Vertretungsplan erstellen: von der Krankmeldung bis zum Vertretungsnachweis
Der Vertretungsplan entsteht jeden Tag neu — aus Abwesenheiten, freien Stunden und Regeln, die besser vorher feststehen. Wie Sie ihn Schritt für Schritt erstellen: Abwesenheiten erfassen, Lücken auflisten, die richtige Lösung finden, Kollegium und Klassen informieren und am Monatsende den Vertretungsnachweis für die Abrechnung führen.
Der Stundenplan entsteht einmal im Jahr, der Vertretungsplan jeden Morgen. Er beantwortet für jede Stunde, die heute nicht wie geplant stattfinden kann, drei Fragen: Wer übernimmt? Wo? Und wer muss davon wissen? Wie viel Arbeit das macht, hängt weniger von der Zahl der Krankmeldungen ab als davon, wie viel die Schule vorher geregelt hat.
Dieser Beitrag führt Schritt für Schritt durch die Erstellung eines Vertretungsplans: von den Abwesenheiten über die Regeln, nach denen vertreten wird, bis zum Vertretungsnachweis am Monatsende. Wie der Morgen selbst zur Routine wird, beschreibt unser Beitrag Montag, 7:40 Uhr: die Vertretungsplanung am Morgen.
Schritt 1: Abwesenheiten vollständig erfassen
Ein Vertretungsplan ist so gut wie die Liste der Abwesenheiten, auf der er beruht. Krankmeldungen am Morgen sind nur ein Teil davon; vieles steht schon Tage vorher fest:
- Krankheit wird meist am Morgen gemeldet, oft ohne bekanntes Ende. Tragen Sie zunächst einen Tag ein und verlängern Sie bei Bedarf, statt eine Woche zu schätzen.
- Fortbildungen, Dienstbefreiungen, Prüfungen werden geplant und von der Schulleitung genehmigt; ab der Genehmigung gehören sie in den Plan.
- Klassenfahrten, Ausflüge, Praktika nehmen Lehrkräfte aus dem Haus, aber auch ihre Klassen. Das schafft Lücken und zugleich freie Lehrkräfte: Wer sonst in der abwesenden Klasse unterrichtet hätte, steht für Vertretungen zur Verfügung.
- Gesperrte Räume — die Sporthalle wegen einer Veranstaltung, ein Fachraum nach einem Wasserschaden: Hier fehlt keine Lehrkraft, sondern ein Raum, und die Stunde braucht einen Ersatzraum.
Halten Sie zu jeder Abwesenheit fest: Person, Zeitraum (ganzer Tag oder einzelne Stunden) und Grund. Den Grund braucht die Schulleitung, das Kollegium nicht; für den Plan genügt „abwesend“. Angaben zur Gesundheit gehören zu den Daten, mit denen eine Schule besonders sparsam umgehen sollte.
Schritt 2: Die Lücken auflisten
Aus den Abwesenheiten ergibt sich die Liste der offenen Stunden. Drei Fälle gehen dabei leicht unter:
- Doppelt besetzte Stunden. Fehlt eine von zwei Lehrkräften im Teamteaching, ist die Stunde meist nicht offen, sondern nur schwächer besetzt.
- Aufsichten. Hat die abwesende Lehrkraft heute Pausenaufsicht, muss auch diese vergeben werden — sonst steht in der großen Pause niemand auf dem Hof. Wie Sie Aufsichten planen und tauschen, steht in unserem Beitrag Aufsichtsplan erstellen.
- Stunden, die ohnehin nicht stattfinden. Ist eine Klasse auf Fahrt, braucht ihre Stunde keine Vertretung, auch wenn ihre Lehrkraft fehlt.
Schritt 3: Wer ist wirklich frei?
„Frei“ heißt zunächst: in dieser Stunde kein eigener Unterricht, nicht selbst abwesend und nicht von Vertretungen ausgenommen. Dabei lohnt es sich, vier Stufen zu unterscheiden:
- In Bereitschaft. Die Lehrkraft hat für diese Stunde eine Bereitschaftsstunde und rechnet mit dem Einsatz.
- In einer Springstunde. Die Lehrkraft hat vorher und nachher Unterricht und ist ohnehin im Haus; die Vertretung kostet sie aber Vorbereitungs- oder Korrekturzeit.
- Vor der ersten oder nach der letzten eigenen Stunde. Sie müsste früher kommen oder länger bleiben.
- Heute ohne eigenen Unterricht. Ein freier Tag, oft bei Teilzeit — praktisch nicht verfügbar.
Ob Lehrkräfte auch außerhalb ihrer Stunden zur Vertretung herangezogen werden dürfen, etwa in festen Präsenzzeiten, regeln Land und Schule unterschiedlich. Schreiben Sie die Regel Ihrer Schule in einem Satz auf, zum Beispiel: „Vertreten wird in Bereitschafts- und Freistunden; wer früher kommen oder länger bleiben soll, wird vorher gefragt.“ Dazu gehört eine kurze Liste derer, die nie gefragt werden — etwa wegen einer Schwerbehinderung, einer Leitungsaufgabe oder eines geringen Stundenumfangs —, jeweils mit Grund und vertraulich zwischen Schulleitung und betroffener Person.
Schritt 4: Die Regeln anwenden
Über Grundsätze entscheidet niemand gut, während im Sekretariat das Telefon klingelt. Fünf Begriffe tauchen in den meisten Vertretungskonzepten auf; was sie an Ihrer Schule bedeuten, sollte vorher feststehen:
| Begriff | Was gemeint ist | Was die Schule festlegt |
|---|---|---|
| Bereitschaft | Feste Stunden, in denen eine Lehrkraft für Vertretungen bereitsteht | Wer wie viele Bereitschaftsstunden hat, ob sie angerechnet werden und ob die Bereitschaft zuerst gefragt wird |
| Präsenz | Zeiten, in denen Lehrkräfte im Haus sind, auch ohne eigenen Unterricht | Ob es feste Präsenzzeiten gibt und ob in ihnen vertreten wird |
| Mehrarbeit | Vertretungsstunden, die über das Deputat hinausgehen | Wie sie erfasst und weitergemeldet wird; Ausgleich und Vergütung regelt das Dienstrecht des Landes |
| Entfall | Die Stunde findet nicht statt | Ab welcher Jahrgangsstufe, ob nur in Randstunden, wie Familien vorher davon erfahren |
| Aufsicht statt Unterricht | Jemand beaufsichtigt die Klasse, ohne das Fach zu unterrichten; die Klasse arbeitet an gestellten Aufgaben | Für welche Klassen das genügt, wer die Aufgaben bereitstellt, wie es im Klassenbuch steht |
Fachvertretung vor Beaufsichtigung. Wer das Fach unterrichtet, kann den Unterricht fortsetzen; wer die Klasse kennt, kann wenigstens an ihre Arbeit anknüpfen; alle anderen beaufsichtigen. Bei geplanten Abwesenheiten sollte deshalb Material bereitliegen, und für Krankheitsfälle hilft eine Vertretungsmappe je Klasse mit Aufgaben für eine Stunde. Ist niemand frei, bleibt das Zusammenlegen mit einer Parallelklasse oder eine Selbstlernzeit, in der eine Lehrkraft im Nachbarraum nach der Klasse sieht.
Entfall ist die letzte Lösung. Jüngere Schülerinnen und Schüler dürfen in der Regel nicht früher nach Hause geschickt werden; an Grundschulen sichern oft verlässliche Unterrichts- und Betreuungszeiten den Vormittag. Ältere Klassen können eine Randstunde verlieren, wenn das Land es zulässt. Jede ausgefallene Stunde gehört auf eine Liste der nachzuholenden Stunden, damit sie nicht in Vergessenheit gerät.
Mehrarbeit wird gezählt, nicht geschätzt. Wann Vertretungsstunden über das Deputat hinaus ausgeglichen oder vergütet werden, regelt das Dienstrecht des Landes. Häufig gilt eine monatliche Grenze: Bis zu ihr gilt Mehrarbeit als Teil der Dienstpflicht; wird sie überschritten, zählen alle Stunden des Monats. Manche Länder sehen zuerst Freizeitausgleich vor, andere schreiben Vertretungen einem Arbeitszeitkonto gut. Ob eine Vertretung in einer Bereitschaftsstunde als Mehrarbeit gilt, hängt davon ab, ob die Bereitschaft schon auf die Arbeitszeit angerechnet ist. Die Pflichtstunden nach Land und Schulart haben wir zusammengestellt.
Schritt 5: Jede Gruppe erfährt, was sie betrifft
Den Vertretungsplan lesen drei Gruppen. Das Kollegium braucht früh die eigenen Änderungen. Schülerinnen, Schüler und Eltern brauchen die Änderungen ihrer Klasse — späterer Beginn, Raumwechsel, Entfall —, aber weder den Namen der fehlenden Lehrkraft noch den Grund. Ob ein Name auf einem öffentlichen Aushang stehen darf, ist eine Frage des Datenschutzes; im Zweifel zeigt der öffentliche Plan nur, was sich für die Klasse ändert. Und alle im Haus brauchen einen Aushang oder Bildschirm mit den Änderungen von heute und morgen.
Geben Sie den Plan in einem Zug heraus, sobald die Lücken des Morgens geschlossen sind. Ändert sich danach noch etwas, erfährt jede Person nur ihre eigene Änderung; ein zweiter vollständiger Plan stiftet eher Verwirrung.
Schritt 6: Der Vertretungsnachweis
Am Monatsende will die Schulleitung wissen, wer wie oft vertreten hat — für die Fairness im Kollegium und für die Abrechnung der Mehrarbeit. Ein brauchbarer Nachweis führt je Person und Monat: jede gehaltene Vertretung mit Datum, Stunde und Klasse; welche davon in Bereitschaft lagen; eigene Stunden, die entfallen sind, etwa weil die Klasse auf Fahrt war; und Korrekturen. Zwei Regeln halten ihn belastbar:
- Geteilte Stunden zählen nach Minuten. Wer 25 von 45 Minuten übernimmt, erhält 0,56 Stunden gutgeschrieben, nicht eine und nicht null.
- Korrekturen sind eigene Einträge mit Begründung. Wer eine Zahl überschreibt, kann später nicht mehr zeigen, wie sie zustande kam.
Erstellen Sie die Abrechnung aus diesem Nachweis, nicht aus einer zweiten, von Hand geführten Liste. Form und Frist der Meldung an die zuständige Stelle bestimmt Ihr Land.
Wie Bildena den Vertretungsplan unterstützt
In Bildena ist die Vertretung ein eigenes Modul mit den Bereichen Vertretungen, Abwesenheiten Personal, Vertretungsnachweis und, wo die Schule mit Bereitschaft arbeitet, Bereitschaft.
Abwesenheiten. Erfasst werden Lehrkraft, Zeitraum — ganzer Tag oder einzelne Stunden — und Grund: Krank, Fortbildung, Urlaub oder Sonstiges. Den Grund sehen nur Schulleitung und Sekretariat. Geplante Abwesenheiten genehmigt die Schulleitung; erst dann erscheinen ihre Stunden in der Vertretung.
Vorschläge mit Begründung. Für jede offene Stunde nennt Bildena die freien Lehrkräfte, geordnet nach sieben Gewichten, die die Schulleitung jeweils von 0 bis 5 einstellt: gleiches Fach, kennt die Klasse, Bereitschaft, Gerechtigkeit, schon im Haus, Deputat, Kontinuität. Neben jedem Namen steht, warum: „Freistunde zwischen eigenen Stunden“, „käme früher“, „heute keine Stunden“, „Teilzeit“, „unter Deputat“. Wer auf der Liste „Nie fragen“ steht, wird nicht vorgeschlagen; der Grund „Gesundheit oder Behinderung“ bleibt der Schulleitung vorbehalten. Erreicht eine Lehrkraft die Wochenhöchstzahl an Vertretungen, die Sie für sie festlegen können, rückt sie in der Liste nach unten. Den Bereitschaftsplan legen Sie je Lehrkraft mit Zeitraum und Stunden an, bei A/B-Wochen je Woche.
Die Wege richten sich nach dem Profil der Schule. Außer Kolleginnen und Kollegen kennt Bildena Bereitschaft, Tausch, Vorziehen, Verlegen, Zusammenlegen, Aufteilen, Selbstlernzeit und externe Vertretungskräfte; Tausch und Verlegung suchen in den nächsten Unterrichtstagen. Welche dieser Wege eine Schule angeboten bekommt und ab welcher Jahrgangsstufe eine Stunde ausfallen darf, ergibt sich aus Schulart, Land und Trägerschaft — eine Grundschule etwa bekommt weder „Stunde vorziehen“ noch „Stunde fällt aus“. Bei der Selbstlernzeit sieht eine Lehrkraft im Nachbarraum nach der Klasse; allein arbeiten darf eine Klasse nur dort, wo sie auch eine Stunde verlieren darf. Eine Stunde, die die Klasse verliert, kommt standardmäßig in den Pool der nachzuholenden Stunden und bleibt dort, bis sie nachgeholt oder bewusst abgeschrieben ist.
Veröffentlichen. Verschickt wird erst, wenn jemand veröffentlicht. Lehrkräfte erhalten ihre eigenen Änderungen, Familien die Änderungen der Klasse ihres Kindes, nie den Grund. Bildschirme im Haus zeigen über einen geheimen Link die veröffentlichten Änderungen von heute und vom nächsten Schultag. Wer erneut veröffentlicht, schickt jeder Person nur, was sich seit ihrer letzten Nachricht geändert hat.
Der Vertretungsnachweis wird aus den tatsächlichen Vertretungen berechnet, nicht von Hand geführt: je Person, was sie vertreten hat, was andere für sie übernommen haben, und Korrekturen, die immer eine Begründung brauchen. Geteilte Stunden zählen nach Minuten. Welche Stunden in die Abrechnung gehen, folgt aus dem Profil. Für die meisten deutschen Schulen ist die Mehrarbeitsgrenze hinterlegt: Hält eine Lehrkraft in einem Kalendermonat mehr als drei Vertretungen, gehen alle Vertretungen dieses Monats in die Abrechnung, bei drei oder weniger keine. Wo ein Land es anders regelt, etwa mit einem Arbeitszeitkonto, steht das ebenfalls im Profil. Vertretungen in Bereitschaftsstunden zählen als gegeben, gehen aber nicht in die Abrechnung. Schulleitung und Sekretariat exportieren den Monat als CSV-Datei, je Person oder je Stunde; exportierte Stunden werden markiert und nicht doppelt abgerechnet.
Vertretungen ändern den Stundenplan selbst nicht: Sie liegen als Entscheidungen über der veröffentlichten Woche. Eine direkte Schnittstelle zu einem Abrechnungssystem gibt es nicht; der Export ist eine Datei.
Mehr zur Stundenplan-Software: In der kostenlosen Testphase erfassen Sie mit Ihrem eigenen Stundenplan eine Abwesenheit, sehen die Vorschläge samt Begründung und prüfen am Ende den Vertretungsnachweis eines Monats.