Schulverwaltungssoftware: Kosten, Preismodelle und drei Rechenbeispiele

Was kostet eine Schulverwaltungssoftware? Bei den Anbietern, die ihre Preise veröffentlichen, zahlt eine einzelne Schule je nach Größe und Umfang von gut hundert bis zu einigen tausend Euro im Jahr. Abgerechnet wird je Schüler, je Schule oder je Modul; für öffentliche Schulen stellen manche Länder außerdem ein Landesprogramm bereit, für das die Schule nichts bezahlt. Bei Bildena School sind es 5 € je Schüler und Jahr, mindestens 1.000 € je Schule: Eine Grundschule mit 250 Kindern zahlt 1.250 € netto im Jahr. Die Lizenz ist aber nur ein Teil der Kosten einer Schulverwaltungssoftware. Einführung, Datenübernahme, Schulungszeit, parallel laufende Systeme und der spätere Ausstieg kommen hinzu.

Welche Anbieter es gibt und was sie leisten, vergleicht unser Beitrag Schulverwaltungssoftware im Vergleich; hier geht es ums Geld. Preise anderer Anbieter nennen wir nur, wo diese sie selbst veröffentlichen (Stand: 11. Oktober 2026).

Schulverwaltungssoftware: Kosten nach Preismodell

Je Schüler und Jahr

Der Preis wächst mit der Schule: ein fester Betrag für jeden angemeldeten Schüler, oft mit einem Mindestbetrag für kleine Schulen. Wichtig sind der Stichtag der Zählung und die Frage, was geschieht, wenn die Schule im Lauf des Jahres wächst. Bildena School rechnet so: 5 € je Schüler und Jahr, mindestens 1.000 € je Schule, jeder Schüler über 1.000 zum halben Preis. Gezählt wird einmal im Jahr am 1. Oktober.

Je Schule, pauschal

Ein Festpreis, unabhängig von der Größe: für kleine Schulen vergleichsweise teuer, für große günstig, leicht zu planen. So rechnen wir beim Bildena Scheduler ab, dem Stundenplan allein: 490 € je Schule und Jahr im Tarif Standard, 1.490 € im Tarif Pro mit Kurswahl und Schülerstundenplänen, bis einschließlich 2026/27 zum Gründungspreis von 990 €.

Je Modul

Die Schule bucht einzelne Bausteine wie Klassenbuch oder Noten und zahlt je Baustein. Das erlaubt einen kleinen Einstieg; die Summe hängt davon ab, wie viele Module am Ende gebraucht werden. Ein Anbieter mit veröffentlichter Preisliste ist Schulmanager Online: Die meisten Module kosten dort zwischen 89 € und 239 € je Schuljahr, das Klassenbuch zum Beispiel 129 €, die Vertretungsplanung 239 €; die Schülerakte kostet 100 € plus 0,30 € je Schüler. Ab zwei Modulen gibt es Mengenrabatt, ab 13 Modulen 30 %. Eine einmalige Einrichtungsgebühr gibt es nach Angabe des Anbieters nicht, für Schüler, Eltern und Lehrkräfte ist die Nutzung kostenlos.

Angebot auf Anfrage

Viele Anbieter nennen keine Preise. Untis etwa verweist auf seiner Produktseite auf ein Angebotsformular und auf regionale Partner. Lassen Sie sich in diesem Fall jede Position einzeln ausweisen: Lizenz, Module, Einrichtung, Schulung, Wartung und die Preise der Folgejahre.

Landes- oder Trägerlizenz

Für öffentliche Schulen schließt manchmal das Land oder der Schulträger den Vertrag für alle Schulen ab. Nordrhein-Westfalen stellt seinen Schulen SchILD-NRW und weitere Verwaltungsprogramme kostenlos zur Verfügung. Bezahlt wird trotzdem, nur nicht von der einzelnen Schule: In der Stadt Bremen kostete die Stunden- und Vertretungsplanungssoftware Untis bei ihrer Einführung 2016 nach Angaben des Senats 459.309,06 €, die laufenden Kosten lagen 2021 bei 185.910,13 € (jeweils einschließlich Mehrwertsteuer). Was die Landesprogramme abdecken und was nicht, beschreibt unser Beitrag Landessoftware: ASV, SchILD und LUSD.

Wer bezahlt: Land, Schulträger oder freier Träger

An öffentlichen Schulen sind die Kosten geteilt. In Nordrhein-Westfalen trägt das Land die Personalkosten der Lehrkräfte und des pädagogischen Personals, der Schulträger alle übrigen Personalkosten und die Sachkosten (§ 92 SchulG NRW); zu den Sachkosten zählt die Ausstattung der Schulen (§ 94). Andere Länder teilen ähnlich auf, mit eigenen Begriffen: In Bayern heißt alles, was nicht Personalaufwand ist, Schulaufwand; der Sachaufwand gehört dazu (Art. 3 BaySchFG). Software, die nicht das Land stellt, bezahlt also in der Regel der Schulträger. Sprechen Sie ihn an, bevor Sie sich festlegen.

Bei einer Ersatzschule bezahlt der freie Träger die Software. Wie weit die staatliche Finanzhilfe auch Sachkosten abdeckt, regelt jedes Land selbst, in Nordrhein-Westfalen etwa in den §§ 105 ff. SchulG.

Und der Digitalpakt 2.0?

Der Digitalpakt 2.0 ist im August 2026 unterzeichnet worden und gilt rückwirkend ab dem 1. Januar 2026. Bund und Länder stellen in fünf Jahren zusammen fünf Milliarden Euro bereit; antragsberechtigt sind, je nach Umsetzung im Land, die Träger öffentlicher und freier Schulen. Gefördert werden Investitionen: Netzwerke, WLAN, Schulserver, Endgeräte, Lernplattformen und Software, die im Unterricht genutzt wird (§ 2 Abs. 4 und 6 der Verwaltungsvereinbarung). Laufende Kosten der Verwaltung und Kosten für den Betrieb der geförderten Infrastruktur sind nicht förderfähig (§ 2 Abs. 8); Software für die Schulverwaltung nennt die Vereinbarung nicht. Planen Sie die Jahreslizenz einer Schulverwaltungssoftware deshalb im Haushalt ein; was im Einzelnen gefördert wird, regelt die Förderrichtlinie Ihres Landes.

Was neben der Lizenz kostet

Auf der Preisliste steht der Jahrespreis. Viele Kosten über die Laufzeit entstehen als Arbeitszeit, und die steht in keinem Angebot:

• Einrichtung und Schulung. Manche Anbieter berechnen eine einmalige Einrichtungsgebühr, andere nicht. Fragen Sie ausdrücklich danach und ebenso nach den Kosten einer Schulung vor Ort.
• Datenübernahme. Klären Sie, aus welchen Formaten der Anbieter importiert und wer die Übernahme macht: Sie selbst mit einer Vorlage oder der Anbieter gegen Rechnung.
• Zeit des Kollegiums. Jede Lehrkraft braucht eine Einweisung, das Sekretariat mehr. Schätzen Sie die Stunden, auch für die Wochen des Parallelbetriebs.
• Parallelsysteme. Wo das Land ein Programm verbindlich vorgibt, läuft die neue Software daneben; in der Stadt Bremen etwa ist das Schülerverzeichnis nach Auskunft des Senats von 2021 an allen Schulen verpflichtend im Einsatz. Jede Angabe, die in zwei Systemen von Hand gepflegt wird, kostet jedes Jahr Zeit. Fragen Sie, welche Daten aus dem Landesprogramm übernommen und welche dorthin zurückgegeben werden.
• Datenschutz und Personalrat. Vor dem Start prüft die oder der Datenschutzbeauftragte den Vertrag zur Auftragsverarbeitung (AVV), und der Personalrat fragt, welche Daten der Lehrkräfte verarbeitet werden. Fertige Unterlagen des Anbieters verkürzen diesen Schritt.
• Ausstieg. Fragen Sie vorher, welche Daten Sie in welchem Format herausbekommen, wie lange der Vertrag läuft und wann die Daten nach Vertragsende gelöscht werden.

Drei Rechenbeispiele

Gerechnet mit der Preisliste von Bildena School, netto und brutto mit 19 % Umsatzsteuer. Den Preis für Ihre Schülerzahl zeigt der Rechner auf unserer Preisseite.

Schule	Schüler	Netto im Jahr	Brutto im Jahr	Je Schüler und Monat (netto)	Netto über vier Jahre
Grundschule	250	1.250 €	1.487,50 €	0,42 €	5.000 €
Gymnasium	900	4.500 €	5.355,00 €	0,42 €	18.000 €
Privatschule	400	2.000 €	2.380,00 €	0,42 €	8.000 €
Freier Träger mit drei Schulen	200 + 450 + 700	5.400 €	6.426,00 €	0,33 €	21.600 €

Grundschule mit 250 Kindern

250 × 5 € ergeben 1.250 € netto im Jahr. Unter 200 Kindern zahlt eine Schule den Mindestbetrag, eine Grundschule mit 150 Kindern also 1.000 €, rund 0,56 € je Kind und Monat. Enthalten sind unter anderem Vertretung, Klassenbuch, Elternbriefe und Ganztagsbetreuung. Braucht die Schule nur den Stundenplan und führt alles andere im Landesprogramm, genügt der Bildena Scheduler im Tarif Standard für 490 € im Jahr.

Gymnasium mit 900 Schülerinnen und Schülern

900 × 5 € ergeben 4.500 € netto im Jahr. Darin steckt der volle Bildena Scheduler Pro mit Kurswahl und Schülerstundenplänen für die Oberstufe, dazu Noten und Zeugnisse. Ab dem 1.001. Schüler kostet jeder weitere die Hälfte: Eine Schule mit 1.400 Schülern zahlt 5.000 € plus 1.000 €, zusammen 6.000 €. Will das Gymnasium nur den Stundenplan, kostet der Scheduler Pro 990 € im Jahr zum Gründungspreis, der bis einschließlich 2026/27 gilt; danach gilt der Listenpreis von 1.490 €.

Privatschule mit 400 Schülern

Eine Ersatzschule mit 400 Schülerinnen und Schülern zahlt 2.000 € netto im Jahr. In Bildena School gehören Finanzen und Aufnahme zum Preis: Schulgeld mit Ratenplänen und SEPA-Lastschrift, Rechnungen, ein DATEV-Buchungsstapel für die Steuerberatung und das Aufnahmeverfahren von der Online-Bewerbung bis zur Zusage. Ob ein Landesprogramm auch für Ersatzschulen gilt, ist von Land zu Land verschieden; ist die Schulverwaltungssoftware das einzige System, wird der Export umso wichtiger. Betreibt der Träger drei Schulen mit 200, 450 und 700 Schülern, ergeben sich 1.000 € + 2.250 € + 3.500 € = 6.750 €. Ab drei Schulen gibt es auf jede Schule 20 % Rabatt; der Träger zahlt also 5.400 € netto. Mehr dazu auf unserer Seite Software für Privatschulen.

So planen Sie das Budget

1. Über die Laufzeit rechnen. Vergleichen Sie Angebote über vier Jahre, nicht über das erste Jahr: Lizenz, Einrichtung, Schulung und die eigene Arbeitszeit. Auch das Vergaberecht rechnet so: Maßgeblich ist der Wert ohne Umsatzsteuer, bei unbefristeten Verträgen ohne Gesamtpreis das 48-Fache des Monatswerts (§ 3 VgV). Der EU-Schwellenwert für Liefer- und Dienstleistungen, ab dem ein kommunaler Schulträger europaweit ausschreiben muss, liegt seit dem 1. Januar 2026 bei 216.000 €. Ein Schulträger mit 30 Schulen zu je 600 Schülern käme nach unserer Preisliste auf 72.000 € netto im Jahr, über vier Jahre auf 288.000 € und damit über den Schwellenwert. Mehr dazu in unserem Beitrag Schulsoftware beschaffen.
2. Brutto planen. Kann Ihr Träger die Umsatzsteuer nicht als Vorsteuer abziehen, gehört der Bruttobetrag in den Haushalt.
3. Haushaltsjahr und Schuljahr abgleichen. Kommunale Haushalte folgen in der Regel dem Kalenderjahr (in Nordrhein-Westfalen § 78 Abs. 4 GO NRW), viele Verträge dem Schuljahr: Bei Schulmanager Online läuft die Abrechnungsperiode von August bis Juli, Bildena zählt am 1. Oktober und stellt das Jahr im Voraus in Rechnung. Klären Sie, in welchem Haushaltsjahr die erste Rechnung fällig wird.
4. Wachstum und Preisänderungen festhalten. Bei Bildena kosten kleine Änderungen der Schülerzahl nichts; wächst die Schule um mehr als 10 %, wird zur Jahresmitte nachberechnet. Preisänderungen kündigen wir mindestens drei Monate im Voraus an, und sie gelten nie innerhalb einer laufenden Periode.

Was Bildena kostet und was dazugehört

Die Preise stehen oben, alle zuzüglich Umsatzsteuer und abgerechnet in Euro. Dazu gehört:

• Ein Preis für alle Module. Was Ihre Schule nicht braucht, schalten Sie ab; der Preis bleibt gleich. Zugänge für Personal, Eltern und Schüler sind unbegrenzt und kostenlos. Bildena läuft im Browser, ohne Installation, auf Computer, Tablet und Telefon; gehostet wird in Deutschland.
• Erster Monat kostenlos. Mit jeder Funktion und den Daten Ihrer eigenen Schule, ohne Kreditkarte. Wer mit dem Scheduler beginnt und später zu Bildena School wechselt, bekommt das im laufenden Jahr Gezahlte angerechnet.
• Datenübernahme mit den Importen. Stammdaten und Unterricht kommen aus Excel- oder CSV-Dateien, Stundenpläne aus aSc und Untis; dazu liest Bildena die Exporte mehrerer Landesprogramme, etwa von ASV und SchILD-NRW. Eine Einrichtungsgebühr steht nicht auf der Preisliste; was Sie bei Einführung und Schulung an Unterstützung brauchen, steht auf Wunsch im Angebot.
• Support per E-Mail auf Deutsch, Englisch und Französisch.
• Laufzeit und Ausstieg. Das Abonnement verlängert sich um die gewählte Laufzeit und lässt sich im Produkt zum Ende der Laufzeit kündigen. Exportieren können Sie Fächer, Lehrkräfte, Klassen, Räume, Schüler und Unterricht als Excel- oder CSV-Datei im Aufbau der Importvorlage, den Stundenplan als Untis-XML, Untis-DIF oder aSc-XML, Listen und Berichte als PDF oder Excel. Sperrzeiten, Planungsregeln und Benutzerkonten enthält der Export nicht. Nach Vertragsende halten wir die Daten 90 Tage vor, damit das Konto reaktiviert werden kann, und löschen sie dann, auf Wunsch früher.
• Datenschutz. Den AVV nach Art. 28 DSGVO schließen wir beim Start. Das Datenschutzpaket für den Datenschutz Ihrer Schule und die Informationen für den Personalrat schicken wir auf Anfrage, den Überblick auf einer Seite laden Sie direkt herunter: alles unter Unterlagen für Schulen.

Bildena ist neu am Markt. Prüfen Sie deshalb im Gratismonat mit den eigenen Daten, ob die Software trägt, und sehen Sie sich den Export an, bevor Sie sich entscheiden. Was zu Bildena School gehört, zeigt die Seite Schulverwaltungssoftware Bildena School.

Häufige Fragen

Was kostet eine Schulverwaltungssoftware im Jahr?

Bei Anbietern mit veröffentlichter Preisliste von gut hundert bis zu einigen tausend Euro je Schule. Bildena School kostet 5 € je Schüler und Jahr, mindestens 1.000 € je Schule, zuzüglich Umsatzsteuer.

Gibt es kostenlose Schulverwaltungssoftware?

Manche Länder stellen öffentlichen Schulen ein Programm kostenlos bereit, Nordrhein-Westfalen etwa SchILD-NRW. Die Lizenz bezahlt dann das Land; die Pflege bleibt Arbeit der Schule.

Wer bezahlt die Software einer öffentlichen Schule?

In der Regel der Schulträger, der die Sachkosten der Schule trägt. Das Land bezahlt die Lehrkräfte und stellt, wo es eines gibt, das Landesprogramm. An einer Ersatzschule zahlt der freie Träger.

Bezahlt der Digitalpakt 2.0 die Schulverwaltungssoftware?

Mit der laufenden Lizenz sollten Sie nicht rechnen: Gefördert werden Investitionen und Software für den Unterricht, laufende Kosten und Betriebskosten sind ausgeschlossen. Die Einzelheiten regelt die Förderrichtlinie Ihres Landes.

Muss der Schulträger ausschreiben?

Europaweit, wenn der geschätzte Auftragswert über die Laufzeit 216.000 € netto erreicht. Darunter gilt das Vergaberecht des Landes, das je nach Wert einfachere Verfahren zulässt.

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Rechnen Sie mit Ihrer eigenen Schule nach: Im Gratismonat nutzen Sie Bildena School mit allen Modulen und Ihren eigenen Daten, ohne Kreditkarte. Für Ihren Schulträger schreiben wir auf Anfrage ein Angebot.