Elternsprechtag ohne Excel-Liste

Auf dem Papier sieht ein Elternsprechtag einfach aus: ein paar Stunden, eine Liste von Lehrkräften, je zehn Minuten. In der Praxis ist er ein Planungsproblem mit dreihundert Familien, vierzig Lehrkräften und einigen Räumen, und die meisten Schulen lösen es, indem Familien buchen, was gerade noch frei ist. Das Ergebnis kennt man: Die Lehrkräfte, auf die es den Familien am meisten ankommt, sind binnen einer Stunde ausgebucht, und die Familien, die zuletzt gebucht haben, verbringen den Abend auf dem Flur zwischen zwei Gesprächen.

Es gibt einen besseren Weg, der für das Sekretariat nicht mehr Arbeit bedeutet: Fragen Sie die Familien, was sie brauchen, und planen Sie dann den ganzen Abend auf einmal.

Wer zuerst kommt, bucht zuerst — und was das kostet

Freie Termine buchen zu lassen hat zwei Vorzüge: Es ist leicht zu erklären, und niemand kann sich beschweren, die Schule habe über seinen Kopf hinweg entschieden. Der Preis dafür zeigt sich erst auf den zweiten Blick:

• Die wichtigen Gespräche gehen an die Schnellsten, nicht an die, die sie am dringendsten brauchen. Die Familie, deren Kind in Mathematik Schwierigkeiten hat, findet die Mathematiklehrkraft womöglich ausgebucht vor.
• Die Gespräche liegen weit auseinander. Eine Familie mit drei Gesprächen bekommt sie um 16:00, 17:40 und 19:10 Uhr, weil nur diese Termine noch frei waren.
• Geschwister werden nicht berücksichtigt. Zwei Kinder, zwei getrennte Buchungen, als wären es zwei Abende.

Nach dem Bedarf fragen, nicht nach Terminen

Die Alternative beginnt mit einer anderen Frage. Statt „Welchen Termin möchten Sie?“ fragen Sie jede Familie:

• welche Lehrkräfte sie unbedingt sprechen muss und welche sie gern sprechen würde;
• wann sie nicht kommen kann.

Lehrkräfte geben an, wann sie nicht können und wie viele Gespräche sie höchstens führen. Sie können auch selbst um ein Gespräch mit einer Familie bitten — oft sind gerade das die wichtigsten Gespräche, die eine Familie von sich aus nicht gebucht hätte.

Den Abend als Ganzes planen

Sind die Wünsche erfasst, wird der Abend zu einer Verteilungsaufgabe: jedes „unbedingt“ einplanen, wo immer es geht, so viele „gern“ wie möglich, die Gespräche jeder Familie nah beieinander halten, Gespräche von Geschwistern direkt hintereinanderlegen und die Belastung gleichmäßig auf die Lehrkräfte verteilen. Diese Ziele ziehen in verschiedene Richtungen und brauchen deshalb eine Rangfolge — in der Regel zuerst „unbedingt“, dann Fairness (jede Familie bekommt mindestens ein Gespräch), dann Wünsche, dann kürzere Wartezeiten.

Für dreihundert Familien kann das niemand von Hand leisten. Ein Optimierungsprogramm schafft es in Sekunden oder Minuten und kann — genauso wichtig — begründen, warum ein Wunsch nicht erfüllt werden konnte: Die Lehrkraft ist nicht da, es gibt keinen gemeinsamen freien Termin, die Lehrkraft hat ihre Höchstzahl an Gesprächen erreicht, der Raum ist voll.

An einem simulierten Testtag — 300 Familien, 40 Lehrkräfte in zwei Gebäuden und einer Halle, achtzehn Termine zu je zehn Minuten — hat unsere Verteilung 313 von 339 „unbedingt“-Gesprächen eingeplant, gegenüber 206, wenn jede Familie den ersten freien Termin bucht, und die mittlere Wartezeit zwischen den Gesprächen einer Familie sank von 48 auf unter 11 Minuten. Das ist ein simulierter Tag und keine Messung an einer echten Schule, aber die Richtung ist eindeutig: Der Abend wird für Familien kürzer, ohne für Lehrkräfte länger zu werden.

Am Tag selbst

• Eine gedruckte Liste an der Tür jeder Lehrkraft, nach Uhrzeit sortiert.
• Eine Seite je Familie mit allen Gesprächen und Räumen, Geschwister zusammengefasst.
• Eine Kalenderdatei, die Familien in ihr Handy übernehmen können.
• Eine Möglichkeit für das Sekretariat, ein Gespräch von Hand auf eine Zeit zu verschieben, die für beide tatsächlich frei ist.

Wie Bildena Elternsprechtage plant

Einrichten. Die Schule legt Zeitfenster, Terminlänge, Abstände, Pausen, Räume (auch mehrere Tische in einer Halle) fest und bestimmt, von wann bis wann Wünsche angenommen werden. Ein Sprechtag kann auch klassisch laufen — Familien buchen freie Termine nach dem Prinzip „Wer zuerst kommt, bucht zuerst“. Ebenso lassen sich Elternabende und wöchentliche Sprechstunden planen.

Wünsche. Familien markieren bis zu zwölf Lehrkräfte, die ihr Kind unterrichten, als „unbedingt“ oder „gern“ und geben an, wann sie nicht kommen können; volljährige Schülerinnen und Schüler geben ihre Gesprächswünsche selbst ab. Lehrkräfte tragen ein, wann sie nicht können und wie viele Gespräche sie höchstens führen, und können mit einer kurzen Notiz um ein Gespräch mit einer Familie bitten.

Verteilen. Die Verteilung starten dürfen nur Schulleitung und Sekretariat. Bildena plant zuerst so viele „unbedingt“-Gespräche wie möglich ein, optimiert dann den Rest, ohne eines davon wieder aufzugeben, und feilt anschließend am Plan, indem es einzelne Gespräche verschiebt oder tauscht. Es gibt drei Voreinstellungen — Ausgewogen, Möglichst viele Gespräche, Kurze Abende für Familien — und einen erweiterten Bereich mit allen Gewichtungen. Die Verteilung läuft im Hintergrund mit Fortschrittsanzeige und lässt sich abbrechen; dieselben Wünsche ergeben denselben Plan.

Ergebnis und Veröffentlichung. Das Ergebnis zeigt die eingeplanten „unbedingt“-Gespräche, die mittlere Wartezeit und die Familien ohne Gespräch, jeweils neben dem Wert, den die Buchung des ersten freien Termins ergeben hätte. Bei nicht erfüllten Wünschen steht der Grund dabei. Gespräche lassen sich von Hand auf tatsächlich freie Zeiten verschieben; nach der Veröffentlichung werden Familie und Lehrkraft über jede Änderung informiert. Beim Veröffentlichen bekommt jede Familie ihren ganzen Abend in einer Benachrichtigung und jede Lehrkraft ihre Liste; Türlisten, Familienseiten und Kalenderdateien lassen sich aus dem Plan drucken oder herunterladen.

Grenzen. Benachrichtigungen kommen als Push-Nachricht im Browser und nur bei Familien mit Konto an; Familien, die nur mit Papier arbeiten, bekommen die gedruckte Seite, keine E-Mail. Wie lange die Berechnung für einen großen, echten Sprechtag dauert, hängt von den Wünschen ab — die Zahlen oben stammen von einem simulierten Testtag, nicht aus einer echten Schule.

Eine kurze Checkliste

1. Entscheiden: freie Termine buchen lassen oder nach dem Bedarf fragen und verteilen.
2. „Unbedingt“ begrenzen und erklären, wofür es gedacht ist.
3. Vor dem Verteilen die Sperrzeiten und Höchstzahlen der Lehrkräfte sowie ihre eigenen Gesprächswünsche einholen.
4. Verteilen, die Liste der nicht erfüllten Wünsche samt Gründen durchsehen, von Hand nachbessern.
5. Einmal veröffentlichen; danach nur ändern, was sich ändern muss.
6. Türlisten und Familienseiten drucken; die Kalenderdatei anbieten.

Ein Elternsprechtag wird nie kurz sein. Aber er kann fair sein — und für die meisten Familien ein gutes Stück kürzer.

In Bildena werden Elternsprechtage im Modul Briefe geplant, gleich neben dem Brief, der die Familien dazu einlädt.