Achat de logiciel scolaire en marché public : seuils, procédure, cahier des charges et contrat
L'achat d'un logiciel scolaire en marché public commence par une question de procédure, pas de produit. Un guide pour les établissements et les collectivités : estimer le besoin, choisir la procédure selon les seuils de 2026, rédiger le cahier des charges, pondérer les critères, encadrer les données personnelles, prévoir un pilote et organiser la réversibilité dès le contrat.
Pour un achat de logiciel scolaire en marché public, la première question n'est pas « quel produit ? » mais « quelle procédure ? ». Elle dépend de la valeur estimée du besoin : le montant total hors taxes sur toute la durée du contrat, reconductions comprises. Depuis le 1er avril 2026, pour des fournitures ou des services de moins de 60 000 € HT, un établissement ou une collectivité peut passer un marché sans publicité ni mise en concurrence préalables, à condition de choisir une offre pertinente, de faire une bonne utilisation des deniers publics et de ne pas retenir systématiquement le même fournisseur. De 60 000 € à 216 000 € HT, c'est une procédure adaptée (MAPA), avec un avis au BOAMP ou dans un journal d'annonces légales dès 90 000 € HT. Au-delà, une procédure formalisée s'impose, le plus souvent un appel d'offres.
Ce guide de la commande publique n'est pas un conseil juridique : faites valider chaque étape par votre service des marchés ou votre gestionnaire.
Achat de logiciel scolaire en marché public : qui achète ?
- École publique du premier degré : elle n'a pas de personnalité juridique. La commune a la charge des écoles publiques, de leur équipement et de leur fonctionnement (art. L212-4 du code de l'éducation) : c'est elle qui achète, ou l'intercommunalité si la compétence lui a été transférée.
- Collège ou lycée public : l'EPLE est un acheteur public doté de son propre budget ; le chef d'établissement exécute les délibérations du conseil d'administration (art. L421-3). Le département pour les collèges, la région pour les lycées prennent en charge l'acquisition et la maintenance des matériels informatiques et des logiciels prévus pour leur mise en service, nécessaires à l'enseignement et aux échanges entre les membres de la communauté éducative (art. L213-2 et L214-6). Selon les territoires, le logiciel de vie scolaire est acheté par l'établissement ou fourni par la collectivité, parfois dans le cadre de l'ENT. Plusieurs acheteurs peuvent aussi former un groupement de commandes (art. L2113-6).
- Établissement privé : son organisme de gestion n'est acheteur public que s'il a été créé pour satisfaire des besoins d'intérêt général autres qu'industriels ou commerciaux et qu'un pouvoir adjudicateur le finance majoritairement, contrôle sa gestion ou désigne plus de la moitié des membres de ses organes dirigeants (art. L1211-1 du code de la commande publique) ; cela s'apprécie au cas par cas.
Étape 1 : estimer la valeur du besoin
La valeur estimée se calcule sur le montant total hors taxes, options, reconductions et lots compris (art. R2121-1). Les services homogènes s'additionnent (art. R2121-6), et scinder ses achats pour échapper à une procédure est interdit (art. R2121-4). Comptez l'abonnement sur toute la durée, plus la mise en place, la reprise des données et la formation.
Trois exemples sur quatre ans, aux prix publics de Bildena School (5 € HT par élève et par an, au moins 1 000 € par établissement, 20 % de remise par établissement à partir de trois) :
- un collège de 600 élèves : 3 000 € HT par an, soit 12 000 € HT ;
- quatre écoles élémentaires de 180 élèves : 4 × 1 000 € moins 20 %, soit 3 200 € HT par an et 12 800 € HT ;
- un département qui équiperait 40 collèges de 600 élèves : 96 000 € HT par an, soit 384 000 € HT.
Les deux premiers achats restent sous le seuil de dispense ; le troisième impose une procédure formalisée. Voir aussi le prix d'un logiciel de gestion scolaire et nos tarifs.
Étape 2 : choisir la procédure selon les seuils 2026–2027
Pour des fournitures et services, au 11 octobre 2026 (seuils européens en vigueur depuis le 1er janvier 2026) :
| Valeur estimée (HT) | Procédure | Publicité (État, collectivités et leurs établissements publics) | Texte |
|---|---|---|---|
| Moins de 60 000 € | Sans publicité ni mise en concurrence préalables | Aucune ; offre pertinente, bon usage des deniers publics, pas systématiquement le même fournisseur | Art. R2122-8 (40 000 € pour les consultations engagées avant le 1er avril 2026) |
| 60 000 € à moins de 90 000 € | Procédure adaptée (MAPA) | Libre, adaptée au marché ; si un avis est publié, documents gratuits sur le profil d'acheteur | Art. R2123-1, R2131-12, R2132-2 |
| 90 000 € à moins de 216 000 € | Procédure adaptée (MAPA) | Avis au BOAMP ou dans un journal d'annonces légales | Art. R2131-12 |
| 216 000 € et plus (140 000 € pour l'État) | Procédure formalisée, le plus souvent l'appel d'offres | BOAMP et Journal officiel de l'Union européenne | Règlement délégué (UE) 2025/2152 |
En MAPA, l'acheteur adapte la procédure au besoin (art. R2123-4) et peut négocier s'il l'a prévu (art. R2123-5) ; plus le montant est élevé, plus elle doit être formalisée. Sous 60 000 € HT, deux ou trois devis comparés restent le moyen le plus simple de justifier le bon usage des deniers publics.
La centrale d'achat. L'acheteur qui passe par une centrale, l'UGAP par exemple, est réputé avoir respecté ses obligations de publicité et de mise en concurrence pour les opérations qu'il lui confie (art. L2113-4). Le choix se limite alors à ce que la centrale propose.
Étape 3 : le cahier des charges d'un logiciel de vie scolaire
Les besoins sont déterminés avec précision avant la consultation (art. L2111-1) ; consulter des éditeurs en amont est permis, sans fausser la concurrence (art. R2111-1, le « sourçage »). Décrivez des besoins, pas un produit : une marque ne se cite que si l'objet du marché le justifie ou, à titre exceptionnel, faute de pouvoir décrire autrement le besoin, suivie de la mention « ou équivalent » (art. R2111-7). Les spécifications prennent en compte l'accessibilité pour les personnes handicapées (art. R2111-6). Une structure possible pour le CCTP :
- Contexte et volumes : établissements, niveaux, effectifs, outils actuels, ce qui doit être remplacé.
- Besoins par mission : emploi du temps et remplacements, appel et absences, notes et bulletins, communication avec les familles, inscriptions — chacun « exigé » ou « souhaité ».
- Reprise et échanges : depuis quels outils, dans quels formats, ce qui remonte vers les applications nationales et l'ENT.
- Rôles et droits : qui voit quoi, de la direction aux familles.
- Exploitation et données : hébergement, disponibilité, maintenance hors temps scolaire, assistance, pièces RGPD (étape 5).
- Déploiement : pilote, formation, calendrier jusqu'à la rentrée.
- Fin de contrat : formats d'export, délais de suppression, réversibilité.
- Bordereau des prix (pièce distincte du CCTP) : prix par élève ou par établissement, date de décompte, remises, coûts ponctuels, révision.
Limitez les exigences : chacune élimine l'offre qui ne la remplit pas ; le reste, « souhaité », est noté.
Collèges et lycées publics : le cadre de référence du numérique. Leurs services numériques doivent respecter des référentiels d'interopérabilité, de sécurité et de numérique responsable (art. R421-78-3 du code de l'éducation, créé par le décret n° 2025-1165 du 5 décembre 2025). L'arrêté du 7 septembre 2026 (JO du 23 septembre) les fixe et rend obligatoire l'usage de cinq services nationaux dits « socles » : ÉduConnect, Guichets Agents, Scope, GAR et DNMA. Pour un service de vie scolaire, la plupart des critères, dont le raccordement à ÉduConnect, s'appliquent dix mois après la publication, soit en juillet 2027 ; d'autres à 22 mois (Guichets Agents, GAR, DNMA) ou à 34 mois (annuaire fédérateur, écoconception). Reprenez ces critères dans le CCTP. Bildena n'est raccordé aujourd'hui à aucun de ces services, ni à SIECLE ni à ONDE, et ne remplit donc pas encore ces critères de raccordement : vous importez un fichier tableur (CSV ou Excel) et associez ses colonnes à l'écran. Voir SIECLE, ONDE et les logiciels de l'établissement.
Étape 4 : critères d'attribution et pondération
Le marché va à l'offre économiquement la plus avantageuse, pas forcément la moins chère, selon des critères objectifs, précis et liés à son objet ou à ses conditions d'exécution (art. L2152-7). Pour les consultations engagées depuis fin août 2026, au moins un critère doit porter sur les caractéristiques environnementales de l'offre (art. L2152-7 et R2152-7). Critères et modalités figurent dans les documents de la consultation (art. R2152-11) ; en procédure formalisée, ils sont pondérés ou, à défaut, hiérarchisés (art. R2152-12). Une pondération possible :
| Critère | Poids | Comment le noter |
|---|---|---|
| Prix sur toute la durée | 35 % | Abonnement, mise en place, reprise et formation, selon une formule annoncée |
| Valeur technique | 30 % | Besoins « souhaités » du CCTP, notés un par un |
| Mise en situation | 20 % | Mêmes scénarios pour tous, notés par la direction, la vie scolaire et des enseignants |
| Déploiement et assistance | 10 % | Plan de reprise et de formation, délais de réponse |
| Environnement | 5 % | Par exemple : fonctionnement sur les postes existants, engagements de l'hébergeur |
Pour les scénarios de mise en situation, voir notre article sur le choix d'un logiciel de gestion scolaire.
Les références relèvent de la candidature, pas des critères d'attribution, et l'absence de références sur des marchés de même nature ne peut, à elle seule, faire écarter un candidat (art. R2142-14). Autant le dire : Bildena est un nouvel acteur et n'a pas encore de références. La société, Bildena GmbH i. Gr., est en cours de constitution, pas encore inscrite au registre du commerce, et n'a ni certification ISO 27001 ni certification HDS (hébergeur de données de santé).
Étape 5 : contrat de sous-traitance RGPD et analyse d'impact
Le logiciel traite des données d'enfants, parfois de santé ; l'éditeur est sous-traitant. Pour l'ENT, le kit juridique du ministère de l'Éducation nationale désigne comme responsables de traitement l'IA-DASEN dans le premier degré et le chef d'établissement dans le second, la collectivité pouvant être responsable conjointe (art. 26 du RGPD). Clarifiez ces rôles avec votre délégué à la protection des données, puis demandez :
- le contrat de sous-traitance de l'article 28 du RGPD, prêt à signer : en fin de contrat, suppression ou restitution des données, au choix du responsable de traitement (art. 28, § 3, g) ;
- la liste des sous-traitants ultérieurs et leur lieu de traitement : aucun ne peut être engagé sans votre autorisation écrite préalable, spécifique ou générale (art. 28, § 2) ;
- les mesures de sécurité (art. 32), des éléments pour votre registre (art. 30) et pour l'information des familles (art. 13 et 14) ;
- de quoi conduire l'analyse d'impact (AIPD) : selon la CNIL, elle s'impose en principe dès deux des neuf critères européens, parmi lesquels « personnes vulnérables » et « données sensibles ».
La clause type de sous-traitance du kit ENT, à intégrer au CCAP, prévoit la notification des violations sous 48 heures et le renvoi ou la suppression des données dans les 15 jours qui suivent la fin du contrat. Les données de santé recueillies lors d'activités de prévention, de diagnostic, de soins ou de suivi social et médico-social, comme un dossier infirmier, relèvent de l'article L1111-8 du code de la santé publique (certification HDS) : elles n'ont pas leur place chez Bildena.
Chez Bildena, le contrat de sous-traitance est conclu dès l'inscription, donc dès le mois gratuit. Application et base de données sont hébergées en Allemagne. Nos sous-traitants ultérieurs sont l'hébergeur et, seulement si l'établissement active l'assistant, un fournisseur d'intelligence artificielle ; les fonctions d'IA sont désactivées par défaut. Contrat, mesures de sécurité et liste des sous-traitants : sur demande. Nos conditions générales relèvent du droit allemand : si votre marché impose vos pièces et le droit français, interrogez-nous avant la remise des offres.
Étape 6 : prévoir une phase pilote
Un pilote dans un ou deux établissements montre si la vie scolaire adopte l'outil et si la reprise des données tient. Fixez d'avance vos critères : élèves et classes repris sans ressaisie, deux semaines d'appel dans le nouvel outil. Un essai gratuit n'est en principe pas un marché, qui suppose un prix ou un équivalent (art. L1111-1) ; testez néanmoins tous les éditeurs dans les mêmes conditions. Pour basculer en septembre, attribuez au printemps : reprise des données et formation se font avant l'été. Bildena School s'essaie un mois gratuitement, avec toutes les fonctions et sans carte bancaire, d'abord sur un établissement d'exemple préchargé.
Étape 7 : durée, reconduction et réversibilité
La durée tient compte de la nature des prestations et de la nécessité d'une remise en concurrence périodique (art. L2112-5) ; un accord-cadre dure en principe quatre ans au plus (art. L2125-1). Le CCAG-TIC ne s'applique que si le marché s'y réfère expressément (art. 1.1) ; la réversibilité suit alors le plan de réversibilité annexé au CCAP, qui en fixe la durée et les conditions (art. 38.4 et 42). Réglez au minimum le préavis, la révision des prix, l'export, la suppression (sauvegardes comprises) et l'aide au changement de prestataire.
Chez Bildena, l'abonnement se renouvelle pour la durée choisie et se résilie depuis le produit pour la fin de la période. Les changements de prix sont annoncés au moins trois mois à l'avance, jamais en cours de période. Les élèves sont comptés le 1er octobre et l'année est facturée d'avance ; au-delà de 10 % de hausse d'effectif, une facture complémentaire suit en milieu d'année. Matières, enseignants, classes, salles, élèves, jours et heures s'exportent en Excel ou en paquet CSV, sans les indisponibilités, contraintes et règles de planification ; les emplois du temps, en Excel ou en PDF. Après la fin du contrat, les données sont conservées 90 jours puis supprimées, plus tôt sur demande ; elles disparaissent ensuite des sauvegardes en 14 jours au plus.
Questions fréquentes
Faut-il un appel d'offres pour un logiciel de vie scolaire ?
Pour des fournitures ou des services, une procédure formalisée n'est obligatoire qu'à partir du seuil européen, calculé sur toute la durée : 216 000 € HT pour une collectivité ou un EPLE, 140 000 € HT pour l'État.
La TVA compte-t-elle dans les seuils ?
Non : les seuils et la valeur estimée s'entendent hors taxes (art. R2121-1).
Faut-il un contrat de sous-traitance pour un essai ?
Oui, dès que de vraies données personnelles, une liste d'élèves par exemple, y entrent.
Bildena School coûte 5 € HT par élève et par an, au moins 1 000 € par établissement, avec 20 % de remise par établissement à partir de trois. Essayez-le pendant le mois gratuit. Sur demande, nous établissons un devis écrit pour votre service des marchés et vous envoyons le contrat de sous-traitance et ses annexes : info@bildena.com.
