Schulverwaltungssoftware im Vergleich: Landessysteme, Anbieter und Preismodelle 2026

Ein Vergleich von Schulverwaltungssoftware beginnt in Deutschland mit einer Unterscheidung: Unter dem Begriff laufen vier verschiedene Arten von Programmen. Da ist zunächst die Software des Landes, die öffentliche Schulen für Schülerdaten und Statistik oft nutzen müssen. Dazu kommen kommerzielle Verwaltungssuites mit Klassenbuch, Noten, Elternbriefen und Zahlungen, außerdem Schulplattformen für die Kommunikation und Stundenplanprogramme. Vor der Wahl eines Produkts stehen deshalb drei Fragen: Schreibt Ihr Land ein System vor? Ist Ihre Schule in öffentlicher oder in freier Trägerschaft? Und welche Aufgaben soll die neue Software übernehmen, die das Landessystem nicht abdeckt?

Dieser Beitrag ordnet die Systeme ein, nennt bekannte Produkte mit den Angaben auf den Websites der Anbieter (Stand: 11. Oktober 2026) und stellt sie in einer Tabelle nebeneinander; was ein Anbieter nicht veröffentlicht, steht dort als „nicht veröffentlicht“. Anforderungen und Fragen für die Vorführung behandelt der Beitrag Schulverwaltungssoftware auswählen. Am Ende steht, wo Bildena School passt und wo nicht.

Schulverwaltungssoftware im Vergleich: vier Arten von Systemen

• Landessoftware wie die ASV in Bayern, ASV-BW in Baden-Württemberg, die LUSD in Hessen oder SchILD-NRW. Sie führt Schüler-, Lehrkräfte- und Unterrichtsdaten und ist meist die Grundlage der amtlichen Schulstatistik. Bereitgestellt wird sie vom Land.
• Kommerzielle Verwaltungssuites, oft auch Schulmanagement-Software genannt, wie Schulmanager Online, edoop, Magellan oder WebUntis. Sie decken den Schulalltag ab, je nach Produkt Klassenbuch, Fehlzeiten, Noten und Zeugnisse, Elternkommunikation und Zahlungen, manche auch die Schülerverwaltung selbst.
• Schulplattformen wie IServ oder Sdui: Nachrichten, Elternbriefe, Kalender, oft auch Stunden- und Vertretungsplan.
• Stundenplanprogramme wie Untis oder DaVinci: Stundenplan, Vertretung und, je nach Produkt, Kursplanung.

Die Grenzen verschwimmen; entscheidend ist, welches System für welche Daten führend ist.

Landessoftware: was öffentliche Schulen nutzen müssen

Ob eine Schule ihre Schülerdaten in einem bestimmten Programm führen muss, entscheidet das Land. Vier Beispiele:

• Bayern: Nach Art. 85 Abs. 1 Satz 5 Nr. 1 BayEUG müssen die öffentlichen Schulen die in Art. 85a Abs. 2 und Art. 113a Abs. 2 aufgeführten Daten von Schülern und Personal mit dem vom Staatsministerium bereitgestellten Schulverwaltungsprogramm verarbeiten, der ASV.
• Baden-Württemberg: § 116 des Schulgesetzes verpflichtet die Schulen in öffentlicher Trägerschaft, die Module der „Amtlichen Schulverwaltung Baden-Württemberg“ (ASV-BW) zu nutzen und mit ihr die amtliche Schulstatistik durchzuführen. Soweit sie für eine Verwaltungsaufgabe keine Funktionen bereitstellt, ist andere Software zulässig. Schulen in freier Trägerschaft müssen die Daten für die amtliche Statistik über ein Verfahren der Kultusverwaltung elektronisch übermitteln.
• Hessen: Die LUSD verwaltet nach Angaben des Kultusministeriums zentral Schüler-, Unterrichts- und Leistungsdaten sowie die Einsatzdaten der Lehrkräfte.
• Nordrhein-Westfalen: Das Schulministerium stellt SchILD-NRW kostenlos zur Verfügung; die Landesregierung hat es 2015 als optionales Produkt bezeichnet (Landtagsdrucksache 16/7675).

Für den Kauf heißt das: Wo Ihr Land ein System vorschreibt, ersetzen Sie es nicht, sondern ergänzen es. Gesucht ist dann Software, die Daten aus der Landessoftware übernimmt und, wo nötig, an sie zurückgibt. In der Dokumentation der bayerischen ASV heißt es dazu: „Der Austausch von Daten zwischen Programmen von Drittanbietern wie Untis oder ähnlichen und ASV wird grundsätzlich unterstützt.“ Welches Land welches System einsetzt und was Schulen daneben brauchen, beschreibt unser Beitrag zur Landessoftware ASV, SchILD-NRW und LUSD.

Kommerzielle Verwaltungssuites

Schulmanager Online

Anbieter ist die Schulmanager Online GmbH in München. Die Website nennt 33 Module, darunter Krankmeldung, Elternbriefe, Klassenbuch, Noten, Zeugnisse sowie Stunden- und Vertretungsplanung. Die Preisliste ist veröffentlicht: Jedes Modul hat einen eigenen Jahrespreis, die festen Preise liegen zwischen 89 € und 239 €; drei Module kosten 100 € plus einen Betrag je Schüler. Ab zwei Modulen gibt es 2,5 % Rabatt auf den Gesamtpreis je weiterem Modul, ab 13 Modulen 30 %. Für Schüler, Eltern und Lehrkräfte ist die Nutzung kostenlos, eine Einrichtungsgebühr gibt es nicht. Betrieben wird die Software laut Anbieter in einem ISO-27001-zertifizierten Rechenzentrum in Deutschland. Im Modul Stundenplanung ziehen Sie die Stunden in ein Steckbrett; Konflikte wie doppelt verplante Lehrkräfte oder Räume verhindert die Software automatisch. Stammdaten und Unterrichtsverteilung lassen sich aus dem Schulverwaltungsprogramm der Schule importieren. Die Testphase dauert drei Monate.

edoop

edoop kommt von der indibit GmbH in Bayreuth und nennt 14 Funktionen, von Stunden- und Vertretungsplanung über Klassenbuch, Notenverwaltung und Zeugnisprogramm bis zu Elternkommunikation und digitaler Klassenkasse. Die Preise sind veröffentlicht und gelten je Klasse und Schuljahr einschließlich Mehrwertsteuer: Zeugnisse 30,50 €, Noten & Dokumentation 21,50 €, Eltern 16,50 €, Zahlungen 9,00 €; ab drei Paketen gibt es 4 € Rabatt je Klasse. Der Kalender ist in jedem Paket enthalten, Stunden- und Vertretungsplanung sind im Schuljahr 2026/27 kostenfrei. Die Server stehen laut Anbieter in der EU. Daten übernimmt edoop nach eigenen Angaben unter anderem aus ASV, DaNiS, Sibank, LUSD und BMS-LSA. Die Testphase dauert sechs Monate.

Magellan

Magellan ist die Schulverwaltungssoftware der STÜBER SYSTEMS GmbH in Berlin. Sie verwaltet Schüler, Bewerber, Lehrkräfte, Klassen und Sorgeberechtigte, druckt Zeugnisse und Bescheinigungen und hat Zusatzmodule für berufsbildende Schulen, die Oberstufe, die Landesstatistik sowie Bibliothek und Lernmittel. Magellan ist ein Client-Server-Programm für Windows mit der Datenbank Firebird und mandantenfähig, also auch zentral für mehrere Schulen nutzbar. Mit dem Stundenplanprogramm DaVinci desselben Anbieters gleicht Magellan Daten in beide Richtungen ab. Preise veröffentlicht der Anbieter nicht; eine Testlizenz läuft 30 Tage.

WebUntis

WebUntis ist die Online-Erweiterung des Stundenplanprogramms Untis der Untis GmbH in Stockerau (Österreich). Das Grundpaket zeigt Lehrkräften, Schülern und Eltern den tagesaktuellen Stunden- und Vertretungsplan und enthält die WebUntis-Mitteilungen. Module wie Digitales Klassenbuch, Sprechtag, Noten oder Termin kommen hinzu. Die Server stehen laut Anbieter in Österreich und Deutschland, die Untis GmbH ist nach eigenen Angaben seit 2016 nach ISO 27001 zertifiziert. Preise veröffentlicht der Anbieter nicht, ein Angebot gibt es über ein Formular. Untis und WebUntis lassen sich drei Monate kostenlos testen.

Schulplattformen

IServ ist eine Schulplattform der IServ GmbH mit nach eigenen Angaben über 55 Modulen, von E-Mail, Messenger und Videokonferenzen über Klassenbuch und Stundenplan bis zum Netzwerk- und Gerätemanagement. Stundenpläne lassen sich auf Wunsch automatisch erstellen. Betrieben wird IServ wahlweise im Rechenzentrum des Anbieters in Deutschland, auf einem Server in der Schule oder beim Schulträger. Preise veröffentlicht IServ nicht, Angebote gibt es auf Anfrage. Die Testphase dauert drei Monate.

Sdui, heute Teil von Seven Education, gliedert sein Angebot in Suites für Kommunikation und Organisation, Administration und Verwaltung sowie Lern- und Notenmanagement. Preise veröffentlicht Sdui auf seiner Website nicht.

Stundenplanprogramme

Für den Stundenplan gibt es eigene Programme, die ihre Daten in der Regel mit der Landessoftware austauschen. Das Grundpaket von Untis erstellt Stundenpläne nach den Vorgaben der Schule automatisch; Vertretungsplanung, Kursplanung und weitere Aufgaben kommen als Module hinzu, Preise nennt Untis auf Anfrage. DaVinci von STÜBER SYSTEMS veröffentlicht Einstiegspreise: Lizenz ab 270 € je Schule, je nach Schulart und Modulen, Support und Wartung ab 330 € im Jahr, jeweils zuzüglich Mehrwertsteuer. Worauf es beim Stundenplan ankommt, steht auf unserer Seite Stundenplan-Software.

Die Anbieter im Überblick

System	Art	Schwerpunkt laut Anbieter	Betrieb	Preis	Test
Landessoftware (ASV, ASV-BW, LUSD, SchILD-NRW u. a.)	vom Land	Schüler-, Lehrkräfte- und Unterrichtsdaten, amtliche Statistik	je nach Land	vom Land bereitgestellt; in NRW kostenlos	–
Schulmanager Online	Verwaltungssuite	33 Module: Klassenbuch, Noten, Zeugnisse, Elternbriefe, Stunden- und Vertretungsplanung	Rechenzentrum in Deutschland	je Modul und Schuljahr, veröffentlicht	3 Monate
edoop	Verwaltungssuite	14 Funktionen: Klassenbuch, Noten, Zeugnisse, Elternkommunikation, Zahlungen, Stunden- und Vertretungsplanung	Server in der EU	je Klasse und Schuljahr, veröffentlicht	6 Monate
Magellan	Schulverwaltung	Schüler- und Lehrkräftedaten, Zeugnisse, Oberstufe, Landesstatistik	Windows-Programm, eigene Installation, mandantenfähig	nicht veröffentlicht	30 Tage
WebUntis	Online-Erweiterung zu Untis	Stunden- und Vertretungsplan, Mitteilungen; Module für Klassenbuch, Noten, Sprechtag	Server in Österreich und Deutschland	nicht veröffentlicht	3 Monate
IServ	Schulplattform	über 55 Module: Kommunikation, Organisation, Unterricht, Netzwerk	Rechenzentrum in Deutschland, Server in der Schule oder beim Träger	nicht veröffentlicht	3 Monate
Bildena School	Verwaltung mit Stundenplan	Stundenplan, Vertretung, Klassenbuch, Briefe, Noten, Zeugnisse, Finanzen, Aufnahme, Ganztag	im Browser, Rechenzentrum in Deutschland	je Schüler und Jahr, veröffentlicht	30 Tage

Stand: 11. Oktober 2026, nach den Websites der Anbieter. Preise ändern sich; maßgeblich ist das Angebot.

Worauf es beim Vergleich ankommt

Vergleichbar werden die Produkte erst, wenn vier Punkte geklärt sind:

1. Was Ihr Land vorschreibt. Welche Aufgaben bei der Landessoftware bleiben müssen, entscheidet, ob Sie eine Ergänzung suchen oder ein System für die Schülerverwaltung selbst.
2. Welches System führend ist. Fragen Sie jeden Anbieter, welche Dateien er aus Ihrem Landessystem liest und was er an das Landessystem zurückgeben kann.
3. Wie die Software betrieben wird. Im Browser aus einem Rechenzentrum oder als Programm, das Schule oder Träger selbst installieren und warten: Das bestimmt den Aufwand für die IT und den Ort, an dem die Daten liegen.
4. Was der Preis bei Ihrer Größe bedeutet. Je Modul, je Klasse, je Schüler oder Lizenz plus Wartung: Rechnen Sie jedes Modell mit Ihren eigenen Zahlen und über mehrere Jahre.

Datenschutz, Personalrat, Vertrag und Ausstieg prüfen Sie bei jedem Angebot gleich; alle Anforderungen mit Fragen für die Vorführung und einer Checkliste stehen im Beitrag Schulverwaltungssoftware auswählen, die Kosten mit drei Rechenbeispielen im Beitrag zu Kosten und Preismodellen.

Wo Bildena School passt — und wo nicht

Bildena School ist Schulverwaltung mit eingebautem Stundenplan: automatische Stundenplanerstellung, Vertretung, Aufsichtsplan und Kurswahl; Stammdaten, Anwesenheit, Briefe an Familien und Kalender; Noten, Zeugnisse und Förderpläne; Finanzen, Aufnahme und Ganztagsbetreuung. Module, die Ihre Schule nicht braucht, schalten Sie ab. Bildena läuft im Browser, auch auf dem Smartphone, und wird in einem Rechenzentrum in Deutschland betrieben. Den Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO schließen Sie zu Beginn ab; Rollen und Sichtbereiche setzt der Server durch, und ein Protokoll hält fest, wer an der Akte eines Kindes was geändert hat.

Der Preis ist veröffentlicht: 5 € je Schüler und Jahr, mindestens 1.000 € je Schule, jeder Schüler über 1.000 zum halben Preis, alle Module eingeschlossen. Eine Schule mit 400 Schülern zahlt 2.000 € im Jahr. Zugänge für Personal, Eltern und Schüler kosten nichts, gezählt wird am 1. Oktober, ab drei Schulen gibt es 20 % Rabatt je Schule. Alle Preise verstehen sich zuzüglich Umsatzsteuer, wo sie anfällt. Wer nur den Stundenplan braucht, bekommt Bildena Scheduler ab 490 € je Schule und Jahr. Einzelheiten stehen auf der Seite Preise.

Bildena passt gut, wenn …

• Ihre Schule in freier Trägerschaft ist und Schulgeld, Aufnahme und Stundenplan in einem System führen will: Konten mit mehreren Zahlern, eine SEPA-Lastschriftdatei für Ihr Online-Banking, ein DATEV-Buchungsstapel für die Steuerberatung, Bewerbungen über ein Online-Formular. Mehr dazu auf der Seite Software für Privatschulen.
• Sie neben der Landessoftware Stundenplan, Vertretung, Klassenbuch und Elternbriefe in einem einzigen System führen wollen. Bildena liest die Exportdateien von ASV, SchILD-NRW/SVWS, SaxSVS, aSc, Untis und weiteren Programmen; wurde die Schule aus ASV oder SVWS übernommen, schreibt Bildena eine Stundenplandatei zum Rückimport.
• ein Schulträger mehrere Schulen in einer Ansicht führen will, jede Schule einzeln gezählt.

Bildena passt nicht, wenn …

• Sie vorgeschriebene Landessoftware ersetzen wollen. Wo Ihr Land ein System vorschreibt, bleibt es das führende System für Schülerdaten und Statistik; Bildena arbeitet daneben.
• Sie eine zertifizierte Schnittstelle zum Landessystem brauchen. Der Austausch läuft über Dateien und ist bisher überwiegend mit Testdateien im veröffentlichten Format der Programme erprobt, nicht im laufenden Betrieb einer Schule. Dateien der LUSD liest Bildena nicht direkt.
• Ihre Ausschreibung Referenzen aus mehrjährigem Einsatz oder eine ISO-27001-Zertifizierung verlangt. Bildena ist neu am Markt; beides können wir noch nicht vorlegen.
• Sie eine Lohnabrechnung suchen. Die gibt es in Bildena nicht.

Ihre Daten bleiben exportierbar: Fächer, Lehrkräfte, Klassen, Räume, Schüler und Unterrichtskarten als Excel- oder CSV-Datei, Stundenpläne als PDF oder Excel, Buchungen als DATEV-Datei. Den Überblick auf einer Seite laden Sie unter Unterlagen für Schulen herunter; das Datenschutzpaket und die Informationen für den Personalrat schicken wir Ihnen auf Anfrage.

Häufige Fragen

Welche Schulverwaltungssoftware ist in meinem Bundesland Pflicht?

Das regelt jedes Land selbst. In Bayern müssen die öffentlichen Schulen bestimmte Schüler- und Personaldaten mit der ASV verarbeiten, in Baden-Württemberg schreibt das Schulgesetz den Schulen in öffentlicher Trägerschaft ASV-BW vor, in Nordrhein-Westfalen stellt das Ministerium SchILD-NRW kostenlos bereit. Für Schulen in freier Trägerschaft gelten teils eigene Regeln; in Baden-Württemberg etwa müssen sie die Statistikdaten über ein Verfahren der Kultusverwaltung übermitteln.

Was kostet Schulverwaltungssoftware?

Das hängt vom Preismodell ab: je Modul, je Klasse, je Schüler oder als Lizenz mit jährlicher Wartung. Mehrere der hier genannten Anbieter veröffentlichen keine Preise. Bildena School kostet 5 € je Schüler und Jahr, mindestens 1.000 € je Schule.

Dürfen wir neben der Landessoftware eine kommerzielle Software einsetzen?

Das hängt vom Land ab. Baden-Württemberg erlaubt andere Software ausdrücklich, soweit ASV-BW für eine Verwaltungsaufgabe keine Funktionen bereitstellt. Klären Sie den Einsatz vorab mit Schulträger und Datenschutzbeauftragten und beteiligen Sie die Personalvertretung, wenn Daten der Lehrkräfte verarbeitet werden.

Was unterscheidet eine Schulplattform von einer Schulverwaltungssoftware?

Schulplattformen setzen bei Kommunikation und Organisation an: Nachrichten, Elternbriefe, Kalender, oft auch Stunden- und Vertretungsplan. Schulverwaltungssoftware führt Schüler- und Lehrkräftedaten, Noten und Zeugnisse; an öffentlichen Schulen liegen die amtlichen Daten meist in der Landessoftware. Die Grenzen sind fließend: IServ hat auch ein Klassenbuch, Sdui eine Suite für Administration und Verwaltung.

Wer entscheidet über die Anschaffung?

Die Schulleitung, an öffentlichen Schulen meist gemeinsam mit dem Schulträger, der die Software in der Regel bezahlt. Öffentliche Schulträger beschaffen nach Vergaberecht; welches Verfahren nötig ist, hängt vom Auftragswert und den Wertgrenzen des Landes ab. Mehr dazu im Beitrag Schulsoftware beschaffen.

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Mehr zu Bildena School: Im Gratismonat testen Sie alle Module 30 Tage lang mit den Daten Ihrer eigenen Schule und ohne Kreditkarte. Ein Angebot für Ihren Schulträger schreiben wir Ihnen auf Anfrage.