Montag, 7:40 Uhr: die Vertretungsplanung am Morgen
Vor dem ersten Klingeln melden sich zwei Lehrkräfte krank. Was Sie entscheiden sollten, bevor das Telefon klingelt, wie sich eine Stunde auch anders vertreten lässt als mit „Wer ist gerade frei?“, wie es übers Halbjahr gerecht bleibt und was Sie Kollegium und Eltern sagen — und was nicht.
Von allen Aufgaben in der Schulverwaltung hat die Vertretungsplanung die kürzeste Frist. Zwischen dem ersten Anruf und dem ersten Klingeln liegen vielleicht vierzig Minuten, und in dieser Zeit muss jemand für jede Stunde aller Kolleginnen und Kollegen, die fehlen, eine Lehrkraft, einen Raum oder eine andere Lösung finden.
Viele Schulen erledigen das mit einer Excel-Tabelle, einem Whiteboard und dem Gedächtnis der stellvertretenden Schulleitung. Das funktioniert — bis genau diese Person krank ist. In diesem Beitrag geht es darum, den Morgen zur Routine zu machen: um die Entscheidungen, die einmal fürs Halbjahr fallen statt um 7:40 Uhr, und um die Gewohnheiten, die das Ergebnis gerecht und nachvollziehbar machen.
Die Regeln festlegen, bevor das Telefon klingelt
Um zwanzig vor acht sollte niemand über Grundsätze entscheiden. Vier Dinge lassen sich einmal pro Halbjahr klären und aufschreiben:
- Wer entscheidet. Wer den Vertretungsplan macht, teilt die Vertretungen zu; die Schulleitung genehmigt geplante Abwesenheiten wie Fortbildungen oder Beurlaubungen und ist die Einzige, die die folgenden Regeln ändert.
- Wer nie gefragt wird. Manche Kolleginnen und Kollegen sollten nicht für Vertretungen eingeplant werden — aus gesundheitlichen Gründen, wegen eines reduzierten Deputats oder einer Leitungsfunktion. Halten Sie die Liste kurz, vermerken Sie zu jedem Namen einen Grund, und behandeln Sie die Gründe vertraulich zwischen Schulleitung und betroffener Person.
- Wer Bereitschaft hat. Ein Bereitschaftsplan nennt Stunde für Stunde, wer verfügbar sein soll. Er macht aus der morgendlichen Frage „Wer könnte frei sein?“ die Frage „Wer hat Bereitschaft?“.
- Was ausfallen darf. Ältere Schülerinnen und Schüler können später anfangen, früher nach Hause gehen oder selbstständig arbeiten; die jüngsten Klassen kann man weder nach Hause schicken noch unbeaufsichtigt lassen. Halten Sie fest, ab welcher Jahrgangsstufe was davon zulässig ist.
Es gibt mehr als einen Weg, eine Stunde zu vertreten
„Eine freie Lehrkraft finden“ ist die naheliegende Antwort und oft die teuerste. Eine gute Vertretungsplanung sieht sich die ganze Liste an, bevor sie wählt:
| Weg | Was passiert | Was es kostet |
|---|---|---|
| Bereitschaft | Die Lehrkraft, die in dieser Stunde Bereitschaft hat, übernimmt | Nichts Ungeplantes — genau dafür ist die Bereitschaft da |
| Freie Lehrkraft | Eine Lehrkraft, die im Haus ist und eine Freistunde hat, vertritt | Ihre Vorbereitungszeit |
| Tausch | Eine andere Stunde derselben Klasse, deren Lehrkraft jetzt frei ist, wird auf diese Stunde gelegt; die Stunde der fehlenden Lehrkraft findet später statt | Zwei Stundenpläne ändern sich, aber keine Stunde geht verloren |
| Vorziehen | Die letzte Stunde der Klasse rückt vor, und die Klasse hat früher Schluss | Nur für Klassen, die früher nach Hause dürfen |
| Verlegen | Die Stunde wird an einem anderen Tag gehalten | Klasse und Lehrkraft brauchen eine gemeinsame freie Zeit |
| Aufteilen | Zwei freie Lehrkräfte teilen sich die Stunde | Zwei kurze Unterbrechungen statt einer langen |
| Selbstlernzeit | Die Klasse bearbeitet gestellte Aufgaben, eine Lehrkraft nebenan schaut nach | Nur für ältere Klassen und nur, wenn Aufgaben dagelassen wurden |
| Zusammenlegen | Die Klasse geht zu einer Parallelklasse | Ein voller Raum |
| Ausfall | Die Stunde findet nicht statt | Eine Stunde, die nachzuholen ist — siehe unten |
Der Tausch wird am häufigsten übersehen. Er kommt ganz ohne zusätzliche Lehrkraft aus: Die Klasse hat weiterhin alle ihre Stunden, nur in anderer Reihenfolge. Auf einem Whiteboard ist er auch am schwersten zu erkennen, weil man dafür die Wochenpläne zweier Lehrkräfte gleichzeitig prüfen muss.
Wen Sie zuerst fragen
Lautet die Antwort „eine Kollegin oder ein Kollege“, ist die Reihenfolge so wichtig wie die Auswahl. Diese Punkte wägt eine gute Vertretungsplanung ab, meist ohne sie auszusprechen:
- Unterrichtet dasselbe Fach, sodass Unterricht stattfinden kann statt bloßer Beaufsichtigung.
- Kennt die Klasse — unterrichtet sie oder ist ihre Klassenleitung.
- Hat in dieser Stunde Bereitschaft.
- Ist ohnehin im Haus: Eine Springstunde zu füllen kostet weniger, als früher zu kommen oder länger zu bleiben.
- Hat am längsten nicht mehr vertreten und in diesem Halbjahr am wenigsten.
- Arbeitet in Vollzeit; die Freistunde einer Teilzeitkraft ist oft gar nicht frei.
- Vertritt heute schon die anderen Stunden der Klasse, sodass die Klasse eine Person vor sich hat statt vier verschiedener.
Wer diese Gewichtung offenlegt, gewinnt mehr als nur Zeit. Steht der Grund neben jedem Namen — „unterrichtet die Klasse“, „hat die Klasse letzte Woche vertreten“, „in Bereitschaft“ —, kann die planende Person ihre Wahl begründen, und die gefragte Person sieht, warum es sie getroffen hat.
Fairness wird gezählt, nicht gefühlt
Im Lauf eines Halbjahres achtet das Kollegium auf kaum etwas so genau wie auf die Vertretungen. Gerecht bleibt es, wenn Sie zählen: Vertretungen pro Person, pro Monat und pro Halbjahr, im Verhältnis zum Deputat der jeweiligen Person. Zwei Details sind wichtig:
- Geteilte Stunden zählen nach Minuten. Fünfundzwanzig von fünfundvierzig Minuten sind 0,56 Vertretungen — weder eine noch null.
- Korrekturen sind eigene Einträge. Stimmt eine Zahl nicht, tragen Sie eine Korrektur mit Begründung ein, statt die Zahl zu überschreiben. Dann deckt sich der Nachweis weiterhin mit dem, was tatsächlich geschehen ist.
Die Regeln für die Vergütung von Vertretungen unterscheiden sich stark — manche Schulsysteme vergüten jede Vertretung, manche erst oberhalb einer monatlichen Schwelle, andere schreiben die Zeit einem Arbeitszeitkonto gut. Wie die Regel auch lautet: Sie sollte aus dem Nachweis berechnet werden, nicht aus einer separaten Liste, die jemand von Hand führt.
Was Sie veröffentlichen — und für wen
Den Vertretungsplan lesen drei Gruppen, und jede braucht etwas anderes:
- Das Kollegium braucht früh die eigenen Änderungen — und sonst nichts.
- Schülerinnen, Schüler und Eltern brauchen die Änderungen ihrer Klasse: späterer Beginn, Raumänderung, ausfallende Stunde. Welche Lehrkraft fehlt, müssen sie nicht wissen — und warum, schon gar nicht.
- Alle im Haus brauchen einen Bildschirm im Eingangsbereich oder im Lehrerzimmer, der die Änderungen von heute und morgen zeigt, ohne dass jemand Listen ausdrucken muss.
Zwei Gewohnheiten verhindern das meiste Durcheinander. Veröffentlichen Sie gesammelt, wenn der Morgen geklärt ist, statt nach jeder einzelnen Entscheidung. Und wenn sich nach dem Veröffentlichen etwas ändert, schicken Sie jeder Person nur, was sich für sie geändert hat — nicht noch einmal den ganzen Plan.
Wie Bildena Vertretungen plant
Was Sie einmal einrichten. Einen Bereitschaftsplan pro Halbjahr (je A- und B-Woche, wo die Schule im Wechsel arbeitet), eine „Nie fragen“-Liste, deren Gründe nur die Schulleitung lesen kann, und sieben Gewichte für die Reihung — gleiches Fach, kennt die Klasse, in Bereitschaft, Gerechtigkeit, ohnehin im Haus, Deputat, Kontinuität —, jedes von 0 bis 5. Welche Vertretungsarten eine Schule nutzen darf, richtet sich nach ihrer Schulart und lässt sich einzeln an- und abschalten; eine deutsche Grundschule etwa bekommt weder „Stunde vorziehen“ noch „Stunde fällt aus“.
Jeden Morgen. Eine Abwesenheit wird mit Person, Zeitraum und Grund erfasst; den Grund sehen nur Schulleitung und Sekretariat, Kolleginnen und Kollegen sehen „Abwesend“. Für jede betroffene Stunde erscheinen dann die möglichen Lösungen — Bereitschaft, Kolleginnen und Kollegen, Tausch, Verlegung, Aufteilung, Zusammenlegung, Selbstlernzeit —, nach Rang geordnet und mit dem jeweiligen Grund als Hinweis neben jedem Namen. Ein nicht nutzbarer Raum oder eine abwesende Klasse (etwa bei einem Ausflug) wird im selben Ablauf erfasst: Stunden in diesem Raum bekommen zuerst freie Räume derselben Art, und eine abwesende Klasse macht ihre Lehrkräfte für Vertretungen frei.
Veröffentlichen. Nichts wird verschickt, bevor jemand auf „Veröffentlichen“ drückt. Das Kollegium bekommt seine eigenen Änderungen, Eltern die Änderungen der Klasse ihres Kindes, ohne Namen und ohne Gründe. Bildschirme im Gebäude zeigen über einen geheimen Link die Änderungen von heute und vom nächsten Schultag, und persönliche Kalender-Abos enthalten nur veröffentlichte Änderungen. Wer erneut veröffentlicht, schickt jeder Person nur, was sich seit ihrer letzten Benachrichtigung geändert hat.
Der Vertretungsnachweis. Er wird aus den tatsächlich gehaltenen Vertretungen berechnet, pro Person und Monat oder Halbjahr; geteilte Stunden zählen nach Minuten, Korrekturen sind eigene Einträge mit Begründung. Er lässt sich als CSV-Datei für die Gehaltsabrechnung exportieren, und eine exportierte Stunde wird markiert, damit sie nie doppelt bezahlt wird.
Was Bildena nicht tut. Vertretungen ändern nie den Grundstundenplan. „Stunde vorziehen“ verschiebt immer nur die letzte Stunde einer Klasse am Tag, und Tausch und Verlegung suchen in den kommenden Tagen, nicht im Rest des Halbjahres. Es gibt keine direkte Anbindung an ein Abrechnungssystem — der Export ist eine Datei, die Ihre Gehaltsabrechnung importiert.
Eine kurze Checkliste
- Einmal pro Halbjahr: Bereitschaftsplan, „Nie fragen“-Liste mit Gründen, was in welcher Jahrgangsstufe ausfallen darf.
- Vereinbaren, wer über Vertretungen entscheidet und wer geplante Abwesenheiten genehmigt.
- Bei der Planung: jede Lösung prüfen, bevor Sie eine Lehrkraft fragen — zuerst den Tausch.
- In einer bekannten Reihenfolge fragen und den Grund neben dem Namen festhalten.
- Veröffentlichen, wenn der Morgen geklärt ist; danach nur noch Änderungen schicken.
- Vertretungen pro Person zählen, geteilte Stunden nach Minuten; mit Einträgen korrigieren, nicht durch Überschreiben.
- Eine Liste nachzuholender Stunden führen und sie vor Halbjahresende abschließen.
Eine gute Vertretungsplanung macht Ausfälle nicht schmerzlos. Aber sie macht den Morgen berechenbar — für die Person, die plant, für die Kolleginnen und Kollegen, die gefragt werden, und für die Klassen, deren Tag sich gerade geändert hat.
In Bildena hat die Vertretung ein eigenes Modul neben dem Stundenplan: Abwesenheiten, die Vorschläge am Morgen, die Veröffentlichung für Kollegium, Eltern und Bildschirme und der Nachweis zum Monatsende.
