„Sie ist heute krank“: vom Anruf zur abgeschlossenen Fehlzeit
Eine Fehlzeit zu melden dauert eine Minute. Sie abzuschließen — Entschuldigung, Frist, Attest, Entscheidung und Dokumentation — braucht einen festen Ablauf. Hier ein Vorschlag, der nicht vom Gedächtnis der Klassenleitung abhängt.
Jeder Schultag beginnt mit einer Handvoll solcher Nachrichten: ein Elternteil um 7:15 Uhr am Telefon, ein Zettel, der an der Tür abgegeben wird, eine Nachricht in einer App. Die Nachricht entgegenzunehmen ist einfach. Was danach passiert, ist von Schule zu Schule verschieden — und genau hier entstehen am Halbjahresende die Fragen, wenn ein Zeugnis zwölf unentschuldigte Tage ausweist und eine Familie sagt, sie habe jedes Mal angerufen.
Eine Fehlzeit ist nicht schon dann erledigt, wenn sie gemeldet ist. Erledigt ist sie erst, wenn die zuständige Person entschieden hat, ob sie entschuldigt ist — und die Akte festhält, wer wann und warum entschieden hat. Dieser Beitrag geht diesen Weg Schritt für Schritt durch.
Drei verschiedene Dinge: gemeldet, entschuldigt, entschieden
Die meisten Missverständnisse bei Fehlzeiten entstehen, wenn man drei Schritte als einen behandelt:
- Gemeldet — die Schule weiß, dass die Schülerin oder der Schüler fehlt, und von wem sie es weiß.
- Entschuldigt — die Familie hat einen Grund angegeben, in der Form, die die Schule verlangt.
- Entschieden — jemand, der entscheiden darf, hat den Grund anerkannt oder nicht.
Mit einem Anruf ist eine Fehlzeit gemeldet, in vielen Schulsystemen aber noch nicht entschuldigt. Wo eine schriftliche Entschuldigung verlangt wird, bleibt die Fehlzeit offen, bis diese vorliegt — und die Schule braucht eine Regel für den Fall, dass sie ausbleibt.
Die unbeliebteste Liste: fehlt, ohne dass jemand Bescheid gegeben hat
Die wichtigste Liste der Anwesenheitserfassung ist die kürzeste: Schülerinnen und Schüler, die im Klassenbuch als fehlend eingetragen sind, ohne dass eine Meldung vorliegt. Hier ruft das Sekretariat zuerst an. Jeder Anruf sollte eine Zeile im Verlauf der Fehlzeit hinterlassen — „Familie telefonisch erreicht, 9:05 Uhr“ —, denn genau diese Zeile beantwortet später die Frage.
Wer über welchen Grund entscheidet
Nicht über jeden Grund entscheidet dieselbe Person. Eine verbreitete Aufteilung:
| Grund | Entscheidet meist |
|---|---|
| Krankheit, Arzttermin | Die Klassenleitung — oder das Sekretariat, wenn die Schule die Entscheidung dorthin übertragen hat |
| Familiärer Anlass, Beurlaubung vor den Ferien | Die Klassenleitung bis zu einer festgelegten Zahl von Tagen, darüber hinaus die Schulleitung |
| Alles, jederzeit | Die Schulleitung |
Die genaue Aufteilung hängt vom Land, von der Region und von den eigenen Regeln der Schule ab. Wichtig ist, dass sie schriftlich festgelegt ist und dass jemand ohne Entscheidungsbefugnis sieht, wer zuständig ist — und nicht trotzdem entscheidet, nur weil die Familie gerade vor ihm steht.
Fristen: festlegen, was passiert, wenn nichts kommt
An vielen Schulen haben Familien eine festgelegte Zahl von Tagen Zeit, um eine Fehlzeit zu entschuldigen. Ohne Regel dafür, was danach passiert, stapeln sich offene Fehlzeiten und werden vor den Zeugnissen hastig abgearbeitet. Vereinbaren Sie drei Dinge:
- Wie die Tage gezählt werden — Schultage oder Kalendertage, ab dem ersten Fehltag oder ab dem Tag der Rückkehr. Eine Frist sollte nie ablaufen, bevor die Schülerin oder der Schüler wieder da ist.
- Was am Tag danach passiert — die Fehlzeit gilt als unentschuldigt, und der Verlauf hält das klar fest: „unentschuldigt — keine Entschuldigung innerhalb der Frist der Schule“, mit Datum. Er verweist auf die Regel der Schule, nicht auf ein Gesetz.
- Wer informiert wird — die Klassenleitung und die Familie (oder die Schülerin bzw. der Schüler selbst, sobald volljährig).
Zwei Absicherungen sorgen dafür, dass es fair bleibt. Eine Entscheidung, die vor Fristablauf fällt, hat immer Vorrang. Und eine verspätete Entschuldigung kann auch danach noch anerkannt werden — der Verlauf zeigt dann beide Zeilen, nichts wird umgeschrieben.
Atteste und Papier
Die Regeln für ärztliche Atteste sind verschieden: Manche Regionen verlangen eines nach einer bestimmten Zahl von Krankheitstagen, manche Schulen nur in bestimmten Fällen. So oder so lohnt es sich, drei Zustände getrennt festzuhalten: Ein Attest wurde angefordert, ein Attest ist eingegangen, und die Entschuldigung hängt noch davon ab. Wo es noch Papier braucht, drucken Sie es direkt aus der Akte — ein Entschuldigungsformular mit bereits eingetragenen Tagen und Stunden und eine Erinnerung mit Abgabedatum —, damit niemand Daten von Hand abschreiben muss.
Befreiungen sind keine Fehlzeiten
Wer von einem Fach befreit ist — aus gesundheitlichen Gründen oder per Abmeldung, wo diese zulässig ist —, fehlt dort nicht. Tragen Sie die Befreiung einmal ein, grauen Sie den Namen in der Anwesenheitsliste dieser Stunde aus und lassen Sie ihn bei der Zählung der Fehlzeiten außen vor. Gesundheitliche Gründe gehören zu den sensibelsten Daten einer Schule: Klassenleitung und Schulleitung brauchen sie unter Umständen, Kolleginnen, Kollegen und Familien nicht.
Wie Bildena mit Fehlzeiten umgeht
Melden. Familien melden online in Bildena — Kind, Zeitraum (heute, ein Teil des Tages, mehrere Tage oder ein Antrag auf Beurlaubung), Grund und optional eine Notiz an die Klassenleitung —, von heute bis zu zwei Wochen im Voraus. Volljährige Schülerinnen und Schüler melden ihre Fehlzeiten selbst. Sekretariat, Klassenleitung und Schulleitung erfassen Fehlzeiten und halten dabei fest, auf welchem Weg die Schule informiert wurde. Ist die erfassende Person zugleich diejenige, die entscheidet, ist die Fehlzeit sofort entschuldigt; andernfalls wartet sie auf eine Entscheidung.
Die Listen des Sekretariats. „Nicht gemeldet“, „Wartet auf Entscheidung“, „Unentschuldigt“ und „Über der Grenze“. Ein Anruf bei der Familie wird im Verlauf der Fehlzeit protokolliert.
Die Frist. Einmal pro Stunde werden Fehlzeiten, über die am Tag nach Ablauf der Frist der Schule noch nicht entschieden wurde und die nicht entschuldigt sind, auf „unentschuldigt“ gesetzt und mit einer neutralen Zeile im Verlauf vermerkt; Klassenleitung und Familie (oder die volljährige Schülerin bzw. der volljährige Schüler) bekommen eine Nachricht in Bildena. Die Zahl der Tage stammt aus der Einstellung der Schule oder aus der Regel ihrer Region; ist gar keine Frist hinterlegt, ändert sich nichts automatisch. Eine Schule kann den automatischen Schritt abschalten; dann entscheidet die Klassenleitung.
Entscheidungen und Papier. „Nicht anerkannt“ erfordert eine schriftliche Begründung, die die Familie zu lesen bekommt. Wer über welchen Grund entscheiden darf, richtet sich nach den Regeln der Schule, und wer nicht entscheiden darf, sieht, wer es darf. Atteste lassen sich anfordern und als eingegangen markieren; Entschuldigungsformular und Erinnerung werden aus der Akte gedruckt.
Befreiungen. Befreite Schülerinnen und Schüler werden ausgegraut und nie als fehlend gezählt. Einen gesundheitlichen Grund können nur Schulleitung und Klassenleitung lesen; Familien sehen den Grund nie. Wird eine Befreiung aufgehoben, wird ihr Grund nach einer festgelegten Zeit gelöscht — standardmäßig nach einem Jahr —; der Eintrag selbst bleibt erhalten.
Was Bildena nicht kann. Familien können keine zurückliegenden Tage melden und kein Foto eines Attests hochladen. Die automatische Nachricht „unentschuldigt“ erreicht Familien nur in Bildena — per E-Mail oder Brief wird sie nicht verschickt. Wer erfasst, dass eine Erinnerung verschickt wurde, hat damit noch keine verschickt. Viele regionale Fristregeln sind noch als „zu prüfen“ markiert; prüfen Sie daher die Einstellung Ihrer Schule, statt sich auf die Voreinstellung zu verlassen.
Eine kurze Checkliste
- Gemeldet, entschuldigt und entschieden trennen — in der Akte und im Gespräch.
- Zuerst die Familien auf der Liste „fehlt, nicht gemeldet“ anrufen und jeden Anruf protokollieren.
- Schriftlich festlegen, wer über welchen Grund entscheidet und bis zu wie vielen Tagen.
- Die Frist vereinbaren: wie gezählt wird, was danach passiert, wer informiert wird.
- Nie überschreiben: Eine verspätete Entschuldigung fügt eine Zeile hinzu, sie löscht keine.
- Immer schriftlich begründen, wenn eine Entschuldigung nicht anerkannt wird.
- Befreiungen nicht als Fehlzeiten zählen und gesundheitliche Gründe unter Verschluss halten.
Nichts davon senkt die Zahl der Fehlzeiten. Es senkt aber die Zahl der Auseinandersetzungen darüber — und sorgt dafür, dass die Schule hinter dem Zeugnis am Halbjahresende stehen kann.
In Bildena gehören Fehlzeiten ins Klassenbuch: die Meldung der Familie, die Anrufliste des Sekretariats, die Frist, die Entscheidung und die Belege, jeweils mit einer eigenen Zeile im Verlauf.
