Umstieg von aSc TimeTables oder Untis: was wirklich mitkommt
Eine ehrliche Bestandsaufnahme: was sauber übernommen wird, wo eine Entscheidung nötig ist und was Sie ein Jahr lang parallel weiterlaufen lassen sollten.
Niemand wechselt die Stundenplansoftware aus Neugier. Man wechselt, weil etwas nicht mehr tragbar ist — eine Lizenzverlängerung, der Ruhestand der einzigen Kollegin, die das alte System noch beherrschte, eine Schule, der eine Desktop-Anwendung nicht mehr genügt, oder ein Datenschutzbeauftragter mit Fragen, die niemand beantworten kann.
Und dann zögert man, denn beim Stundenplan merkt im September jede Familie, wenn im August etwas schiefgegangen ist. Das Risiko ist nicht, dass die neue Software schlechter ist. Das Risiko ist der Wechsel selbst.
Dieser Beitrag soll diese Unsicherheit ausräumen: was automatisch übernommen wird, wo jemand entscheiden muss und wie man den Umstieg so anlegt, dass man jederzeit einen funktionierenden Plan hat.
Was sauber mitkommt
Die gute Nachricht: Der Kern eines Stundenplans ist weit stärker standardisiert, als es die Dateiformate vermuten lassen. Jeder Software liegen dieselben Objekte zugrunde, und sie lassen sich nahezu eins zu eins abbilden.
| Objekt | Aus aSc | Aus Untis | Anmerkung |
|---|---|---|---|
| Fächer | Direkt | Direkt | Namen, Kürzel, Farben kommen mit |
| Lehrkräfte | Direkt | Direkt | Inklusive Kürzel und Fakultas |
| Klassen | Direkt | Direkt | Jahrgangs- und Zugstruktur bleibt erhalten |
| Räume & Gebäude | Direkt | Direkt | Raumtypen brauchen ggf. Zuordnung — siehe unten |
| Tage & Stunden | Direkt | Direkt (Klingelzeiten: XML-Export) | Klingelzeiten, Pausen, Mittagspause — die Untis-DIF-Dateien enthalten keine Klingelzeiten |
| Unterrichtsverteilung | Direkt | Direkt | Klasse + Fach + Lehrkraft + Wochenstunden |
| Verfügbarkeiten | Direkt | Direkt | Sperrzeiten kommen als Blöcke mit |
| Der fertige Stundenplan | Direkt | Direkt | Wird als Ausgangsszenario importiert |
aSc exportiert XML — gut dokumentiert und als Integrationsweg verbreitet. Untis bietet einen XML-Export und seine seit Langem etablierten GPU/DIF-Schnittstellen. Beide sind stabil, beide übertragen die oben genannten Objekte, und unser Import liest beide ein. Excel funktioniert ebenfalls und ist oft der schnellste Weg für Schulen, die ohnehin nebenher eine eigene Tabelle führen — die meisten tun das.
Wo Sie entscheiden müssen
Drei Bereiche lassen sich nicht automatisch übertragen, weil jedes Ausgangssystem sie nach seiner eigenen Logik abbildet — nicht danach, wie Schule allgemein funktioniert.
1. Gruppen, Teilungen und Kopplungen
Jedes System löst Klassenteilungen anders — Halbgruppen in den Sprachen, Niveaugruppen in Mathematik, Sportgruppen, ein Wahlpflichtband über drei Parallelklassen. aSc bildet das über Teilungen und Seminargruppen mit Streifen ab; Untis über Schienen und Kursbänder.
Diese Strukturen lassen sich importieren, aber hier lohnt es sich, innezuhalten, statt einfach zu kopieren. Viele Schulen stellen fest, dass ihr Gruppenmodell über ein Jahrzehnt aus Behelfslösungen für die Grenzen der alten Software entstanden ist — nicht aus dem, was die Schule tatsächlich tut. Existiert eine Teilung nur, weil der frühere Generator etwas nicht konnte, schleppen Sie womöglich eine Altlast mit, keine echte Anforderung.
Unsere Empfehlung: Gruppen für den ersten Parallellauf unverändert importieren, danach einmal mit der Frage prüfen: „Würden wir das von Grund auf so anlegen?“
2. Gewichte und Prioritäten
Zwingende Bedingungen — keine Lehrkraft gleichzeitig an zwei Orten, Raumtypen, Verfügbarkeiten — kommen direkt mit, weil sie feste Gegebenheiten der Schule beschreiben.
Präferenzen sind etwas anderes. Untis drückt sie über Gewichtungsregler von 0 bis 5 in thematischen Gruppen aus, aSc über seine Beziehungen und Generierungsparameter. Diese Zahlen sind nicht übertragbar, denn sie bedeuten in einem anderen Generator nicht dasselbe. Eine Gewichtung 4 hier ist keine Gewichtung 4 dort; sie gehen in verschiedene Zielfunktionen ein.
Übertragbar ist die Absicht. „Uns ist es am wichtigsten, Hohlstunden für Schüler zu vermeiden, dann Springstunden für Lehrkräfte, dann eine gleichmäßige Fächerverteilung“ ist ein Satz, der jeden Umstieg übersteht. Sie beginnen mit einem Profil, das eine übliche Rangfolge abbildet, und justieren es in ein bis zwei Läufen nach.
3. Raumtypen und Sonderanforderungen
Raumtyp-Systematiken unterscheiden sich stärker als erwartet. Die eine Schule kennt nur „Fachraum“, die andere unterscheidet Physik-, Chemie- und Biologieräume mit jeweils eigener Ausstattung. Der Import ordnet zu, was er erkennt, und markiert den Rest, statt zu raten — eine unbemerkt falsch zugeordnete Raumkategorie ist der Fehler, der in der zweiten Schulwoche auffällt.
Was nicht mitkommt — und warum wir es sagen
Zwei Punkte, die wir lieber offen ansprechen — Sie würden es ohnehin merken.
Vertretungsplanung. Wenn Ihr Tagesgeschäft über aSc Substitutions oder die Untis-Vertretungsplanung läuft — das morgendliche Ritual, für jeden Ausfall eine Vertretung zu finden —, dann gibt es diesen Arbeitsablauf in Bildena heute nicht. Er steht auf unserer Roadmap und ist die mit Abstand am häufigsten gewünschte Funktion von Schulen im deutschsprachigen Raum, wo die Vertretungsplanung täglich anfällt, die Stundenplanung dagegen einmal im Jahr. Bis dahin nutzen Schulen, die umsteigen, für Vertretungen weiter ihr bisheriges System oder planen sie von Hand.
Wir sagen das lieber hier öffentlich, als dass Sie es im Oktober selbst feststellen.
Mobile Apps für Eltern und Schüler. aSc hat EduPage, Untis hat Untis Mobile. Wir zeigen den Plan im Browser an und arbeiten an Kalender-Abonnements, was aus unserer Sicht besser passt — der Stundenplan erscheint in der Kalender-App, die ohnehin benutzt wird, statt als fünfte Schul-App auf dem Elternhandy. Wenn Ihre Schulgemeinschaft heute ganz auf die App des Herstellers setzt, ist das aber eine echte Gewohnheitsänderung und kein Eins-zu-eins-Tausch.
Wie der Umstieg in der Praxis gelingt
Der wichtigste Grundsatz: Verlassen Sie sich nie auf das neue System, bevor es sich mit Ihren Daten bewährt hat. Ein Umstieg darf nie ein Sprung ins kalte Wasser sein.
Ein Zeitplan, der funktioniert
- März–April — importieren und hinschauen. Daten und fertigen Plan dieses Jahres einlesen. Nichts steht auf dem Spiel; Sie prüfen nur, ob die Objekte unversehrt ankamen und die Zahlen stimmen.
- Mai — direkter Vergleich. Mit denselben Daten neu generieren und dem Plan Ihrer jetzigen Software gegenüberstellen. Gleiche Bedingungen, gleiche Schule, zwei Generatoren. Vergleichen Sie Springstunden, Verteilungsqualität und die benötigte Zeit.
- Juni — nächstes Jahr in beiden planen. Das ist der eigentliche Test, und der Parallelbetrieb heißt: Das alte System ist noch da, falls die Antwort Nein lautet.
- Juli — mit Belegen entscheiden. Sie wählen dann nicht nach einer Demo, sondern zwischen zwei fertigen Stundenplänen für dasselbe Jahr.
- August–September — umsteigen, alte Lizenz behalten. Kündigen Sie im ersten Jahr nicht. Eine zusätzliche Lizenz kostet wenig im Vergleich dazu, ohne Rückfallplan dazustehen.
Wer nicht wechseln sollte
Eine ehrliche Liste, denn der falsche Kunde ist schlimmer als kein Kunde.
- Schulen, deren Alltag von der Vertretungsplanung bestimmt wird und die keine zwei Systeme betreiben wollen — warten Sie auf unser Vertretungsmodul, statt jeden Morgen eine Lücke zu überbrücken.
- Öffentliche Schulen in Bundesländern mit Landeslizenz, durch die Untis für sie kostenlos ist. Gegen ein Gratisangebot mit dem Preis zu argumentieren, wäre unseriös; das Argument müsste lauten, dass Generator, Transparenz oder Oberfläche echtes Geld wert sind. Manchmal sind sie das. Oft nicht — und dann behalten Sie besser die kostenlose Lizenz.
- Schulen mitten in der Krise. Wenn Ihr Stundenplan im August brennt, ist das nicht der Moment für einen Motorwechsel. Dieses Jahr retten, im Frühjahr prüfen.
Warum wir das veröffentlichen
Jede Umstiegsseite verspricht einen schmerzlosen Übergang. In der Praxis gelingt der Wechsel den Schulen, die vorher wussten, welche drei Entscheidungen anstehen und auf welche zwei Funktionen sie verzichten müssen.
Die Welt der Stundenplanung ist klein und hat ein langes Gedächtnis. Eine Schule, die nach einer ehrlichen Beschreibung wechselt, bleibt ein Jahrzehnt. Eine, die aufgrund eines Versprechens wechselt, geht nach einem Jahr — und erzählt der Nachbarschule, warum.
Sie können aSc-XML, Untis-Austauschdateien oder Excel in einen kostenlosen Bildena-Arbeitsbereich importieren und einen Monat lang vollständige Pläne generieren — alle Funktionen, keine Kreditkarte nötig. Es geht darum, mit Ihren eigenen Daten zu einem fertigen Stundenplan zu kommen, bevor Geld fließt.