Les salles dans l'emploi du temps : salles spécialisées, capacité et besoins réels

Placer les salles spécialisées dans l'emploi du temps, c'est décider quelles salles chaque cours peut utiliser, puis vérifier que la semaine offre assez de ces salles, libres au bon moment et avec assez de places. Les salles banalisées décident rarement si un emploi du temps tient. Les salles spécialisées, si : laboratoires de SVT et de physique-chimie, salle de technologie, arts plastiques, éducation musicale, salle informatique, et le gymnase. En bref : donnez à chaque cours la règle de salle la plus large qui reste vraie (« un labo de sciences », pas « la salle S12 ») ; notez combien d'élèves chaque salle accueille et combien de classes elle reçoit à la fois ; comptez, pour chaque type de salle, la demande face à l'offre avant de lancer le calcul ; traitez un changement de bâtiment comme une heure perdue ; et gérez une salle hors service pendant une semaine comme un remplacement, pas comme un nouvel emploi du temps.

Les paragraphes « Dans Bildena » disent ce que fait Bildena ; ce qu'il ne fait pas est listé plus bas.

Salle attitrée, salle de l'enseignant, salle spécialisée

Une semaine scolaire pose trois sortes d'exigences sur les salles :

• La salle attitrée de la classe. Les enseignants viennent à la classe. Simple, mais il faut une salle par classe, vide dès que la classe est au labo ou au gymnase.
• La salle de l'enseignant. Les classes viennent à lui. Les salles sont mieux occupées, mais chaque classe change de salle à chaque heure, et chaque salle d'enseignant devient une ressource fixe.
• Les salles spécialisées. Laboratoires, ateliers, arts plastiques, musique, informatique, installations sportives : partagées par de nombreuses classes, et presque toujours la ressource rare.

Le mélange des trois décide quelles salles l'emploi du temps doit réellement réserver. L'IH2EF range d'ailleurs parmi les contraintes matérielles « la disponibilité et la finalité des salles (salle banalisée, spécialisée, leur capacité) ».

Dans Bildena, la salle attitrée d'une classe est l'endroit où ses cours ont lieu quand la fiche de cours n'indique pas d'autre salle ; le solveur ne la réserve pas. D'où le conseil de la mise en place : n'ajouter que les salles rares, car « les salles de classe ordinaires peuvent être omises ; le solveur suppose que chaque classe a la sienne ». La salle attitrée d'un enseignant est autre chose : ses cours sans type de salle y ont lieu, et le solveur la réserve comme toute autre salle.

Gestion des salles : la règle la plus large qui reste vraie

Un cours peut être lié aux salles à trois niveaux, du plus large au plus étroit :

1. Un type de salle : n'importe quel labo de sciences, le gymnase, une salle informatique.
2. Une courte liste : S11 ou S12, parce que seules ces deux salles ont les paillasses de physique.
3. Une seule salle : S14, parce que la hotte s'y trouve.

Chaque niveau retire des possibilités, et une salle fixée relève souvent de l'habitude. Supposons quatre laboratoires et toute la physique-chimie fixée en S14 : avec 38 heures pour 36 créneaux, la matière ne tient pas, alors que les trois autres labos ont des créneaux libres. Ce n'est pas le nombre de salles, c'est la règle. Ne fixez une salle que si quelque chose de matériel l'exige.

Dans Bildena, une fiche de cours porte soit un type de salle requis, soit une salle précise ; si une salle est fixée, le type est ignoré. Le type de salle par défaut d'une matière est pré-rempli sur ses nouvelles fiches, et les listes de salles au choix arrivent avec les emplois du temps importés d'aSc ou d'Untis. Huit types de salle sont fournis, du labo de sciences à l'atelier, et l'établissement ajoute les siens. Le solveur choisit par type, pas selon l'équipement enregistré : si « a un four à céramique » compte, faites de « Salle de céramique » un type.

Salles spécialisées et emploi du temps : comptez d'abord la demande face à l'offre

Avant tout calcul par un logiciel, faites l'arithmétique pour chaque type de salle spécialisée. Un exemple : un collège de 20 divisions et une semaine de 36 créneaux (huit heures quatre jours, quatre heures le mercredi matin) ; on suppose 4 heures de sciences en laboratoire et 3 heures d'EPS par division.

Un déficit dans le total hebdomadaire est définitif : aucun solveur ne place 80 heures de labo dans 72. Pour un gymnase qui n'appartient pas à l'établissement, seuls les créneaux attribués au collège comptent — et saisi comme un seul espace, il fait échouer un emploi du temps qu'il porte sans peine avec ses deux aires.

Dans Bildena, les Contrôles avant chaque distribution font ce calcul pour chaque type de salle — heures demandées face aux créneaux ouverts, multipliés par les classes que chaque salle reçoit à la fois — et signalent un type qu'aucune salle ne possède, ou une salle avec plus d'heures fixées que de créneaux ouverts. Ce sont des problèmes critiques, et ils bloquent la distribution. Un goulet sur une barrette n'apparaît qu'au calcul : Placer ce qui tient place alors ce qui peut l'être et liste le reste avec la raison, par exemple « aux créneaux encore libres, toutes les salles qu'il peut utiliser sont occupées ou fermées ».

Capacité : places, gymnase et cours réunis

Le deuxième chiffre de chaque salle, c'est son nombre de places, et les salles spécialisées en ont souvent moins qu'une classe n'a d'élèves. Une salle informatique de 16 postes ne reçoit pas une classe de 28 : il faut la dédoubler, et deux groupes, ce sont deux enseignants ou deux créneaux.

La capacité intervient à trois endroits :

• Les cours réunis. Deux classes de 28 et 27 réunies, ce sont 55 élèves dans une salle. C'est la salle polyvalente ou l'amphithéâtre, pas une salle de classe.
• Les groupes entre classes. Un groupe de langue qui rassemble 33 élèves venus de trois classes ne tient pas dans une salle de 30 places, même si la part de chaque classe y tiendrait.
• Les salles divisibles. Un gymnase avec rideau de séparation est une salle qui reçoit deux classes à la fois. Saisissez-le ainsi, sinon l'emploi du temps n'y voit de la place que pour une classe.

Dans Bildena, l'assistant salle demande les Places et les Classes en même temps, de 1 à 20 (« une salle avec rideau de séparation peut accueillir 2 classes »). Le solveur ne retient que les salles qui accueillent les élèves du cours : l'effectif de la classe, les membres d'un groupe, les inscrits quand l'emploi du temps est construit élève par élève, et pour Des classes ensemble les élèves de toutes les classes réunies. Une salle sans nombre de places compte comme illimitée, une classe sans effectif comme inconnue : saisissez les deux. Les Contrôles signalent une salle fixée trop petite et un type sans salle assez grande. Deux limites : ils comptent la classe ou le groupe du cours, pas les classes qui s'y joignent ; et si aucune salle du type requis n'accueille un cours réuni, le solveur le place sans salle plutôt que dans une salle trop petite. Vérifiez vos cours réunis après le calcul.

Plusieurs bâtiments, installations extérieures et temps de trajet

Un second bâtiment, ou un gymnase de l'autre côté de la rue, transforme les salles en distances. Regroupez les cours de chaque enseignant par bâtiment sur les mêmes jours ; si un changement est inévitable, placez une récréation ou une heure libre entre les deux ; gardez une classe dans un même bâtiment par demi-journée quand c'est possible. Chaque changement forcé en milieu de matinée est un trou pour l'enseignant (voir Trous des enseignants, trous des classes). En EPS, le trajet se paie en temps de pratique : une question écrite de 2021 à l'Assemblée nationale relevait des équipements « trop loin » dans certains collèges, et le ministère répondait que les déplacements, quand ils sont inévitables, « doivent respecter des seuils raisonnables ».

Un exemple : un enseignant a 26 heures, six au plus par jour, dont 19 dans le bâtiment principal et 7 dans l'annexe. Le bâtiment principal demande quatre jours (19 ÷ 6, arrondi au-dessus), l'annexe deux (7 ÷ 6, arrondi au-dessus) : six jours dans une semaine de cinq. Au moins un jour, cet enseignant change de bâtiment, et ce jour-là comporte une heure libre.

Dans Bildena, dès que des salles se trouvent dans deux bâtiments ou plus, le solveur ne donne jamais à un enseignant deux cours consécutifs dans des salles de bâtiments différents : au moins un créneau les sépare. Les Contrôles émettent une suggestion, pas un problème critique, quand ses cours en salles fixes de plusieurs bâtiments ne tiennent pas sur des jours distincts, comme dans l'exemple. Chaque bâtiment porte un « Trajet depuis le bâtiment principal », mais le solveur n'en utilise pas les minutes, et la règle protège les enseignants, pas les classes.

Salles hors service : chaque semaine, toute l'année ou cette semaine seulement

Chaque cas demande un outil différent :

• Chaque semaine, au même moment : la commune loue le gymnase à un club à la dernière heure du jeudi, ou le réserve à l'école voisine. C'est un créneau fermé sur la salle, saisi avant le calcul.
• Toute l'année : une salle en travaux. Retirez-la de l'emploi du temps.
• Quelques jours ou semaines : un dégât des eaux, la salle polyvalente prise pour les épreuves du brevet. Ne refaites pas l'emploi du temps ; déplacez les cours concernés vers des salles libres, jour après jour, comme vous remplacez un enseignant absent.

Dans Bildena, l'assistant salle comporte une disponibilité hebdomadaire (« Indisponible (✕) ») et un interrupteur Utiliser dans l'emploi du temps ; une salle désactivée est fermée à tous les créneaux. Une salle hors service quelques jours se saisit comme une absence, sous Remplacement › Absences du personnel › Une salle hors service : ses cours ont besoin d'une autre salle, et une salle libre du même type est proposée en premier. Les événements et clubs passent par Plan › Réservations, aux heures que l'emploi du temps laisse libres. Les réservations n'alimentent pas la distribution : si un club occupe le gymnase chaque jeudi, fermez aussi ce créneau sur la salle.

Comment le manque de salles rend un emploi du temps impossible

Quand un emploi du temps n'aboutit pas et que les salles en sont la cause, le manque prend l'une de trois formes :

1. Trop peu de salles d'un type pour les heures qui en ont besoin — le cas des 80 heures dans 72. Trouvé en comptant.
2. Aucune salle assez grande pour un cours réuni ou un grand groupe. Trouvé en comparant les places aux effectifs.
3. Assez de salles, mais pas au même moment : barrettes, cours réunis, salles fixées et créneaux fermés concentrent la demande sur peu de créneaux. Trouvé par le calcul, ou par un examen attentif des barrettes.

Les cours doubles aggravent les trois : un double en laboratoire exige deux créneaux libres consécutifs dans le même labo (voir Cours doubles, blocs et le problème du lundi). Comment trouver le goulet avant le calcul : Pourquoi un emploi du temps devient impossible ; pourquoi un solveur n'échange jamais une salle occupée deux fois contre une préférence : Anatomie du moteur.

De combien de salles avez-vous vraiment besoin ? Le taux d'occupation

Le taux d'occupation d'une salle est la part de la semaine où elle sert : créneaux occupés divisés par créneaux disponibles. Un labo occupé 27 créneaux sur 36 l'est à 75 %. Le second chiffre dit à quel point elle est remplie quand elle sert : une salle de 30 places occupée toute la semaine par des groupes de 12 est pleine pour l'emploi du temps et vide à 60 % pour ses places.

• Mesurez par type de salle. 40 salles × 36 créneaux = 1 440 créneaux-salle ; avec 936 occupés, l'établissement est à 65 % — ce qui dit peu si ses 30 salles banalisées sont à 60 % et ses quatre labos à 95 %. Il lui faut un labo de plus, ou moins d'heures en labo, pas davantage de salles.
• Calculez le minimum, puis ajoutez une marge. Le minimum est la demande divisée par les créneaux de la semaine, arrondi au-dessus : 80 ÷ 36 = 2,2, donc trois labos, à 77 %. L'écart jusqu'à 100 % est ce que consomment cours doubles, barrettes et créneaux fermés.
• Lisez les salles attitrées autrement. Une classe qui passe 8 de ses 28 heures en labo, au gymnase et en arts plastiques laisse sa salle vide 29 % de la semaine. C'est le prix du modèle, pas un gaspillage.

Dans Bildena, le rapport Occupation des salles liste chaque salle avec son type, ses créneaux utilisés et son occupation sur la semaine (jours × heures), des plus chargées aux plus vides, et compte les salles jamais utilisées. La page de chaque salle montre ses heures par semaine, son occupation, ses créneaux libres et son jour le plus chargé dans l'emploi du temps publié. Les cours tenus en salle attitrée sans salle sur la fiche ne comptent pas pour cette salle, qui paraît donc plus vide qu'elle ne l'est. L'emploi du temps de chaque salle s'imprime ou s'abonne comme un calendrier.

Liste de contrôle avant le calcul

• Chaque salle rare est saisie, avec ses places ; chaque classe et chaque groupe a son effectif.
• Les gymnases divisibles portent le nombre de classes qu'ils reçoivent à la fois.
• Les créneaux fermés sont sur les salles : créneaux de la commune, préparation, autres utilisateurs.
• Chaque cours demande un type de salle, sauf si quelque chose de matériel le lie à une salle.
• Pour chaque type, la demande reste sous l'offre, avec une marge.
• Aucune barrette n'exige plus de salles d'un type à la fois que l'établissement n'en possède.
• Chaque cours réuni a une salle assez grande pour toutes ses classes.
• Les salles sont rattachées à leurs bâtiments, et les journées des enseignants sur deux sites sont vérifiées.

Ce que Bildena ne fait pas avec les salles

• Il ne cherche pas à réduire les changements de salle d'une classe ou d'un enseignant dans la journée.
• Il n'utilise pas les minutes de trajet et ne limite les changements de bâtiment que pour les enseignants.
• Il ne choisit pas les salles selon l'équipement ou l'accès sans marches, enregistrés mais non utilisés par le solveur.
• Il ne réserve pas les salles attitrées des classes : si deux classes en partagent une, indiquez la salle sur leurs fiches.
• Les réservations pour événements et clubs n'alimentent pas la distribution.

Questions fréquentes

Faut-il saisir toutes les salles de classe ?

Non. Si chaque classe a sa salle, les salles banalisées n'ajoutent rien au problème, et dans Bildena elles peuvent être omises. Saisissez-les si les enseignants ont leur salle, si des classes partagent des salles, ou si vous voulez les emplois du temps des salles et les taux d'occupation.

Quel taux d'occupation viser ?

Il n'y a pas de bon chiffre unique. Les salles attitrées sont par construction moins occupées que les salles spécialisées ; une salle spécialisée proche de 100 % ne laisse aucune marge. La vraie question : la marge couvre-t-elle vos cours doubles, vos barrettes et vos créneaux fermés ?

Salles, types de salle, places et créneaux fermés se règlent salle par salle dans Bildena Scheduler, et les Contrôles comparent avant chaque calcul les heures de chaque type de salle à ses créneaux ouverts. Pendant le mois gratuit, vous importez vos salles depuis Excel ou CSV, ou avec un emploi du temps d'aSc ou d'Untis, et lancez un emploi du temps complet sur vos propres données.