Von der Tabelle zum ersten Stundenplan
Welche Daten ein Generator wirklich braucht, in welcher Reihenfolge man sie erfasst und welche vier Fehler Schulen am meisten Zeit kosten.
Jedes Stundenplanprogramm verspricht einen Plan in Minuten. Jede Schule stellt fest, dass die Minuten erst nach den Daten kommen — und die Daten sind die eigentliche Arbeit.
Hier steht, was wir Ihnen in einem Einführungsgespräch sagen würden: was ein Generator genau braucht, in welcher Reihenfolge Sie Doppelarbeit vermeiden und welche vier Fehler am meisten Zeit kosten.
Die fünf Dinge, die ein Generator wirklich braucht
Weniger, als die meisten erwarten. In der Reihenfolge, in der sie aufeinander aufbauen:
| # | Was | Warum zuerst |
|---|---|---|
| 1 | Das Zeitraster — Tage pro Woche, Stunden pro Tag, Pausen | Alles andere wird darin eingeplant |
| 2 | Fächer — Name, Kürzel | Stunden und Lehrkräfte beziehen sich darauf |
| 3 | Lehrkräfte und Klassen | Jede Stunde verbindet eine Lehrkraft mit einer Klasse |
| 4 | Räume — und Raumtypen, wo es darauf ankommt | Nur naturwissenschaftliche Räume, Turnhallen und andere Fachräume brauchen einen Typ |
| 5 | Unterrichtskarten — Klasse + Fach + Lehrkraft + Wochenstunden | Die eigentlich zu setzenden Einheiten |
Das reicht für einen funktionierenden Stundenplan. Sperrzeiten, Verteilungsregeln und Präferenzen machen ihn zu einem guten Plan, aber sie sind Feinarbeit — und nichts kostet Schulen häufiger eine Woche, als sie schon vor dem ersten Lauf einzupflegen.
Die Reihenfolge, die Doppelarbeit vermeidet
Erster Tag: einen Plan generieren, egal wie grob
Raster, Fächer, Lehrkräfte, Klassen und Unterrichtskarten erfassen. Sperrzeiten weglassen. Präferenzen weglassen. Raumtypen weglassen, außer dort, wo eine Stunde wirklich nirgendwo sonst stattfinden kann. Dann generieren.
Das Ergebnis wird nicht brauchbar sein. Das ist in Ordnung — dafür ist es nicht da. Sie bekommen aber den Nachweis, dass Ihre Daten in sich stimmig sind, und eine Ausgangsbasis. Jedes Problem, das jetzt sichtbar wird, ist ein Datenproblem und kein Planungsproblem — und Datenprobleme lassen sich jetzt viel leichter beheben als später, wenn fünfzig Präferenzen darüber liegen.
Zweiter Tag: die Bedingungen ergänzen, die feststehen
Sperrzeiten der Lehrkräfte. Räume, die zeitweise tatsächlich nicht zur Verfügung stehen. Feste Termine — Schulversammlung, Konferenz. Das sind keine Präferenzen, sondern Tatsachen, und ohne sie ist der Plan falsch.
Erneut generieren. Scheitert der Lauf jetzt, liegt die Ursache fast immer in einem der rechnerischen Widersprüche aus unserem Artikel über unmögliche Stundenpläne — meist eine Lehrkraft, die mehr Stunden unterrichten soll, als ihr freie Zeitfenster bleiben.
Dritter Tag: Präferenzen ergänzen, Gruppe für Gruppe
Verteilungsregeln, möglichst wenige Springstunden, gleichmäßig belastete Tage. Eine Gruppe hinzufügen, generieren, Ergebnis ansehen. Das klingt langsam, geht in der Praxis aber schnell, denn wenn der Plan schlechter wird, wissen Sie genau, welche Regel es war.
Die Alternative — alles konfigurieren und einmal generieren — liefert einen Plan, den Sie nicht nachvollziehen können. Ist er schlecht, haben Sie vierzig Verdächtige.
Die vier teuren Fehler
1. Den Stundenplan modellieren, den man hat, statt die Schule, die man führt
Der teuerste Fehler. Schulen übertragen den Plan des Vorjahres — samt Fixierungen, Notlösungen und Gruppenteilungen, die man sich ausgedacht hat, weil der alte Generator etwas nicht darstellen konnte.
Fragen Sie bei jeder ungewöhnlichen Struktur: Gehört das wirklich zu unserer Schule, oder ist es eine Altlast alter Software? Geteilte Klassen, die nur existieren, weil ein früheres Programm keine Kopplung abbilden konnte, sind der Klassiker. Wer Altlasten mitschleppt, bezahlt jedes Jahr aufs Neue dafür.
2. Räume zu genau vorgeben
Jeder Stunde einen festen Raum zuzuweisen, wirkt gründlich. Es nimmt dem Generator aber eine ganze Dimension, mit der er Konflikte hätte auflösen können. Geben Sie einen Raum nur vor, wenn die Stunde ihn wirklich braucht — naturwissenschaftliche Fachräume, Turnhalle, Computerraum, Musikraum. Lassen Sie den Rest frei; Sie bekommen einen besseren Plan, und Räume werden trotzdem zugewiesen.
3. Jede Präferenz strikt setzen
Verständlich — alles auf der Liste ist jemandem wichtig. Aber strikt heißt: wird nie verletzt. Und vierzig strikte Regeln führen geradewegs zu einem unlösbaren Modell, in dem jede Regel greift und keine offensichtlich falsch ist. Strikt nur für die drei oder vier, die wirklich nicht verhandelbar sind; gewichtete Präferenzen für den Rest.
4. Kurswahlen zu früh erfassen
Für Schulen mit schülerbezogener Planung: Bringen Sie zuerst den klassenbezogenen Teil zum Laufen. Individuelle Wahlen vervielfachen die Zahl der Bedingungen, und ein Datenfehler ist weit schwerer zu finden, wenn sechshundert Schülerinnen und Schüler jeweils eigene Bedingungen mitbringen. Erst das Fundament sichern, dann die Wahlen ergänzen.
Wenn Sie von einem anderen Programm umsteigen
Importieren statt abtippen. aSc-XML, Untis-Austauschdateien und Excel enthalten alle fünf Grundbausteine, und der Import bringt Ihren bestehenden Plan als Ausgangsszenario mit — so vergleichen Sie Gleiches mit Gleichem und nicht ein neues Programm mit einer Erinnerung.
Prüfen Sie nach jedem Import zwei Dinge: dass die Wochenstunden je Klasse zu Ihrer Stundentafel passen und dass die Raumtypen sinnvoll zugeordnet wurden. An genau diesen beiden Stellen raten die Importfunktionen aller Anbieter am ehesten.
Ein realistischer Zeitplan
Für eine weiterführende Schule mittlerer Größe, ausgehend von einer Tabelle:
- Ein halber Tag — Raster, Fächer, Lehrkräfte, Klassen, Räume. Mit Import schneller.
- Ein halber Tag — Unterrichtskarten. Der Großteil der Tipparbeit und genau der Teil, bei dem sich ein Import lohnt.
- Eine Stunde — Sperrzeiten und feste Termine.
- Ein Nachmittag, über eine Woche verteilt — Präferenzen, Kalibrierung, Läufe vergleichen.
Zwei bis drei Arbeitstage bis zu einem Plan, den Sie veröffentlichen würden, davon das meiste Dateneingabe, die ohnehin angefallen wäre. Die Generierung selbst dauert Sekunden; sie ist der einzige Teil, der in dreißig Jahren wirklich schneller geworden ist — und der Teil, den alle vergleichen.
Ein kostenloser Bildena-Arbeitsbereich enthält bereits eine Beispielschule. So können Sie einen Plan generieren und sehen, wie die Daten aufgebaut sind, bevor Sie Ihre eigenen erfassen.