Software für Privatschulen · Schulverwaltung für Ersatzschulen: Schulgeld, Aufnahme und Stundenplan in einem System.
Als Schule in freier Trägerschaft erheben Sie meist Schulgeld, wählen Ihre Schüler selbst aus und planen den Unterricht wie jede andere Schule. Bildena School führt das in einem System zusammen: Schulgeld und Elternbeiträge mit Lastschrift und Rechnungen, Anmeldung und Elternbriefe, Stundenplan und Vertretung. 5 € pro Schüler und Jahr, mindestens 1.000 € pro Schule; der erste Monat ist kostenlos.
Was eine Ersatzschule neben dem Unterricht verwalten muss.
Der Stundenplan gehört dazu: Bildena School enthält den vollen Bildena Scheduler Pro mit Vertretungsplanung und Aufsichtsplan.
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Schulgeld verwalten: Konten, Zahler, Raten
Ist Ihre Schule in den Finanzeinstellungen als Schule in freier Trägerschaft eingestellt, erscheint das Schulgeld als eigene Position im Konto, mit einem Hinweis auf das Sonderungsverbot nach Art. 7 Abs. 4 GG. Ein Konto pro Familie kann mehrere Kinder umfassen. Mehrere Zahler teilen sich den Betrag prozentual, etwa getrennt lebende Eltern 60/40, und jedes Elternteil sieht nur seinen eigenen Anteil. Mit einem Zahlungsplan zahlen Familien in Monatsraten, an weiterführenden Schulen in elf Raten von September bis Juli.
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Schulgeld und Elternbeiträge per Lastschrift
Eltern richten die SEPA-Lastschrift in ihrem Elternzugang selbst ein und erteilen dabei das Mandat; Bildena vergibt die Mandatsreferenz und hält fest, wer wann zugestimmt hat. Die Lastschriftdatei (pain.008) folgt den Vorgaben der Deutschen Kreditwirtschaft; fehlt ein Mandat oder ist die IBAN ungültig, kommt die Zeile nicht in die Datei. Sie laden die Datei in Ihr Online-Banking hoch, und das Geld geht direkt auf das Konto der Schule. Kontoauszüge lesen Sie als camt.053, MT940 oder CSV ein; Bildena schlägt die Zuordnung vor, gebucht wird erst, wenn Sie bestätigen.
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Rechnungen, Mahnungen, E-Rechnung und DATEV
Rechnungen und Gutschriften erhalten fortlaufende Nummern mit dem Präfix Ihrer Schule; eine ausgestellte Rechnung wird nie geändert, sondern per Gutschrift korrigiert. Abrechnungslauf und Mahnwesen bleiben in Ihrer Hand: Jeden Lauf und jede Mahnstufe, von der Zahlungserinnerung bis zur 2. Mahnung, startet das Sekretariat. Ist das Jugendamt oder die Kommune als öffentliche Stelle Zahler, laden Sie die Rechnung als XRechnung 3.0.2 herunter; die Leitweg-ID prüft Bildena vorher. Ihr Steuerberater bekommt einen DATEV-Buchungsstapel für SKR 03 oder SKR 04.
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Ermäßigungen und Kostenübernahmen
Eltern bitten in ihrem Elternzugang um Hilfe (unter „Wenn ich nicht zahlen kann“), oder das Sekretariat erfasst den Antrag. Solange ein Nachweis fehlt, wird nichts bewilligt, und solange der Antrag läuft, ruhen die Mahnungen. Übernimmt das Jobcenter über Bildung und Teilhabe Mittagessen, Ausflüge oder Schulbedarf, oder hilft der Förderverein, wird diese Stelle als Zahler im Konto geführt; eine öffentliche Stelle wie das Jugendamt tragen Sie dort direkt als Zahler ein. Lehrkräfte sehen davon nichts: Bei Sammlungen, etwa für einen Ausflug, erscheint ein unterstütztes Kind nur als „erledigt“.
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Anmeldung und Aufnahmeverfahren
Familien bewerben sich um einen Schulplatz über ein Online-Formular, das Sie auf Ihrer Website verlinken: ohne Login, mit Anhängen bis 5 MB. Das Verfahren folgt dem Ablauf an einer Ersatzschule: Aufnahmegespräch, Aufnahmezusage, Schulvertrag, erster Schultag. Den Schulvertrag unterschreiben beide Sorgeberechtigten auf Papier, in Bildena wird er als Unterlage abgehakt. Sie entscheiden mit Zusage, Warteliste oder Absage; Familien werden nicht mit Punkten bewertet. Die jährliche Bestätigung von Schülerstammblatt und Einverständniserklärungen unterschreibt jedes Elternteil direkt in Bildena, indem es seinen vollen Namen eingibt (einfache elektronische Signatur); Bildena friert den unterschriebenen Wortlaut ein und speichert, wer wann unterschrieben hat.
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Elternbriefe und Elternsprechtage
Elternbriefe und Einwilligungen kommen im Elternzugang an, und Eltern beantworten sie dort direkt. Die Termine am Elternsprechtag verteilt ein Solver. Briefe lassen sich zeitversetzt versenden; Familien ohne Zugang bekommen einen Ausdruck. Schaltet die Schule die KI-Funktionen ein, übersetzt Bildena Briefe in eine von 40 Sprachen; die Namen der Kinder ersetzt Bildena vorher durch Pseudonyme.
In vier Schritten startklar — noch im Gratismonat.
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Schulprofil anlegen
Bei der Registrierung wählen Sie Bundesland und Schulart und unter „Trägerschaft“ die Option „Privat“ oder „Öffentlich finanziert“. Unter Finanzen erscheinen dann Konten, Zahlungspläne und Ermäßigungen, unter Anmeldung der Ablauf einer Ersatzschule.
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Finanzen einrichten
Wählen Sie in den Finanzeinstellungen unter „Wie die Schule finanziert ist“ die Option „Independent school“ (Schule in freier Trägerschaft). Erst dann erscheint das Schulgeld unter den Positionen eines Kontos, dort als „Tuition“. Tragen Sie außerdem die Gläubiger-ID, das Konto für Überweisungen als IBAN und unter „Präfix Rechnungsnummer“ das Kürzel Ihrer Rechnungen ein.
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Konten anlegen
Legen Sie je Familie ein Konto an: das Schulgeld als Betrag je Monat, auf der Rechnung mit der Bezeichnung „Schulgeld“ (vorbelegt ist „Tuition“), dazu die Zahler mit ihren Anteilen. Danach richten Eltern mit ihrem eigenen Zugang die Lastschrift selbst ein.
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Stundenplan übernehmen
Importieren Sie Ihren Plan aus aSc TimeTables (XML) oder Untis (XML oder DIF), legen Sie Ihre Regeln fest und lassen Sie den Solver rechnen.
Ehrlich gesagt: Bildena berechnet das Schulgeld nicht aus dem Einkommen: Den Betrag aus Ihrer Schulgeldordnung trägt das Sekretariat je Konto ein, und schuleigene Ermäßigungen wie ein Geschwisterrabatt sind für deutsche Schulen nicht als eigene Ermäßigungsart angelegt. Den Schulvertrag erstellt Bildena nicht, Rechnungen und Mahnungen werden nicht per E-Mail verschickt, und eine Lohnabrechnung gibt es nicht.
Fragen von Privatschulen.
Was kostet Schulverwaltungssoftware für eine Privatschule?
Bildena School kostet 5 € pro Schüler und Jahr, mindestens 1.000 € pro Schule, mit allen Modulen und dem Stundenplan. Unter 200 Schülern gilt der Mindestbetrag; jeder Schüler über 1.000 kostet den halben Preis, und ab drei Schulen gibt es 20 % Rabatt auf jede Schule. Maßgeblich ist die Schülerzahl am 1. Oktober, abgerechnet wird jährlich im Voraus. Zugänge für Personal, Eltern und Schüler sind kostenlos und unbegrenzt. Alle Preise zuzüglich Umsatzsteuer, sofern sie anfällt.
Muss das Schulgeld an einer Ersatzschule einkommensabhängig sein?
Nach Art. 7 Abs. 4 GG wird eine Ersatzschule unter anderem nur genehmigt, wenn sie eine Sonderung der Schüler nach den Besitzverhältnissen der Eltern nicht fördert (Sonderungsverbot). Viele Schulen staffeln das Schulgeld deshalb nach Einkommen, andere arbeiten mit niedrigen Beiträgen und Befreiungen; Bildena weist beim Schulgeld auf das Sonderungsverbot hin. Die Staffel legen Sie selbst fest und tragen den passenden Betrag je Konto ein; eine Einkommenstabelle, aus der Bildena den Betrag berechnet, gibt es nicht.
Können wir Schulgeld und Elternbeiträge per Lastschrift einziehen?
Ja. Eltern erteilen das SEPA-Lastschriftmandat selbst in ihrem Elternzugang, oder das Sekretariat trägt es im Konto ein; Bildena erstellt daraus die Lastschriftdatei, die Sie in Ihrem Online-Banking hochladen. Wer lieber überweist, sieht im Elternzugang den offenen Betrag samt Verwendungszweck. Kartenzahlung, PayPal und andere Online-Zahlungen gibt es nicht, ebenso wenig eine direkte Bankanbindung: Kontoauszüge lesen Sie als Datei ein. Das Geld geht direkt auf das Konto der Schule, nie über Bildena.
Gibt es einen DATEV-Export für den Steuerberater?
Ja. Der Buchhaltungsexport liefert einen DATEV-Buchungsstapel (EXTF) samt Debitoren-Stammdaten für SKR 03 oder SKR 04, alternativ ein CSV-Journal. Schulgeld einer staatlich genehmigten Ersatzschule ist nach § 4 Nr. 21 UStG in der Regel umsatzsteuerfrei; bei Verpflegung und Material kann das anders sein. Bildena exportiert standardmäßig Bruttobeträge ohne Steuerschlüssel und warnt, wenn ein Beleg Umsatzsteuer trägt, seiner Gebührenart aber der Steuerschlüssel fehlt; welche Schlüssel gelten, legen Sie mit Ihrem Steuerberater fest. Den Kontenrahmen SKR 49 für Vereine, Stiftungen und gGmbHs unterstützt Bildena nicht.
Wer schließt bei einer Privatschule den Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV)?
Der Schulträger. Bei einer Schule in freier Trägerschaft ist der Träger, etwa ein Verein, eine gGmbH oder eine Stiftung, Verantwortlicher im Sinne der DSGVO; Bildena verarbeitet die Daten in seinem Auftrag (Art. 28 DSGVO). Bildena setzt die Rollenrechte auf dem Server durch und verschlüsselt Gesundheitsdaten, Religionszugehörigkeit, Gründe für Fehlzeiten, IBANs und hochgeladene Dateien mit AES-256-GCM und einem eigenen Schlüssel je Schule. Ein Protokoll hält fest, wer die Schülerakte geändert hat, und jeder Zugriff von Bildena-Personal auf Ihre Schule wird mit Grund protokolliert; diese Liste sieht die Schule selbst. KI-Funktionen sind ausgeschaltet, bis die Schule sie aktiviert. Lassen Sie Vertrag, Unterauftragsverarbeiter und Hosting-Standort vorab von Ihrem Datenschutzbeauftragten prüfen.
Brauchen wir neben der Schulverwaltungssoftware noch eine Stundenplan-Software?
Nein. Bildena School enthält den vollen Bildena Scheduler Pro: den CP-SAT-Solver, gezielte Reparatur ohne komplette Neuberechnung, Veröffentlichung, Vertretungsplanung und Aufsichtsplan. Ihren bisherigen Plan übernehmen Sie aus aSc TimeTables (XML) oder Untis (XML oder DIF). Für bayerische Schulen liest und schreibt Bildena die Stundenplandateien der ASV; getestet ist das bisher mit eigenen Testdateien, nicht mit Exporten echter Schulen.
Schulgeld, Aufnahme und Stundenplan — erster Monat kostenlos.
30 Tage lang alle Module mit den Daten Ihrer Schule, ohne Einschränkung. Danach 5 € pro Schüler und Jahr, mindestens 1.000 € pro Schule.