Aufsichtsplan erstellen: Pausenaufsicht planen, nach Deputat verteilen, Tausch und Ausfall regeln

In der großen Pause sind Hunderte Kinder gleichzeitig unterwegs: auf dem Hof, in den Fluren, vor der Mensa. Dass dabei an jeder Stelle jemand aus dem Kollegium steht, ist kein Zufall, sondern das Ergebnis eines Plans — des Aufsichtsplans. Er entsteht meist, wenn der Stundenplan fertig ist, und gehört zu den wenigen Plänen, die im Ernstfall auch Außenstehende lesen wollen: Wer war um 9:40 Uhr auf dem Hof eingeteilt?

Dieser Beitrag führt Schritt für Schritt durch die Erstellung: von den Grundlagen der Aufsichtspflicht über Orte, Zeiten und Verteilung bis zu Tausch und Ausfall. Wie Sie die fertige Verteilung nachzählen und vor dem Kollegium begründen, steht in unserem Beitrag Pausenaufsichten fair verteilen.

Was die Aufsichtspflicht verlangt — in Grundzügen

Die Aufsichtspflicht der Schule ergibt sich aus dem Schulrecht des Landes und wird in Verwaltungsvorschriften oder Erlassen zur Aufsicht näher bestimmt. Gemeinsam ist den Ländern der Kern: Die Schule beaufsichtigt ihre Schülerinnen und Schüler im Unterricht, in den Pausen, bei Schulveranstaltungen und in einer angemessenen Zeit vor Unterrichtsbeginn und nach Unterrichtsende. Wie eng die Aufsicht sein muss, richtet sich nach Alter, Reife und den Gegebenheiten vor Ort; ein Hof mit Klettergerüst verlangt mehr als ein Flur. Organisiert wird sie von der Schulleitung, geführt von den eingeteilten Lehrkräften.

Wie früh die Aufsicht vor Unterrichtsbeginn einsetzt, ob weiteres Personal oder ältere Schülerinnen und Schüler mitwirken dürfen und wie Bushaltestellen und Wege einbezogen werden, regeln die Vorschriften Ihres Landes unterschiedlich. Lesen Sie die geltende Fassung, bevor Sie den Plan aufstellen, und halten Sie fest, worauf Sie sich stützen.

Schülerinnen und Schüler sind während des Schulbesuchs nach dem Siebten Buch Sozialgesetzbuch (SGB VII) gesetzlich unfallversichert. Das ersetzt die Aufsicht nicht. Kommt es zu einem Unfall, wird gefragt, ob die Aufsicht organisiert war und ob die eingeteilte Person tatsächlich da war. Deshalb muss der Plan nachvollziehbar sein, einschließlich jedes Tauschs und jeder Vertretung.

Schritt 1: Orte und Zeiten festlegen

Gehen Sie vom Gebäude aus, nicht von der Kollegiumsliste. Für jeden Ort klären Sie, an welchen Tagen und in welchen Pausen er beaufsichtigt wird und wie viele Personen er braucht:

• Schulhof, bei großen Flächen in Zonen geteilt — etwa vorderer Hof, Sportplatz, Spielgeräte.
• Flure und Treppenhäuser, vor allem dort, wo Klassen in der Pause im Gebäude bleiben dürfen.
• Mensa in der Mittagspause, oft mit anderen Zeiten als der Hof.
• Bushaltestelle und Eingang vor Unterrichtsbeginn und nach Unterrichtsende, soweit das Land oder die Schule es vorsieht.
• Regenpause. Bleiben bei schlechtem Wetter alle im Haus, verschiebt sich der Bedarf vom Hof in Flure und Pausenhalle. Legen Sie dafür im Voraus fest, wer wohin wechselt, statt am Regentag zu improvisieren.

Dann rechnen Sie den Bedarf aus. Ein Beispiel: zwei große Pausen an fünf Tagen, drei Personen auf dem Hof und je eine auf zwei Fluren, dazu zwei Personen in der Mensa mittags. Das sind 2 × 5 × 5 = 50 Pausenaufsichten und 5 × 2 = 10 Mensaaufsichten, zusammen 60 pro Woche. Diese Zahl ist die Grundlage für alles Weitere.

Schritt 2: Wer infrage kommt

Wer in einer Pause Aufsicht übernehmen kann, ergibt sich aus dem Stundenplan. Erstellen Sie den Aufsichtsplan deshalb erst, wenn der Stundenplan steht, und gehen Sie die Gründe durch, aus denen jemand nicht eingeteilt wird:

• Nicht im Haus. Wer dienstags nach der dritten Stunde Schluss hat, steht nicht in der Mittagspause auf dem Hof.
• Der freie Tag. Viele Teilzeitkräfte haben einen unterrichtsfreien Tag. Eine Aufsicht an diesem Tag hebt ihn faktisch auf; behandeln Sie ihn als unantastbar.
• Abordnungen. Wer an bestimmten Tagen an einer anderen Schule unterrichtet, fällt an diesen Tagen aus.
• Befreiungen. Ob und in welchem Umfang Lehrkräfte etwa wegen einer Schwerbehinderung oder einer Leitungsaufgabe von Aufsichten befreit werden, richtet sich nach den Vorgaben des Landes und den Absprachen an Ihrer Schule. Halten Sie die Liste kurz und begründet.

Am besten liegt eine Aufsicht direkt vor oder nach einer eigenen Stunde im selben Gebäude oder in einer Springstunde, in der die Lehrkraft ohnehin im Haus ist.

Schritt 3: Nach Köpfen oder nach Deputat verteilen

„Alle gleich viele“ ist einfach zu prüfen, aber eine Lehrkraft mit halber Stelle trägt dann im Verhältnis doppelt so viel wie eine Vollzeitkraft. Gerechter ist die Verteilung nach Deputat: Jede Lehrkraft übernimmt Aufsichten im Verhältnis ihres Deputats zur Summe aller Deputate der eingeteilten Lehrkräfte.

Das Beispiel geht von 60 Aufsichten pro Woche und einer Deputatssumme von 1.250 Stunden aus: Auf eine Deputatsstunde kommen 0,048 Aufsichten. Halbe Aufsichten gibt es nicht, deshalb braucht jede Deputatsregel eine Rundungsregel. Drei Wege sind verbreitet:

1. Über das Halbjahr rechnen. Wer rechnerisch 0,6 Aufsichten pro Woche trägt, übernimmt in rund drei von fünf Wochen eine. Das verlangt einen Plan, der wochenweise wechselt.
2. Nach Minuten gewichten. Eine Hofaufsicht in der großen Pause zählt mehr als eine kurze Aufsicht im Flur; Teilzeitkräfte übernehmen bevorzugt die kurzen.
3. Obergrenzen. Alle zählen gleich, aber Teilzeitkräfte haben eine niedrigere Höchstzahl pro Woche. Das ist am leichtesten umzusetzen und kommt dem Anteil oft nahe genug.

Legen Sie außerdem fest, welches Deputat zählt: das volle oder das um Anrechnungsstunden verminderte. Die Pflichtstunden nach Land und Schulart finden Sie in unserer Übersicht der Pflichtstunden. Und: Beschließen Sie die Regel, bevor jemand Namen im Plan sieht.

Schritt 4: Tausch und Ausfall — mit Spur

Aufsichten werden getauscht, das gehört zum Schulalltag. Damit der Plan trotzdem stimmt, braucht es drei Regeln:

• Jeder Tausch wird gemeldet — mit beiden Namen, dem Datum und dem Ort, an die Person, die den Aufsichtsplan führt.
• Einmalig oder dauerhaft. Ein Tausch für einen Tag wird vermerkt, der Plan bleibt. Ein dauerhafter Tausch ändert den Plan, und der Aushang wird erneuert.
• Getauscht wird nur unter Kolleginnen und Kollegen, die zu der Zeit im Haus sind. Sonst entsteht die Lücke, die der Tausch schließen sollte.

Fehlt eine Lehrkraft, fehlt auch ihre Aufsicht. Sie gehört in den Vertretungsplan des Tages, sonst bemerkt es niemand, bis die Pause beginnt. Am besten übernimmt jemand, der zu der Zeit im selben Gebäude ist und keine eigene Aufsicht hat. Wie Sie den Vertretungsplan aufbauen, steht in Vertretungsplan erstellen.

Schritt 5: Aushängen und zum Halbjahr erneuern

Der Plan hängt im Lehrerzimmer aus, und jede Lehrkraft sollte ihre eigenen Aufsichten auch ohne den Aushang kennen. Nennen Sie auf dem Plan, ab wann er gilt. Ändert sich zum Halbjahr der Stundenplan, prüfen Sie den Aufsichtsplan gleich mit: Wer nach dem neuen Plan dienstags früher geht, kann die Mittagsaufsicht nicht mehr übernehmen. Was beim Wechsel sonst zu prüfen ist, steht im Beitrag zum Halbjahreswechsel.

Wie Bildena den Aufsichtsplan erstellt

Bereiche. Aufsichtsbereiche legen Sie in den Schuldaten bei den Standorten an: mit der Zahl der benötigten Lehrkräfte, den Tagen, den Räumen, die der Bereich umfasst, und der Zeit — ganztags oder in bestimmten Pausen. Die Pausen liest Bildena aus dem Zeitraster, Sie geben sie nicht noch einmal ein.

Der Plan. Jeder Aufsichtsplan hat einen Gültigkeitszeitraum und liest einen Stundenplan, den Sie wählen; in Kraft tritt er, sobald Sie ihn als Standard setzen. Infrage kommt, wer an dem Tag unterrichtet, und zwar rund um den eigenen Unterricht: von der Pause vor der ersten bis eine Stunde nach der letzten eigenen Stunde; Springstunden zählen als Anwesenheit. Wer an einem Tag keinen Unterricht hat — etwa am freien Tag einer Teilzeitkraft —, wird an diesem Tag nicht eingeteilt. Lehrkräfte lassen sich von Aufsichten befreien oder mit einer wöchentlichen Höchstzahl versehen, die nie überschritten wird. Gibt es noch keinen Stundenplan, gelten alle als verfügbar.

Die Berechnung. Ein eigener Solver verteilt die Aufsichten und verschiebt dabei keine einzige Unterrichtsstunde. Er besetzt möglichst jede Aufsicht, vermeidet, dass jemand über den gerechten Anteil kommt, hält den Abstand zwischen der am stärksten und der am wenigsten belasteten Lehrkraft klein und bevorzugt Lehrkräfte, die an dem Tag in den Räumen des Bereichs unterrichten. Ein ganztägiger Bereich zählt einmal pro Tag, eine Pausenaufsicht einmal pro Pause. Was niemand übernehmen kann, bleibt leer und wird angezeigt.

Von Hand nachbessern. Ein Klick auf ein Feld zeigt, wer infrage kommt, wie viele Aufsichten diese Person schon hat und ob sie in der Nähe unterrichtet; wer in dieser Pause schon eingeteilt ist oder seine Höchstzahl erreicht hat, ist mit Begründung gesperrt. Was Sie von Hand eintragen, ist fixiert und bleibt beim nächsten Lauf stehen. Eine Verteilungstabelle zeigt die Aufsichten je Lehrkraft und markiert, wer keine hat; den Plan exportieren Sie als PDF oder Excel-Datei, der Bericht „Pausenaufsichtsplan“ hat Zeilen für die Unterschrift.

Ausfall. Ist eine eingeteilte Lehrkraft abwesend, zeigt die Übersicht die Lücke samt Vorschlag. Wer einspringt, wird nur für diesen Tag eingetragen, der Plan bleibt. Benachrichtigt wird dabei niemand: Die Kollegin, die einspringt, sprechen Sie selbst an. Im Modul Arbeitszeit, das es für deutsche Schulen gibt, zählt jede Aufsicht mit den Minuten ihrer Pause, und wer einspringt, bekommt die Minuten gutgeschrieben.

Wo die Grenzen liegen. Der gerechte Anteil ist für alle gleich: Bildena rechnet Aufsichten nicht anteilig nach Deputat um; Teilzeit berücksichtigen Sie über die wöchentliche Höchstzahl. Einen Tausch als eigenen Vorgang mit Anfrage und Bestätigung gibt es nicht — einen dauerhaften Tausch tragen Sie im Plan um. Pausenaufsichten liegen in den Pausen zwischen zwei Stunden; eine Aufsicht vor der ersten Stunde lässt sich nicht abbilden, ebenso wenig ein Aufsichtsplan, der zwischen A- und B-Woche wechselt.

Mehr zur Stundenplan-Software: In der kostenlosen Testphase legen Sie Ihre Aufsichtsbereiche an, lassen den Aufsichtsplan auf Ihrem eigenen Stundenplan rechnen und sehen in der Verteilungstabelle, wer wie viele Aufsichten hat.