Von Untis zu Bildena: XML-Export oder DIF-Dateien, Schritt für Schritt

Aus Untis kommen Ihre Daten auf zwei Wegen heraus: über den XML-Export und über die DIF-Dateien, Textdateien mit Namen wie GPU002.TXT. Bildena liest beide direkt — so, wie Untis sie schreibt, einzeln oder als ZIP — und übernimmt auch den gesetzten Stundenplan. Ihr Untis-Plan liegt dann in Bildena neben dem Plan, den Bildena aus denselben Daten rechnet.

Welchen Weg Sie wählen, hängt davon ab, was Sie brauchen: Der XML-Export bringt das Zeitraster mit Uhrzeiten, das Schuljahr und die Ferien mit. Die DIF-Dateien enthalten dafür Pausenaufsichten und Zeitwünsche, die in der XML-Datei fehlen. Wer beides will, importiert beides — nacheinander, wie weiter unten beschrieben. Bevor Bildena etwas speichert, zeigt eine Vorschau, was die Dateien enthalten.

XML oder DIF: was in welcher Datei steht

Dass Aufsichten und Zeitwünsche in der XML-Datei fehlen, liegt am Format: Das veröffentlichte XML-Schema von Untis sieht dafür keine Elemente vor. Aus den Stammdaten übernimmt Bildena auf beiden Wegen unter anderem die E-Mail-Adressen und das Wochen-Soll der Lehrkräfte, die Klassenleitung, den Stammraum und die Raumkapazität.

Der XML-Export

1. Öffnen Sie die Untis-Datei des laufenden Schuljahres. Ferien übernimmt Bildena nur, wenn die Datei zu dem Schuljahr gehört, in das Sie importieren.
2. Wählen Sie Datei › Import/Export › Untis › XML Export. In der Untis-Hilfe heißt die Schnittstelle „XML-Import/Export“. Wie das Import/Export-Menü gegliedert ist, lässt sich in Untis einstellen — alle Menüpunkte, ein Untermenü pro Land oder nur die Schnittstellen des eigenen Landes —, und je nach Version sieht der Weg etwas anders aus.
3. Wählen Sie Ordner und Dateinamen und exportieren Sie. Bietet der Dialog die Kodierung UTF-8 an, wählen Sie sie.

Bietet der Dialog an, statt der Kürzel Aliasnamen auszugeben, lassen Sie das aus, damit in Bildena dieselben Kürzel stehen wie in Untis. An ihnen erkennt Bildena Lehrkräfte, Klassen und Räume bei einem späteren Update wieder.

Die DIF-Dateien

1. Öffnen Sie Datei › Import/Export und dort Export TXT Datei (CSV, DIF). Das Gegenstück zum Einlesen heißt in der Untis-Dokumentation „Import TXT Datei“; auch hier hängt die genaue Anordnung von Version und Menüeinstellung ab.
2. Wählen Sie die Daten aus. Am einfachsten exportieren Sie alle. Für Unterricht und Plan brauchen Sie mindestens GPU002 (Unterricht) und GPU001 (Stundenplan); mit GPU003 bis GPU006 kommen Klassen, Lehrkräfte, Räume und Fächer mit ihren Namen statt nur mit dem Kürzel.
3. Im Dialog legen Sie Trennzeichen und Textbegrenzung fest. Bildena erkennt Semikolon, Komma und Tabulator selbst; als Textbegrenzung lassen Sie die Voreinstellung von Untis, das doppelte Anführungszeichen (in Untis „Doppelhochkomma“). Ob mit oder ohne UTF-8 exportiert wird, erkennt Bildena ebenfalls.
4. Lassen Sie die Dateinamen, wie Untis sie vergibt: GPU001.TXT, GPU002.TXT und so weiter. Bildena erkennt jede Datei an der Nummer im Namen.

Bildena verwendet GPU001 bis GPU006, GPU008 (Lehrbefähigung), GPU009 (Pausenaufsicht), GPU010 (Schüler), GPU015 (Kurswahl), GPU016 (Zeitwünsche), GPU018 (Ferien) und aus GPU019 die Unterrichtsfolgen der Art „Band“. Die übrigen Dateien — Abteilungen, Stundentafeln, Absenzen, Vertretungen, Klausuren, Anrechnungen — nennt die Vorschau unter „Nicht verwendete Dateien“.

XML und DIF zusammen: erst die XML-Datei, dann die DIF-Dateien

Legen Sie XML- und DIF-Dateien gemeinsam ab, liest Bildena nur die XML-Datei. Wer Uhrzeiten und Ferien aus der XML-Datei und dazu Aufsichten und Zeitwünsche aus den DIF-Dateien möchte, importiert in zwei Schritten:

1. Die XML-Datei als neue Schule importieren.
2. Mit dieser Schule geöffnet noch einmal importieren, unter Importieren in die Aktualisierung wählen und die DIF-Dateien ablegen. Bei denselben Untis-Daten wird nichts doppelt angelegt; Aufsichten und Zeitwünsche kommen hinzu. Das Zeitraster mit den Uhrzeiten aus der XML-Datei bleibt. Der Plan aus den DIF-Dateien steht danach als zweiter neben dem ersten.

Der Import in Bildena

1. Öffnen Sie über das Zahnrad Import & Export, Reiter Importieren, und wählen Sie als Quelle Untis (XML · GPU).
2. Unter Importieren in wählen Sie Eine neue Schule oder die Aktualisierung der geöffneten Schule.
3. Legen Sie die XML-Datei ab oder alle GPU-Dateien auf einmal, wahlweise als ZIP.
4. Prüfen Sie die Vorschau: Tage × Stunden, Klassen, Lehrkräfte, Räume, Fächer, Schüler, Unterrichte und verplante Stunden, dazu Kopplungen, Doppelbesetzungen, Kurswahlen, Zeitwünsche, Pausenaufsichten und Ferien. Bei DIF-Dateien steht dort der Hinweis „Keine Uhrzeiten in den DIF-Dateien“ — das ist zu erwarten.
5. Klicken Sie auf Importieren und danach auf Importierten Stundenplan öffnen: Ihr Untis-Plan liegt in Bildena.

Der Plan steht danach unter Plan › Stundenpläne; der aktuelle wird er nur, wenn die Schule noch keinen hat. Die Dateien enthalten personenbezogene Daten von Lehrkräften und Schülern: Bildena speichert sie auf Servern in Deutschland, die Auftragsverarbeitung regelt ein AVV nach Art. 28 DSGVO.

Was nicht mitkommt

• Belastungsgrenzen und Gewichtungen. Belastungsgrenzen von Lehrkräften und Klassen — Stunden am Tag, Hohlstunden, Mittagspause — stehen zum Teil in den Stammdaten von Untis, Bildena übernimmt sie aber nicht. Die Gewichtungen der Untis-Optimierung enthält keine der beiden Schnittstellen. Die Vorschau listet unter Nicht in dieser Datei, was Sie in Bildena festlegen.
• Nur negative Zeitwünsche. Aus GPU016 wird −3 eine feste Sperre, −2 und −1 werden abgestufte Wünsche. Positive Zeitwünsche, also bevorzugte Stunden, übernimmt Bildena nicht.
• Unterricht ohne Klasse, Lehrkraft oder Fach — meist Funktionen oder AGs — wird nicht importiert.
• Unterrichtsgruppen. In den DIF-Dateien erkennt Bildena A/B-Wochen nur am Namen der Unterrichtsgruppe, etwa „A-Woche“ und „B-Woche“ oder „ungerade“ und „gerade“. Andere Gruppen laufen in Bildena jede Woche; die XML-Datei ist hier genauer. Rhythmen mit mehr als zwei Wochen kennt Bildena nicht, nur A/B-Wochen. Wie Bildena mit A/B-Wochen plant, steht in A-Woche, B-Woche: wann sich ein 14-tägiger Stundenplan lohnt.
• Zeiträume. Unterricht, der nur für einen Teil des Schuljahres gilt, übernimmt Bildena für das ganze Jahr; halbe Wochenstunden werden gerundet. Aufsichten vor der ersten Stunde entfallen.
• Verwaltungsdaten. Wertrechnung und Statistikfelder, Anrechnungen, Stundentafeln, Abteilungen, Vertretungen, Absenzen und Klausuren. Bei der Lehrbefähigung übernimmt Bildena das Fach, nicht die Beschränkung auf bestimmte Jahrgangsstufen.

Nach dem Import prüfen

1. Zahlen vergleichen. Stimmen Klassen, Lehrkräfte, Unterrichte und verplante Stunden mit Untis überein?
2. Kopplungen. Zeilen mit derselben Unterrichtsnummer sind in Untis ein gekoppelter Unterricht; in Bildena bleiben sie aneinander gebunden. Haben alle Zeilen einer Kopplung dasselbe Fach und dieselben Klassen, liest Bildena sie als einen Unterricht mit mehreren Lehrkräften, also als Doppelbesetzung. Prüfen Sie zwei, drei bekannte Fälle.
3. Zeitraster. Nach einem reinen DIF-Import prüfen Sie im Zeitraster die Uhrzeiten; die Dateien bringen keine mit.
4. Aufsichtsplan. Untis nennt in GPU009 zu jeder Aufsicht eine Stunde; Bildena legt die Aufsicht in die Pause vor dieser Stunde. Vergleichen Sie einige Aufsichten mit Ihrem bisherigen Aufsichtsplan.
5. Ferien. Stehen sie im Kalender des Schuljahres? Gehört die Datei zu einem anderen Schuljahr, sagt die Vorschau das: Der Stundenplan wird übernommen, die Ferien nicht.
6. Regeln eintragen. Danach führt Bildena vor dem ersten Rechnen die Prüfungen vor der Verteilung aus; solange ein kritisches Problem offen ist, startet keine Verteilung.

Neue Untis-Daten spielen Sie später als Aktualisierung ein. Bildena erkennt Vorhandenes am Kürzel, dann am Namen, und löscht nie Lehrkräfte, Klassen, Räume, Fächer oder Schüler. Unterrichte, die die Datei nicht mehr enthält, entfernt es dagegen, auch aus früheren Plänen; die Spalte Entfernt in der Vorschau zeigt, wie viele es sind. Wie Sie den Umstieg über ein Schuljahr anlegen, beschreibt Umstieg von aSc TimeTables oder Untis.

Ihr nächster Schritt

Exportieren Sie den Plan dieses Schuljahres aus Untis und spielen Sie ihn im Gratismonat ein: alle Funktionen, die Daten Ihrer eigenen Schule, keine Kreditkarte. Wo Bildena stärker ist und wo Untis, zeigt unser Vergleich mit Untis. Ob Ihre Wochenstunden überhaupt ins Zeitraster passen, sehen Sie vorab mit Stundenplan prüfen — kostenlos, ohne Anmeldung, gespeichert wird nichts.