seuls ; les classes des plus jeunes ne peuvent être ni renvoyées à la maison ni laissées sans surveillance. Notez à partir de quel niveau chacune de ces solutions est acceptable.
Il y a plus d'une façon de remplacer un cours
« Trouver un collègue libre » est la réponse évidente, et souvent la plus coûteuse. Un bon bureau des remplacements examine toute la liste avant de choisir :
| Solution | Ce qui se passe | Ce que cela coûte |
|---|---|---|
| Permanence | L'enseignant de permanence à cette heure-là prend le cours | Rien d'imprévu — c'est le rôle de la permanence |
| Collègue libre | Un collègue présent qui a une heure libre assure le remplacement | Son temps de préparation |
| Échange | Un autre cours de la même classe, dont l'enseignant est libre maintenant, passe sur ce créneau ; le cours de l'enseignant absent a lieu plus tard | Deux emplois du temps changent, mais aucun cours n'est perdu |
| Avancer un cours | Le dernier cours de la classe est avancé et la classe finit plus tôt | Seulement pour les classes autorisées à partir plus tôt |
| Déplacer | Le cours a lieu un autre jour | La classe et l'enseignant doivent avoir un créneau libre en commun |
| Partager | Deux collègues libres se partagent le cours | Deux courtes interruptions au lieu d'une longue |
| Travail autonome | La classe travaille sur des tâches données, sous l'œil d'un enseignant de la salle voisine | Seulement pour les grandes classes, et seulement si du travail a été laissé |
| Regrouper | La classe rejoint une classe parallèle | Une salle bondée |
| Annuler | Le cours n'a pas lieu | Un cours dû — voir plus bas |
L'échange est la solution la plus souvent oubliée. Elle ne demande aucun enseignant supplémentaire : la classe a toujours tous ses cours, simplement dans un autre ordre. C'est aussi la plus difficile à voir sur un tableau blanc, parce qu'elle oblige à vérifier la semaine de deux enseignants à la fois.
Qui solliciter en premier
Quand la réponse est un collègue, l'ordre compte autant que le choix. Voici ce qu'un bon bureau des remplacements met en balance, généralement sans le dire :
- Enseigne la même matière : le cours peut avoir lieu au lieu de se transformer en simple surveillance.
- Connaît la classe — y enseigne, ou en est le professeur principal.
- Est de permanence à cette heure-là.
- Est de toute façon dans l'établissement : une heure libre entre deux cours coûte moins qu'arriver plus tôt ou partir plus tard.
- A remplacé le moins récemment, et le moins souvent ce trimestre.
- Travaille à temps plein ; l'heure libre d'un collègue à temps partiel n'est souvent pas libre du tout.
- Remplace déjà les autres cours de la classe aujourd'hui, si bien que la classe voit un seul visage plutôt que quatre.
Rendre ces pondérations explicites a un effet qui dépasse la rapidité. Quand le motif figure à côté de chaque nom — « enseigne dans la classe », « a remplacé cette classe la semaine dernière », « de permanence » — la personne au bureau peut défendre son choix, et la personne sollicitée voit pourquoi c'est elle.
L'équité se compte, elle ne se ressent pas
Sur un trimestre, les remplacements font partie de ce que les personnels surveillent de plus près. Pour qu'ils restent équitables, il faut les compter : remplacements par personne, par mois et par trimestre, en regard du service de chacun. Deux détails comptent :
- Les cours partagés se comptent à la minute. Vingt-cinq minutes d'un cours de quarante-cinq minutes valent 0,56 remplacement, ni un ni zéro.
- Les corrections sont des écritures distinctes. Si un décompte est faux, ajoutez une régularisation motivée ; n'écrasez pas le nombre. Le registre correspond alors toujours à ce qui s'est réellement passé.
Les règles de rémunération des remplacements varient beaucoup — certains systèmes paient chaque remplacement, d'autres seulement au-delà d'un seuil mensuel, d'autres encore créditent le temps sur un compte d'heures. Quelle que soit la règle, elle devrait être calculée à partir du registre, et non d'une liste tenue à part, à la main.
Que publier, et pour qui
Le planning des remplacements a trois publics, et chacun a besoin d'autre chose :
- Les personnels ont besoin de leurs propres changements, tôt, et de rien d'autre.
- Les familles et les élèves ont besoin des changements de leur classe : un début plus tardif, un changement de salle, un cours annulé. Ils n'ont pas à savoir quel enseignant est absent, et jamais pourquoi.
- Le bâtiment a besoin d'un écran dans le hall d'entrée ou en salle des professeurs, qui affiche les changements du jour et du lendemain sans que personne n'imprime de liste.
Deux habitudes évitent l'essentiel de la confusion. Publiez délibérément, une fois la matinée stabilisée, plutôt qu'au fil des décisions. Et quand quelque chose change après publication, n'envoyez à chacun que ce qui a changé pour lui — pas tout le planning une nouvelle fois.
Comment Bildena tient le bureau des remplacements
Ce que vous paramétrez une fois. Un planning de permanences par trimestre (par semaine A/B si l'établissement alterne), une liste « ne jamais solliciter » dont seule la direction peut lire les motifs, et sept pondérations de classement — même matière, connaît la classe, de permanence, équité, déjà à l'école, service, continuité — chacune de 0 à 5. Les façons de remplacer qu'un établissement peut utiliser découlent de son type d'établissement et peuvent être activées ou désactivées ; une école primaire allemande, par exemple, n'a ni « avancer un cours » ni « annuler le cours ».
Chaque matin. Une absence se saisit avec qui, quand et un motif ; le motif n'est visible que de la direction et du secrétariat, les collègues voient « absent ». Chaque cours concerné affiche alors ses solutions — permanence, collègues, échanges, déplacements, partages, regroupement, travail autonome — classées, avec les motifs affichés sous forme d'étiquettes à côté de chaque nom. Une salle hors service ou une classe absente (en sortie, par exemple) se saisit dans le même parcours : les cours prévus dans cette salle se voient d'abord proposer des salles libres du même type, et une classe absente libère ses enseignants pour des remplacements.
La publication. Rien n'est envoyé tant que personne n'a appuyé sur Publier. Les personnels reçoivent leurs propres changements ; les familles, ceux de leur classe, sans noms et sans motifs. Les écrans d'affichage de l'établissement montrent, via un lien secret, les changements du jour et du jour de classe suivant, et les flux d'agenda personnels ne reprennent que les changements publiés. Publier à nouveau n'envoie à chacun que ce qui a changé depuis la dernière fois qu'il a été informé.
Le registre. Il est calculé à partir des remplacements réellement assurés, par personne et par mois ou par trimestre, les cours partagés étant comptés à la minute et les corrections passées en écritures distinctes, avec un motif. Il s'exporte en fichier CSV pour la paie, et un cours exporté est marqué pour ne jamais être payé deux fois.
Ce qu'il ne fait pas. Les remplacements ne modifient jamais l'emploi du temps de référence. « Avancer un cours » ne déplace jamais que le dernier cours de la journée d'une classe, et les échanges et déplacements cherchent dans les jours qui viennent, pas sur le reste du trimestre. Il n'existe pas de lien direct avec un logiciel de paie — l'export est un fichier que votre service de paie importe.
Une courte liste de contrôle
- Une fois par trimestre : planning des permanences, liste « ne jamais solliciter » avec ses motifs, ce que chaque niveau peut perdre.
- Convenir de qui attribue les remplacements et de qui valide les absences prévues.
- Au bureau : examiner toutes les solutions avant de solliciter un collègue, les échanges en premier.
- Solliciter dans un ordre connu, et garder le motif à côté du nom.
- Publier une fois la matinée stabilisée ; ensuite, n'envoyer que ce qui a changé.
- Compter les remplacements par personne, les cours partagés à la minute ; corriger par des écritures, pas par des modifications.
- Tenir une liste des cours dus et la solder avant la fin du trimestre.
Un bon bureau des remplacements ne rend pas les absences indolores. Il rend la matinée prévisible — pour la personne au bureau, pour les collègues sollicités, et pour les classes dont la journée vient de changer.
Dans Bildena, les remplacements ont leur propre module à côté de l'emploi du temps : les absences, les propositions du matin, la publication vers les personnels, les familles et les écrans, et le registre pour la fin du mois.
