Choisir un logiciel de gestion scolaire : cahier des charges, questions de démonstration et grille à imprimer
Pour choisir un logiciel de gestion scolaire, écrivez vos exigences avant de recevoir le premier éditeur. Dix critères pour chefs d'établissement, gestionnaires et collectivités, du RGPD et de l'hébergement aux applications nationales, à l'ENT et à l'arrêté du 7 septembre 2026, jusqu'à la réversibilité et au coût total, avec les questions à poser en démonstration, les signaux d'alerte et une grille à imprimer.
Pour choisir un logiciel de gestion scolaire, commencez par une liste, pas par les éditeurs. Que doit faire l'outil : appel, absences, notes, bulletins, lien avec les familles ? Que contiennent déjà SIECLE ou ONDE et l'ENT ? Quelles pièces demandera votre délégué à la protection des données ? Écrites dans un cahier des charges avant le premier rendez-vous, ces exigences permettent au chef d'établissement, au gestionnaire et à la collectivité de comparer les offres sur les mêmes critères, et non sur la démonstration la plus habile. Pour les collèges et lycées publics, le calendrier presse : l'arrêté du 7 septembre 2026 fixe les critères que leurs services de vie scolaire devront respecter.
Le panorama du marché fait l'objet de notre comparatif des logiciels de vie scolaire ; les réponses de Bildena figurent à part, à la fin.
Avant les rendez-vous : qui décide, qui signe, qui paie
Réunissez tôt un petit groupe : direction, gestionnaire, CPE, secrétariat, un enseignant, le référent numérique, le service de la collectivité chargé de l'ENT et le délégué à la protection des données (DPD) — dans le public, celui de l'académie, qui doit être associé à tout nouveau traitement.
Clarifiez les responsabilités. Dans un collège ou un lycée public, le responsable de traitement est le chef d'établissement ; dans le premier degré public, c'est l'IA-DASEN ; dans le privé, identifiez-le avant de signer. Vérifiez aussi qui choisit et qui paie : l'établissement ou la collectivité de rattachement. Dans le public, la procédure d'achat dépend de la valeur estimée du besoin, calculée hors taxes sur le montant total du marché, reconductions comprises (voir notre article sur l'achat de logiciel scolaire et la commande publique).
Faites enfin l'inventaire de l'existant et classez chaque exigence en indispensable ou souhaitable : une offre qui ne couvre pas un indispensable est écartée.
Choisir un logiciel de gestion scolaire : les dix critères du cahier des charges
1. Le périmètre fonctionnel
Appel, absences, sanctions, notes, compétences et bulletins, cahier de textes, emploi du temps et remplacements, messages aux familles, inscriptions, facturation : une école, un collège et un lycée professionnel n'ont pas besoin des mêmes briques. Pour chaque module, écrivez la tâche qu'il reprend ; demandez si le reste se désactive, et s'il est facturé quand même.
2. Les applications nationales, l'ENT et l'arrêté du 7 septembre 2026
SIECLE (second degré) et ONDE (premier degré) sont les applications nationales de la scolarité : demandez comment le logiciel en reçoit élèves et classes, ce qu'il renvoie et quel système fait foi (voir SIECLE, ONDE et les logiciels d'établissement). Un logiciel d'un autre fournisseur raccordé à l'ENT est un « service tiers » au sens du schéma directeur des espaces numériques de travail (SDET, version 2025) : le responsable de traitement doit s'assurer que cet accès respecte le SDET avant de l'ouvrir aux utilisateurs.
Pour les collèges et lycées publics, le décret n° 2025-1165 du 5 décembre 2025 (articles R. 421-78-3 et R. 421-78-4 du code de l'éducation) soumet leurs services numériques à des référentiels d'interopérabilité, de sécurité et de numérique responsable ; l'arrêté du 7 septembre 2026, publié au Journal officiel du 23 septembre, les fixe. Il définit le « service numérique outillant les missions de vie scolaire » (absences, notes, évaluations, bulletins), impose cinq services socles (ÉduConnect, Guichets Agents, Scope, GAR, DNMA) et énumère en annexe 4 des critères à remplir sous 10, 22 ou 34 mois après sa publication. Pour la vie scolaire, l'interfaçage avec ÉduConnect lorsqu'il faut identifier et authentifier les élèves et leurs responsables, l'export des données des utilisateurs dans un format ouvert et documenté et les pièces exigées pour les contrôles de sécurité doivent être prêts sous dix mois.
3. Le RGPD : contrat, garanties, analyse d'impact
L'éditeur, sous-traitant de l'établissement, doit être lié à lui par un contrat au sens de l'article 28 du RGPD. Dans ses recommandations du 24 août 2026 sur les outils collaboratifs en ligne, qui citent les notes et les appréciations parmi les données traitées, la CNIL demande d'évaluer les garanties du sous-traitant sur pièces, de vérifier l'absence de traceurs publicitaires et de régler la fin du contrat, « notamment s'agissant de la réversibilité et de la suppression des données ». Elle juge probable, dans la majorité des cas, qu'une analyse d'impact (AIPD) soit nécessaire ; l'éditeur, en sa qualité de sous-traitant, doit vous y aider (article 28.3.f). Exigez la liste des sous-traitants ultérieurs, l'information sur tout changement de sous-traitant (article 28.2) et la notification des violations « dans les meilleurs délais » (article 33.2).
4. L'hébergement et les transferts
Où sont les serveurs et les sauvegardes, chez quel hébergeur ? Des données quittent-elles l'Union européenne, pour l'assistance ou l'intelligence artificielle ? Les élèves étant mineurs, la CNIL recommande de protéger les données contre une divulgation à des autorités de pays tiers ; elle cite en exemple un prestataire qualifié SecNumCloud par l'ANSSI. Et à quel droit l'hébergeur et ses sous-traitants sont-ils soumis ?
5. Les rôles et les droits
Le professeur principal voit sa classe, la vie scolaire tout l'établissement, une famille ses enfants. Vérifiez la finesse des droits (consulter, saisir, exporter), qu'ils sont appliqués par le serveur et non seulement masqués à l'écran, que les modifications sont tracées, s'il existe un journal des consultations (c'est autre chose) et si la double authentification peut être imposée aux personnels.
6. Les familles
Application à installer ou simple navigateur ? Un compte par représentant légal ? Connexion par ÉduConnect ? Comment joindre les familles sans smartphone, ou celles qui lisent mal le français ? Et le soir : pour les collèges et lycées publics, l'arrêté attend des services de vie scolaire, sous dix mois, un paramétrage par défaut qui suspend toute diffusion de nouvelles informations de 20 heures à 7 heures en semaine, et du vendredi 20 heures au lundi 7 heures.
7. L'accessibilité
L'article 47 de la loi n° 2005-102 du 11 février 2005 impose l'accessibilité des services en ligne des personnes morales de droit public, progiciels compris, selon le référentiel d'accessibilité prévu par le décret n° 2019-768 du 24 juillet 2019 : le référentiel général d'amélioration de l'accessibilité (RGAA). Demandez la déclaration d'accessibilité, sa méthode (audit RGAA ou auto-évaluation) et la liste des contenus non conformes.
8. La reprise des données et l'assistance
Depuis quels outils les données sont-elles reprises, que perd-on, y a-t-il un aperçu avant enregistrement, qui s'en charge et à quel prix ? Pour l'assistance : canaux, horaires, langue, délais, disponibilité visée, formation avant la rentrée.
9. Le contrat et la réversibilité
Lisez la durée, la reconduction, le préavis, la révision des prix et le droit applicable. Préparez la sortie dès l'entrée : formats d'export, ce qui manque, délai de suppression des données et des copies. Au terme de la prestation, l'article 28.3.g du RGPD prévoit, au choix du responsable de traitement, la suppression des données ou leur renvoi.
10. Le coût total
Comptez sur toute la durée du contrat : licence, mise en place, reprise, formation, assistance, options, comptes des familles, et le temps de vos équipes pendant une période à deux systèmes. Notre article sur le prix d'un logiciel de gestion scolaire détaille les modèles de tarification.
Les questions à poser pendant la démonstration
Envoyez d'avance à l'éditeur deux ou trois situations de votre quotidien, puis posez ces questions :
- Que voit un professeur principal, et que ne voit-il pas ?
- Comment nos élèves et nos classes arrivent-ils depuis SIECLE ou ONDE, et qu'est-ce qui repart ?
- Comment un parent signale-t-il une absence depuis son téléphone, et qui la reçoit ?
- Où en êtes-vous, critère par critère, de l'annexe 4 de l'arrêté du 7 septembre 2026 ?
- Qui, chez vous, peut accéder à nos données, et comment le savons-nous ?
- Que recevons-nous en fin de contrat, dans quel format, et que perdons-nous ?
Les signaux d'alerte
- Les pièces après la signature. Le contrat de l'article 28, les mesures de sécurité et la liste des sous-traitants se lisent avant de décider ; une mention « conforme RGPD » ne les remplace pas.
- Un « oui » sans date sur l'arrêté. Un éditeur qui vise les collèges et lycées publics doit dire quand il remplira chaque critère.
- Une sortie verrouillée. Un export seulement en PDF, payant ou sans liste de ce qui manque vous lie plus qu'une clause.
La grille à imprimer
Une colonne par offre ; un critère n'est rempli qu'avec sa preuve.
| Critère | Ce que vous vérifiez | Preuve demandée |
|---|---|---|
| Périmètre | Tâches indispensables couvertes ; modules inutiles désactivables | Démonstration sur vos situations |
| Applications nationales | Reprise depuis SIECLE ou ONDE ; retour ; système qui fait foi | Essai avec un export réel |
| ENT et arrêté | Position datée sur chaque critère de l'annexe 4 ; ÉduConnect ; ENT | Tableau écrit de l'éditeur |
| RGPD | Contrat de l'article 28, sous-traitants, violations, AIPD, aucun traceur publicitaire | Pièces avant la décision |
| Hébergement | Serveurs, sauvegardes, droit applicable, transferts hors UE, IA | Liste écrite |
| Rôles et droits | Droits appliqués par le serveur ; modifications tracées ; double authentification | Démonstration, tableau des rôles |
| Familles | Navigateur ou application ; un compte par représentant légal ; envois du soir suspendus | Démonstration sur smartphone |
| Accessibilité | Référentiel, méthode, contenus non conformes | Déclaration d'accessibilité |
| Reprise et assistance | Sources, aperçu, coût ; canaux, horaires, disponibilité | Essai d'import, conditions de service |
| Contrat et sortie | Durée, résiliation, prix ; formats d'export, délai de suppression | Projet de contrat, exemple d'export |
| Coût total | Tous les postes sur toute la durée | Devis écrit |
Ce que Bildena répond à ces critères
Bildena est nouveau sur le marché ; la société, Bildena GmbH i. Gr., est une société en formation, pas encore immatriculée au registre du commerce allemand. Seul figure ici ce qui se vérifie dans le produit et ses conditions.
Périmètre. Bildena School réunit dossiers, appel, courriers, notes et bulletins, inscriptions, finances, périscolaire, emploi du temps et remplacements ; ce qui ne sert pas se désactive, au même prix. Il couvre l'école élémentaire, le collège, le lycée général et technologique, le lycée professionnel et la SEGPA, avec les notes sur 20 au collège et au lycée ; les règles propres à chaque académie ne sont pas encore intégrées.
Applications nationales et ENT. Bildena n'échange pas de données avec SIECLE ni avec ONDE, et n'est raccordé ni à ÉduConnect, ni aux Guichets Agents, ni à Scope, ni au GAR, ni à un ENT ; on s'y connecte par adresse électronique et mot de passe, par un compte Google ou Microsoft, ou par le service OpenID Connect de l'établissement. Il fonctionne à côté des applications nationales, qui restent la référence : les élèves arrivent par un fichier Excel ou CSV, colonnes associées à l'écran, avec un aperçu avant tout enregistrement. Pour un collège ou un lycée public soumis à l'arrêté, ces raccordements font partie des critères, et Bildena ne les remplit pas aujourd'hui.
Données et hébergement. Le contrat de sous-traitance (article 28 du RGPD), de droit allemand, est conclu dès le démarrage ; les données sont hébergées en Allemagne, sans qualification SecNumCloud. Les fonctions d'intelligence artificielle sont désactivées par défaut ; un administrateur de l'établissement les active dans les réglages, avec la personne et l'heure enregistrées. Elles passent alors par Google Cloud (région de Francfort), champs personnels retirés et élèves pseudonymisés. L'établissement voit les accès du personnel de Bildena, par compte, domaine et heure.
Rôles et familles. Les droits se règlent par rôle et par écran, de la consultation à l'export, et par portée (tout l'établissement, classes enseignées, classes dont on est professeur principal) ; le serveur les applique. Les modifications sont tracées, mais il n'y a pas de journal des consultations. La double authentification peut être imposée aux personnels. Les familles utilisent le navigateur, aussi sur smartphone, et ne voient que leurs enfants : absences, courriers et réponses, rencontres parents-professeurs, notes publiées, frais. Chaque parent a son compte ; tous les comptes sont gratuits et illimités. La suspension par défaut des envois le soir et le week-end n'existe pas encore ; un courrier peut toutefois partir à 7 heures un jour choisi.
Accessibilité, assistance, contrat. Selon sa déclaration d'accessibilité (auto-évaluation du 3 octobre 2026), Bildena est partiellement conforme aux WCAG 2.1 niveau AA et à la norme EN 301 549 (chapitre 9) ; faute d'audit RGAA, aucune conformité au RGAA n'est revendiquée. Assistance par courriel en français, anglais et allemand ; disponibilité visée de 99,5 % par mois, hors maintenance annoncée. L'abonnement se renouvelle pour la durée choisie et se résilie dans le produit pour la fin de la période ; tout changement de prix est annoncé au moins trois mois à l'avance. Matières, enseignants, classes, salles, élèves et cours s'exportent en Excel ou CSV, l'emploi du temps aux formats d'Untis ou d'aSc ; disponibilités, règles et comptes utilisateurs n'y figurent pas. Après le contrat, les données sont conservées 90 jours puis supprimées, plus tôt sur demande.
Prix. 5 € HT par élève et par an, au moins 1 000 € par établissement ; au-delà de 1 000 élèves, moitié prix ; à partir de trois établissements, 20 % de remise sur chacun. Un collège de 400 élèves paie 2 000 € HT par an, tous modules compris.
Questions fréquentes
Quels critères comptent le plus ?
Ceux qui peuvent faire tomber une offre : le contrat de sous-traitance, les échanges avec les applications nationales et l'ENT, les droits par rôle et une sortie exploitable.
L'arrêté du 7 septembre 2026 concerne-t-il notre établissement ?
Il vise les collèges et lycées publics. Les délais courent depuis sa publication, le 23 septembre 2026 ; pour les services de vie scolaire, dix mois pour la plupart des critères, dont ÉduConnect et l'export des données, 22 ou 34 mois pour quelques autres. Les écoles et les établissements privés ne sont pas visés, mais sa grille leur est utile.
Peut-on tester avec de vraies données d'élèves ?
Seulement une fois le contrat de sous-traitance conclu et le DPD consulté. D'ici là, un établissement fictif suffit pour la démonstration.
Vérifiez ces critères par vous-même : pendant le mois offert, vous testez Bildena School avec tous ses modules et les données de votre établissement, sans carte bancaire. Dossier de protection des données et devis sur demande.
