Schulsoftware beschaffen: von der Wertgrenze über die Leistungsbeschreibung bis zum Vertrag

Wer Schulsoftware beschaffen will, steht zuerst vor einer Verfahrensfrage, nicht vor einer Produktfrage. Den Weg bestimmt der Auftragswert: der geschätzte Gesamtwert ohne Umsatzsteuer über die gesamte Vertragslaufzeit. Ab 216.000 Euro muss ein kommunaler Schulträger seit dem 1. Januar 2026 EU-weit ausschreiben. Darunter gilt das Recht des jeweiligen Landes, und das unterscheidet sich erheblich: In Bayern und Baden-Württemberg dürfen Kommunen Liefer- und Dienstleistungen derzeit bis 100.000 Euro direkt vergeben; in Nordrhein-Westfalen gibt das Land den Gemeinden seit 2026 nur noch Grundsätze vor, keine Wertgrenzen. Unabhängig vom Verfahren gehören dazu eine Leistungsbeschreibung, gewichtete Kriterien, die Datenschutzunterlagen der Anbieter und ein Vertrag, der auch den Ausstieg regelt.

Dieser Leitfaden ersetzt keine Rechtsberatung.

Schulsoftware beschaffen: wer kauft, wer entscheidet

Die Software kauft in der Regel der Schulträger, also Gemeinde, Stadt oder Landkreis, bei Schulen in freier Trägerschaft der Träger selbst. Den Bedarf kennt die Schulleitung. Sinnvoll ist deshalb eine kleine Arbeitsgruppe aus Vergabestelle, Schulleitung, Sekretariat, einer Lehrkraft und der oder dem Datenschutzbeauftragten; die Personalvertretung kommt früh dazu. Klären Sie vorab, was das Land vorgibt: Viele Länder haben eigene Programme für die Schulverwaltung und verlangen Datenlieferungen in bestimmten Formaten. Mehr dazu im Beitrag über Landessoftware wie ASV, SchILD und LUSD.

Schritt 1: Den Auftragswert schätzen

Gerechnet wird netto und über die gesamte vorgesehene Laufzeit, einschließlich Optionen und Verlängerungen (§ 3 Abs. 1 VgV). Nennt der Vertrag keinen Gesamtpreis, zählt bei einer Laufzeit bis zu 48 Monaten der Wert für die ganze Laufzeit, bei längerer oder unbestimmter Laufzeit der 48-fache Monatswert (§ 3 Abs. 11 VgV). Einen Auftrag aufzuteilen, um unter einer Grenze zu bleiben, ist unzulässig (§ 3 Abs. 2 VgV). Unterhalb des EU-Schwellenwerts wird § 3 VgV meist entsprechend herangezogen. Einführung, Schulungen und Datenübernahme gehören in die Rechnung.

Ein Rechenbeispiel mit den öffentlichen Listenpreisen von Bildena School: Eine Stadt ist Schulträger von drei Grundschulen mit je 250 und einer Realschule mit 600 Schülerinnen und Schülern. Bei 5 Euro pro Schüler und Jahr kostet jede Grundschule 1.250 Euro, die Realschule 3.000 Euro; ab drei Schulen gibt es 20 Prozent Rabatt je Schule. Das ergibt 5.400 Euro im Jahr und bei vier Jahren Laufzeit einen Auftragswert von 21.600 Euro netto. In Bayern oder Baden-Württemberg wäre das nach den Vorgaben des Landes ein möglicher Direktauftrag, sofern die Kommune nichts Strengeres regelt; nach dem Basistext der UVgO wäre ein Vergabeverfahren nötig. Mehr zu den Kosten im Beitrag Was Schulverwaltungssoftware kostet, die Preise für jede Schulgröße auf der Preisseite.

Schritt 2: Ausschreibung oder Direktauftrag — Ihr Land entscheidet

Oberhalb des EU-Schwellenwerts gelten GWB und Vergabeverordnung (VgV). Darunter bestimmt das Haushalts- und Kommunalrecht des Landes die Verfahren; viele Länder verweisen auf die Unterschwellenvergabeordnung (UVgO) und heben deren Wertgrenzen an. Frei wählbar sind nach der UVgO die Öffentliche Ausschreibung und die Beschränkte Ausschreibung mit Teilnahmewettbewerb. Die Beschränkte Ausschreibung ohne Teilnahmewettbewerb und die Verhandlungsvergabe sind nur in bestimmten Fällen zulässig (§ 8 UVgO); Bund und Länder legen dafür zusätzlich Wertgrenzen fest. Einen Direktauftrag ohne Vergabeverfahren erlaubt ihr Basistext nur bis 1.000 Euro (§ 14 UVgO). Drei Beispiele für kommunale Auftraggeber (Liefer- und Dienstleistungen, netto, Stand 11. Oktober 2026):

Land	Direktauftrag	Verhandlungsvergabe, Beschränkte Ausschreibung ohne Teilnahmewettbewerb	Grundlage
Bayern	bis 100.000 €	unterhalb des EU-Schwellenwerts	Bekanntmachung des Innenministeriums über die Vergabe von Aufträgen im kommunalen Bereich, Wertgrenzen Stand 1. Januar 2026
Baden-Württemberg	bis 100.000 €	bis zum EU-Schwellenwert	VergabeVwV des Innenministeriums, in Kraft seit Januar 2025, befristet bis 1. Oktober 2027
Nordrhein-Westfalen	keine Wertgrenze des Landes	keine Wertgrenze des Landes	§ 75a GO NRW seit 1. Januar 2026 (§ 26 KomHVO NRW aufgehoben): wirtschaftlich, effizient und sparsam, mit Gleichbehandlung und Transparenz; Einschränkungen nur per Satzung
Basistext der UVgO	bis 1.000 €	in den Fällen des § 8 UVgO oder bis zu einer Wertgrenze von Bund oder Land	§§ 8 und 14 UVgO

Auch ein Direktauftrag ist kein Freibrief. Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit gelten weiter: Erkunden Sie den Markt, holen Sie Vergleichsangebote ein und halten Sie fest, warum Sie sich entschieden haben. Viele Kommunen haben zudem eigene Vergaberegeln, meist eine Dienstanweisung, in Nordrhein-Westfalen eine Satzung, die strengere Grenzen setzen können. Fragen Sie deshalb zuerst Ihre Vergabestelle.

Schulen in freier Trägerschaft sind nicht ohne Weiteres öffentliche Auftraggeber. Ob ein Träger unter § 99 Nr. 2 GWB fällt, hängt unter anderem davon ab, ob er überwiegend aus öffentlichen Mitteln finanziert wird; das ist im Einzelfall zu prüfen. Vergaberegeln kann auch ein Förderbescheid vorschreiben. Was eine Ersatzschule zusätzlich braucht, steht auf unserer Seite Software für Privatschulen.

Schritt 3: Die Leistungsbeschreibung für die Schulverwaltung

Die Leistungsbeschreibung muss den Auftrag so eindeutig beschreiben, dass alle Anbieter sie gleich verstehen und die Angebote vergleichbar werden (§ 121 Abs. 1 GWB, § 23 Abs. 1 UVgO). Beschreiben Sie Aufgaben, nicht Produkte: Markennamen sind nur ausnahmsweise und in der Regel mit dem Zusatz „oder gleichwertig“ zulässig (§ 31 Abs. 6 VgV, § 23 Abs. 5 UVgO). Die Zugänglichkeit für Menschen mit Behinderungen gehört ausdrücklich dazu (§ 121 Abs. 2 GWB). Eine mögliche Gliederung:

1. Ausgangslage und Ziel: Schulen und Schularten, heutige Programme, Vorgaben des Landes, was abgelöst werden soll.
2. Mengengerüst: Schulen, Schülerinnen und Schüler, Lehrkräfte, Verwaltungskräfte, Familienzugänge.
3. Fachliche Anforderungen nach Aufgaben: Stammdaten, Stundenplan und Vertretung, Klassenbuch und Fehlzeiten, Noten und Zeugnisse, Elternbriefe, Anmeldung, bei freien Trägern das Schulgeld — jeweils als Muss oder Soll.
4. Datenübernahme und Schnittstellen: aus welchen Systemen, in welchen Formaten, was an die Landessoftware zurückgehen muss.
5. Rollen und Rechte: wer was sieht, getrennt nach Schulleitung, Sekretariat, Lehrkräften, Familien und Schulträger.
6. Betrieb: Ort der Datenhaltung, angestrebte Verfügbarkeit, Wartung außerhalb der Unterrichtszeit, Support-Sprache und Reaktionszeiten.
7. Datenschutz und Informationssicherheit: die Unterlagen aus Schritt 5.
8. Einführung: Pilotphase, Schulungen, Datenübernahme, Zeitplan bis zum Schuljahresbeginn.
9. Vertragsende: Exportformate, Löschfristen, Unterstützung beim Wechsel.
10. Preisblatt: Preis je Schule oder je Schüler, Zählweise und Stichtag, Rabatte, Einmalkosten, Preisanpassung.

Halten Sie die Muss-Anforderungen knapp. Jede schließt alle Anbieter aus, die sie nicht erfüllen; was wünschenswert ist, gehört zu den Soll-Anforderungen und wird bewertet.

Schritt 4: Zuschlagskriterien und Gewichtung

Den Zuschlag erhält das wirtschaftlichste Angebot, also das mit dem besten Preis-Leistungs-Verhältnis, nicht zwingend das billigste (§ 127 Abs. 1 GWB, § 43 Abs. 1 und 2 UVgO). Kriterien und Gewichtung müssen in der Bekanntmachung oder den Vergabeunterlagen stehen (§ 127 Abs. 5 GWB, § 43 Abs. 6 UVgO). Oberhalb des Schwellenwerts nennt § 58 Abs. 2 VgV ausdrücklich auch Aspekte der digitalen Souveränität; was Sie darunter verstehen, etwa Ort der Datenhaltung oder offene Exportformate, sollten die Unterlagen konkret sagen. Eine mögliche Gewichtung, keine Vorgabe:

Kriterium	Gewicht	Wie bewertet wird
Preis über die gesamte Laufzeit	30 %	Lizenz, Einführung und Schulung, in Punkte umgerechnet nach einer vorab veröffentlichten Formel
Erfüllung der Soll-Anforderungen	30 %	Punkte je Anforderung nach dem Kriterienkatalog
Praxistest mit festen Szenarien	25 %	Alle Anbieter zeigen dieselben Aufgaben; bewertet von Schulleitung, Sekretariat und Lehrkräften
Einführung und Support	15 %	Konzept für Datenübernahme und Schulung, Erreichbarkeit, Reaktionszeiten

Ein Szenario für den Praxistest: „Eine Lehrkraft meldet sich um 7:10 Uhr krank. Zeigen Sie, wie die Vertretung entsteht und wie die Familien davon erfahren.“ An der Entscheidung über den Zuschlag sollen in der Regel mindestens zwei Vertreter des Auftraggebers mitwirken (§ 58 Abs. 5 VgV, § 43 Abs. 8 UVgO).

Referenzen und Zertifikate gehören zur Eignung, nicht zu den Zuschlagskriterien. Oberhalb des Schwellenwerts darf etwa eine Liste vergleichbarer Leistungen der letzten höchstens drei Jahre verlangt werden (§ 46 Abs. 3 Nr. 1 VgV). Bildena ist neu am Markt: Wir können noch keine Referenzen vorlegen, die Bildena GmbH ist noch in Gründung und damit noch nicht im Handelsregister eingetragen, und eine Zertifizierung nach ISO 27001 oder ein Testat nach dem C5-Kriterienkatalog des BSI haben wir nicht. Das sollten Sie vorab wissen.

Schritt 5: Die Datenschutzunterlagen anfordern

Schulverwaltungssoftware verarbeitet Daten von Kindern, oft auch Gesundheitsangaben und Förderbedarfe. Verlangen Sie deshalb mit dem Angebot:

• den Vertrag zur Auftragsverarbeitung (AVV) nach Art. 28 Abs. 3 DSGVO, unterschriftsreif, mit Regeln zu Rückgabe und Löschung;
• die technischen und organisatorischen Maßnahmen (TOM) nach Art. 32 DSGVO, konkret statt allgemein;
• die Liste der Unterauftragsverarbeiter mit Sitz und Ort der Verarbeitung;
• Textbausteine für die Informationen nach Art. 13 und 14 DSGVO an Familien und Beschäftigte;
• ein Löschkonzept und eine Vorlage für Ihr Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten (Art. 30 DSGVO);
• Material für eine Datenschutz-Folgenabschätzung: Werden besondere Kategorien wie Gesundheitsdaten umfangreich verarbeitet, ist sie nach Art. 35 Abs. 3 lit. b DSGVO erforderlich.

Wer Verantwortlicher ist und den AVV unterschreibt, regeln die Länder unterschiedlich: An öffentlichen Schulen ist es häufig die Schule selbst, an Schulen in freier Trägerschaft der Träger. Die Personalvertretung gehört früh dazu: Software, mit der sich Verhalten oder Leistung von Beschäftigten überwachen lässt, ist in der Regel mitbestimmungspflichtig, an privaten Schulen mit Betriebsrat etwa nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG, an öffentlichen nach dem Personalvertretungsgesetz des Landes. Weil Lehrkräfte meist beim Land und das Sekretariat oft beim Schulträger beschäftigt sind, können zwei Personalräte zuständig sein.

Bei Bildena schließen Sie den AVV beim Start ab, also schon für den Gratismonat. Das Datenschutzpaket mit AVV, TOM, Unterauftragsverarbeitern, Informationen nach Art. 13 und 14, Löschkonzept, Hilfe zur Folgenabschätzung und einer Vorlage für das Verarbeitungsverzeichnis schicken wir auf Anfrage, ebenso Informationen für den Personalrat; beides unter Unterlagen für Schulen. Anwendung und Datenbank laufen in Deutschland. Unterauftragsverarbeiter sind das Hosting und, nur wenn die Schule die KI-Funktionen einschaltet, ein KI-Anbieter; voreingestellt sind diese Funktionen aus.

Schritt 6: Eine Pilotphase einplanen

Eine Pilotphase an einer oder zwei Schulen zeigt, was keine Präsentation zeigt: ob das Sekretariat die Software im Alltag annimmt und die Daten sauber übernommen werden. Legen Sie vorher fest, woran Sie den Erfolg messen, etwa: Stammdaten vollständig übernommen, Vertretungen zwei Wochen lang nur noch im neuen System geplant. Planen Sie vom Schuljahresbeginn rückwärts: Wer zum neuen Schuljahr umsteigen will, sollte im Frühjahr vergeben haben, damit Datenübernahme und Schulungen vor den Sommerferien liegen.

Ein kostenloser Test ist in der Regel kein öffentlicher Auftrag, denn öffentliche Aufträge sind entgeltliche Verträge (§ 103 Abs. 1 GWB). Wenn Sie mehrere Anbieter vergleichen, testen Sie dennoch alle unter gleichen Bedingungen. Bildena School nutzen Sie einen Monat lang kostenlos, mit allen Funktionen und ohne Kreditkarte; eine Beispielschule ist geladen, sodass Sie zunächst ohne echte Daten arbeiten können.

Schritt 7: Laufzeit, Verlängerung und Ausstieg

Sinnvoll ist eine feste Grundlaufzeit mit Verlängerungsoptionen, die in den Auftragswert eingehen. Regeln Sie im Vertrag mindestens:

• Laufzeit und Kündigung: Grundlaufzeit, Optionen, Kündigungsfrist, am besten zum Schuljahresende.
• Preise: Anpassungen nur mit Ankündigungsfrist und Obergrenze; bei Preisen pro Schüler den Stichtag und was bei Wachstum geschieht.
• Export: welche Daten in welchem Format, und was nicht exportiert wird.
• Löschung: Frist nach Vertragsende, auch für Sicherungskopien, mit Bestätigung. Nach Art. 28 Abs. 3 lit. g DSGVO löscht der Auftragsverarbeiter die Daten oder gibt sie zurück, nach Wahl des Verantwortlichen.

Als Vertragsmuster für Cloud-Leistungen gibt es für die öffentliche Hand den EVB-IT Cloudvertrag; fragen Sie die Anbieter vorab, ob sie auf dieser Grundlage anbieten.

Bei Bildena verlängert sich ein Abonnement um die gewählte Laufzeit und lässt sich im Produkt zum Laufzeitende kündigen. Preisänderungen kündigen wir mindestens drei Monate vorher an; in einer laufenden Periode gelten sie nie. Gezählt wird am 1. Oktober; wächst eine Schule um mehr als 10 Prozent, wird zur Jahresmitte nachberechnet. Fächer, Lehrkräfte, Klassen, Räume, Schülerinnen und Schüler sowie Tage und Stunden exportieren Sie als Excel-Arbeitsmappe oder CSV-Paket; Sperrzeiten, Beschränkungen und Planungsregeln stehen nicht darin. Stundenpläne laden Sie als Excel- oder PDF-Datei herunter, Buchungen als DATEV-Buchungsstapel oder CSV-Journal. Nach Vertragsende halten wir die Daten 90 Tage vor und löschen sie dann, auf Wunsch früher; Sicherungskopien bewahren wir derzeit höchstens 14 Tage auf.

Häufige Fragen

Muss eine Schule ihre Software ausschreiben?

Das hängt vom Auftragswert über die ganze Laufzeit und vom Recht Ihres Landes ab. Ab 216.000 Euro netto ist für kommunale Schulträger ein EU-weites Verfahren Pflicht; darunter erlauben viele Länder einen Direktauftrag bis zu einer Wertgrenze, die Ihre Vergabestelle kennt.

Zählt die Umsatzsteuer zum Auftragswert?

Nein. Der EU-Schwellenwert gilt ohne Umsatzsteuer (§ 106 Abs. 1 GWB), ebenso die Grenze für den Direktauftrag der UVgO (§ 14) und etwa die bayerischen Wertgrenzen.

Dürfen wir ein bestimmtes Produkt in die Ausschreibung schreiben?

Nur ausnahmsweise, wenn sich die Leistung anders nicht genau beschreiben lässt, und in der Regel mit dem Zusatz „oder gleichwertig“. Beschreiben Sie besser die Aufgaben.

Brauchen wir schon für den Test einen AVV?

Ja, sobald personenbezogene Daten der Schule in die Software gelangen, etwa eine Schülerliste.

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Bildena School kostet 5 Euro pro Schüler und Jahr, mindestens 1.000 Euro pro Schule, zuzüglich Umsatzsteuer. Im Gratismonat testen Sie alle Module erst mit der Beispielschule, dann mit den Daten Ihrer eigenen Schule. Ein Angebot für Ihren Schulträger mit Leistungsbeschreibung, Preisen für Ihre Schulen und dem AVV als Anlage fordern Sie unter Unterlagen für Schulen an.