aSc TimeTables: Daten als XML exportieren und in Bildena übernehmen
Wer aSc TimeTables verlassen oder Bildena nur ausprobieren will, braucht eine einzige Datei: den XML-Export. Wie Sie ihn erstellen, warum die Windows-Version manchmal nur zehn Unterrichte exportiert, was Bildena aus der Datei übernimmt, was nicht — und was Sie nach dem Import prüfen.
In einer aSc-Datei steckt die Arbeit vieler Jahre: Kürzel, Teilungen, Kopplungen, Fachräume und ein Stundenplan, der funktioniert. Wer Bildena ausprobieren oder ganz umsteigen will, muss davon nichts neu eintippen. aSc TimeTables — auf Deutsch „aSc Stundenpläne“ — schreibt diese Daten in eine XML-Datei, und Bildena liest sie direkt ein, einschließlich des Plans, mit dem Sie heute arbeiten.
Diese Anleitung zeigt, wie Sie die Datei erstellen, was Bildena daraus übernimmt und was nicht, und was Sie nach dem Import prüfen sollten. Gespeichert wird erst, wenn Sie die Vorschau bestätigt haben. Wie Sie den Umstieg über ein Schuljahr verteilen, beschreibt unser Beitrag Umstieg von aSc TimeTables oder Untis.
Vor dem Export: zwei Punkte in aSc
Exportieren Sie einen fertig verteilten Plan. Nach der aSc-Dokumentation enthält die Datei nur die Karten, die im Plan liegen, nicht die noch unverteilten. Außerdem speichert aSc eine Kopplung — Religion und Ethik über die Parallelklassen, die Sprachen einer geteilten Klasse — nicht als eigene Regel. Bildena erkennt sie deshalb am fertigen Plan: Unterrichte, die in aSc stets in denselben Stunden liegen und zu Gruppen derselben Teilung gehören, kommen als Kopplung an. Am besten exportieren Sie also den gültigen Plan des laufenden Schuljahres.
Achten Sie auf eindeutige Kürzel. Der Standardexport vergibt laut aSc nur vorläufige Kennungen, die sich von Export zu Export ändern können. Bildena erkennt Lehrkräfte, Klassen, Räume und Fächer deshalb am Kürzel und erst danach am Namen. Für den ersten Import ist das unerheblich; wichtig wird es, wenn Sie später eine neuere Datei in dieselbe Schule einspielen. Doppelte Kürzel bereinigen Sie am besten vorher in aSc.
Der Export in aSc
- Öffnen Sie in aSc die Stundenplandatei, die Sie übernehmen möchten.
- Wählen Sie im Menü Datei › Export den Eintrag aSc Timetables 2012 XML. So beschreibt die aSc-Hilfe den Standardexport (in der englischen Fassung: File › Export). Je nach Version kann die Menüleiste anders aussehen; gesucht ist immer dieser Eintrag.
- Wählen Sie den Speicherort und bestätigen Sie mit OK. Es entsteht eine .xml-Datei.
Nicht gemeint sind der Excel-Export im selben Menü (Export in MS-Excel) und die Stundenplandatei selbst mit der Endung .roz: Von aSc liest Bildena den XML-Export. aSc bietet außerdem selbst konfigurierte XML-Exporte an, die laut aSc-Hilfe Programmierkenntnisse voraussetzen. Für Bildena genügt der Standardexport.
Der Import in Bildena
- Öffnen Sie in Bildena über das Zahnrad Import & Export, Reiter Importieren, und wählen Sie als Quelle aSc Timetables (XML).
- Unter Importieren in wählen Sie Eine neue Schule oder die Aktualisierung der geöffneten Schule.
- Legen Sie die XML-Datei ab. aSc schreibt sie in der Zeichenkodierung des Rechners, auf dem exportiert wurde; Bildena liest die Kodierung aus der Datei, Umlaute bleiben erhalten.
- Prüfen Sie die Vorschau: Tage × Stunden, die Zahl der Fächer, Lehrkräfte, Räume, Klassen, Gruppen, Schüler, Unterrichte und verplanten Stunden, dazu etwa Doppelbesetzungen, Kopplungen und Kurswahlen. Unter Vor dem Import stehen die Hinweise zur Datei.
- Geben Sie der Schule einen Namen und klicken Sie auf Importieren. Mit Importierten Stundenplan öffnen sehen Sie Ihren aSc-Plan in Bildena.
Der Plan steht danach unter Plan › Stundenpläne. Hat die Schule noch keinen aktuellen Stundenplan, wird er der aktuelle; andernfalls steht er daneben. Von ihm aus rechnen Sie in Bildena neu und vergleichen beide Pläne. Die Datei enthält Namen und E-Mail-Adressen von Lehrkräften und Schülern: Bildena speichert sie auf Servern in Deutschland, die Auftragsverarbeitung regelt ein AVV nach Art. 28 DSGVO.
Was mitkommt
| Bereich | Was Bildena übernimmt |
|---|---|
| Zeitraster | Tage, Stunden mit Beginn und Ende, Pausen |
| Räume | Gebäude, Räume mit Kapazität |
| Lehrkräfte | Name, Kürzel, E-Mail, Mobilnummer, Farbe, Geschlecht |
| Klassen | Klassenleitung und Klassenraum; Teilungen mit ihren Gruppen und den zugeordneten Schülern |
| Schüler | Name, Nummer, E-Mail, Klasse; ihre Fachwahlen, auch mit Seminargruppe, als Kurswahlen |
| Unterricht | klassenübergreifender Unterricht, Doppelbesetzungen, Gruppenunterricht, A/B-Wochen, Doppel- und Blockstunden, Raumauswahl |
| Stundenplan | jede verplante Stunde mit ihrem Raum |
| Kopplungen | aus dem fertigen Plan erkannt (siehe oben) |
Was nicht mitkommt
Der Standardexport enthält laut aSc nur Grunddaten. Was Sie in aSc als Bedingung oder Einstellung festgelegt haben, fehlt deshalb:
- Bedingungen. Belastungsgrenzen der Lehrkräfte (Stunden am Tag, Hohlstunden, Unterrichtstage), Klassenregeln wie die Mittagspause und Planungsregeln (gleicher Tag, verschiedene Tage, hintereinander, erste oder letzte Stunde). Auch die Gewichtungen des aSc-Generators stehen nicht in der Datei. Die Vorschau listet diese Regeln unter Nicht in dieser Datei; Sie legen sie in Bildena fest.
- Sperrzeiten. Die Sperrzeiten von Lehrkräften, Klassen, Räumen und Fächern (in der aSc-Hilfe
„Time-off“) gehören nicht zum Standardexport. Die aSc-Dokumentation kennt dafür eine Spalte
timeoff, die sich in einen selbst konfigurierten Export aufnehmen lässt. Steht sie in der Datei, übernimmt Bildena sie: gesperrte Stunden als feste Sperre, alle anderen Abstufungen als Wunsch. Unterscheiden sich die Sperrzeiten je Woche oder Halbjahr, gilt in Bildena die erste Woche für alle Wochen. - Pausenaufsichten. Der Export sieht dafür eine Tabelle vor; in den aSc-Dateien, die wir geprüft haben, war sie leer. Rechnen Sie damit, den Aufsichtsplan in Bildena anzulegen. Enthält Ihre Datei Aufsichten, zeigt die Vorschau sie als Pausenaufsichten.
- Einschränkungen einzelner Unterrichte. Darf ein Unterricht in aSc nur an bestimmten Tagen liegen, behält er seine verplanten Stunden, aber nicht die Einschränkung. Unterricht, der nur in einem Halbjahr läuft, übernimmt Bildena für das ganze Jahr; halbe Wochenstunden außerhalb von A/B-Wochen werden gerundet. Die Vorschau nennt jeden dieser Fälle.
- Schienen als eigene Einträge. Gekoppelter Unterricht kommt als Kopplung an. Eine Schiene mit Namen und Kapazität entsteht daraus nicht, weil die Datei beides nicht enthält; brauchen Sie sie, legen Sie sie in Bildena an.
- Vertretungen und Daten aus EduPage gehören nicht zum Stundenplanexport.
Nach dem Import: fünf Prüfungen
- Zahlen vergleichen. Stimmen Klassen, Lehrkräfte und Unterrichte mit aSc überein? Meldet die Vorschau „Der Stundenplan ist nicht vollständig“, waren in aSc nicht alle Karten verteilt; die übrigen Stunden verplant Bildena beim Rechnen.
- Kopplungen ansehen. Prüfen Sie zwei, drei bekannte Fälle: Religion und Ethik, die zweite Fremdsprache, ein Wahlpflichtfach. Was Bildena nicht sicher als Kopplung erkennt, bleibt ungebunden — mit Absicht: Eine fehlende Bindung lässt sich ergänzen, eine falsche würde den Plan auf Dauer verbiegen.
- Hinweise klären. Lehrkräfte oder Klassen ohne Unterricht werden trotzdem importiert. Prüfen Sie, ob das so sein soll, etwa bei Lehrkräften in Elternzeit.
- Regeln eintragen. Alles, was unter Nicht in dieser Datei stand: zuerst die festen Sperrzeiten, dann Belastungsgrenzen, Mittagspause und Planungsregeln. Den Aufsichtsplan legen Sie an, wenn der Stundenplan steht.
- Vor dem ersten Rechnen prüfen lassen. Bildena führt vor jeder Verteilung die Prüfungen vor der Verteilung aus. Solange ein kritisches Problem offen ist, startet keine Verteilung.
Später: dieselbe Schule aktualisieren
Ändert sich in aSc noch etwas, spielen Sie eine neue Datei ein, ohne von vorn zu beginnen: Bei geöffneter Schule wählen Sie unter Importieren in die Aktualisierung. Lehrkräfte, Klassen, Räume, Fächer und Schüler werden dabei nie gelöscht. Unterrichte, die in der neuen Datei fehlen, entfernt Bildena dagegen, auch aus früheren Plänen. Wie viele es sind, zeigt die Spalte Entfernt in der Vorschau — sehen Sie dort nach, bevor Sie auf Schule aktualisieren klicken. Der Plan der neuen Datei kommt neben den aktuellen.
Ihr nächster Schritt
Exportieren Sie den Plan dieses Schuljahres aus aSc und spielen Sie ihn im Gratismonat ein: alle Funktionen, die Daten Ihrer eigenen Schule, keine Kreditkarte. Wo Bildena stärker ist und wo aSc, zeigt unser Vergleich mit aSc TimeTables. Ob Ihre Wochenstunden überhaupt ins Zeitraster passen, sehen Sie vorab mit Stundenplan prüfen — kostenlos, ohne Anmeldung, gespeichert wird nichts.