Schulverwaltungssoftware auswählen: Anforderungen, Fragen für die Vorführung und eine Checkliste

Wer eine Schulverwaltungssoftware auswählen muss, sollte nicht mit den Anbietern beginnen, sondern mit einer Liste. Was soll das System leisten, wer arbeitet damit, welche Daten führt schon die Landessoftware, und welche Unterlagen verlangen Datenschutzbeauftragte und Personalrat? Stehen diese Anforderungen vor dem ersten Gespräch auf dem Papier, vergleichen Schulleitung und Schulträger die Angebote an denselben Kriterien und nicht an der überzeugendsten Vorführung.

Dieser Beitrag ist herstellerneutral: zehn Kriterien, Fragen für die Vorführung, Warnzeichen und eine Checkliste zum Ausdrucken. Welche Systeme es gibt und wie sie sich unterscheiden, zeigt der Beitrag Schulverwaltungssoftware im Vergleich. Was Bildena zu den Kriterien sagt, steht am Ende.

Vor dem ersten Gespräch: wer mitredet und was ersetzt wird

Eine Schulverwaltungssoftware betrifft fast alle im Haus. Stellen Sie früh eine kleine Gruppe zusammen: Schulleitung, Sekretariat, Stundenplanung, eine Lehrkraft, die oder der Datenschutzbeauftragte, der Personalrat und beim Schulträger die IT und die Vergabestelle. Wer erst zur Unterschrift dazukommt, stellt seine Fragen zu spät.

Halten Sie dann fest, womit Sie heute arbeiten: was in der Landessoftware liegt, was in Excel-Listen, im Stundenplanprogramm und auf Papier. Daraus ergibt sich, was die neue Software ersetzen soll. Teilen Sie jede Anforderung in Muss und Kann ein: Ein Angebot, das ein Muss nicht erfüllt, scheidet aus.

Schulverwaltungssoftware auswählen: die Anforderungen im Einzelnen

1. Module

Typische Bausteine sind Stammdaten, Klassenbuch und Fehlzeiten, Noten und Zeugnisse, Stundenplan und Vertretung, Elternbriefe und Einwilligungen, Aufnahme, Ganztag und Finanzen. Eine Grundschule braucht andere Teile als ein Gymnasium, eine Ersatzschule mit Schulgeld andere als eine öffentliche Schule. Schreiben Sie je Modul auf, welche Aufgabe es übernehmen soll, und fragen Sie, ob sich nicht benötigte Module abschalten lassen und ob sie trotzdem bezahlt werden.

2. Rollen und Rechte

Die Klassenleitung soll ihre Klasse sehen, das Sekretariat die ganze Schule, eine Familie nur die eigenen Kinder. Fragen Sie, wie fein sich Rechte einstellen lassen (ansehen, bearbeiten, exportieren), ob sie auf dem Server durchgesetzt oder nur in der Oberfläche ausgeblendet werden, ob Änderungen protokolliert werden und ob Schule oder Träger eine Zwei-Faktor-Anmeldung vorschreiben können. Schulträger mit mehreren Schulen fragen nach einer Ansicht über alle Schulen, in der keine Schule die Daten der anderen sieht.

3. Landessoftware und Exporte

Viele Länder stellen eine eigene Schulverwaltungssoftware bereit, etwa ASV in Bayern, SchILD-NRW in Nordrhein-Westfalen oder LUSD in Hessen. Diese Programme führen die amtlichen Schüler- und Lehrerdaten; wie verbindlich sie für eine Schule sind, regelt das Land. Eine zusätzliche Software muss mit ihnen zusammenarbeiten: Was liest sie aus dem Export der Landessoftware, was gibt sie zurück, und welches System ist führend? Die Wege je Land beschreibt unser Beitrag über ASV, SchILD und LUSD.

4. Datenschutz: AVV, Hosting, TOM

Verarbeitet ein Anbieter Daten im Auftrag der Schule, braucht es einen Vertrag nach Art. 28 DSGVO, den AVV. Er regelt unter anderem, dass der Anbieter nur auf Weisung handelt, welche technischen und organisatorischen Maßnahmen (TOM, Art. 32 DSGVO) er trifft, welche Unterauftragsverarbeiter er einsetzt und dass er die Daten am Ende löscht oder zurückgibt. Lassen Sie sich AVV, TOM und die Liste der Unterauftragsverarbeiter vor der Entscheidung geben. Fragen Sie, wo die Server stehen und ob Daten die EU verlassen, auch bei KI-Funktionen. Klären Sie intern, wer den AVV unterschreibt, Schulleitung oder Schulträger, und ob eine Datenschutz-Folgenabschätzung nach Art. 35 DSGVO nötig ist.

Prüfen Sie außerdem die Regeln Ihres Landes. In Nordrhein-Westfalen legen die VO-DV I und die VO-DV II fest, welche Daten von Schülerinnen und Schülern, Eltern und Personal eine Schule verarbeiten darf. Die Datenschutzverordnung Schulwesen in Brandenburg erklärt die automatisierte Verarbeitung von Angaben zu gesundheitlichen Beeinträchtigungen für unzulässig. Eine Software sollte solche Felder abschalten können, statt sie nur leer zu lassen.

5. Personalrat

Die Software speichert auch Daten über Lehrkräfte: Abwesenheiten, Vertretungen, Deputat. Für technische Einrichtungen, die dazu bestimmt sind, Verhalten oder Leistung der Beschäftigten zu überwachen, sehen die Personalvertretungsgesetze die Mitbestimmung vor: im Bund § 80 Abs. 1 Nr. 21 BPersVG, in Bayern Art. 75a Abs. 1 Nr. 1 BayPVG, dessen Nr. 2 zusätzlich automatisierte Verfahren zur Personalverwaltung erfasst. An Schulen in freier Trägerschaft mit Betriebsrat gilt § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG; kirchliche Schulen nimmt § 118 Abs. 2 BetrVG aus, dort gilt kirchliches Mitarbeitervertretungsrecht. Beziehen Sie die zuständige Vertretung vor der Entscheidung ein, und lassen Sie sich vom Anbieter zeigen, wer welche Daten der Lehrkräfte sieht.

6. Übernahme vorhandener Daten

Niemand will 600 Schülerinnen und Schüler von Hand eintippen. Fragen Sie, aus welchen Programmen die Software Daten übernimmt (Landessoftware, Stundenplanprogramm, Excel), was dabei mitkommt und was nicht, ob es vor dem Speichern eine Vorschau gibt, wer den Import erledigt und was er kostet. Am besten testen Sie mit einem echten Export Ihrer Schule, sobald ein AVV für die Testphase vorliegt.

7. Zugang für Familien

Eltern melden ihr Kind krank, lesen Briefe, geben Einwilligungen und buchen Sprechtagstermine. Klären Sie, ob Familien dafür eine App installieren müssen oder der Browser genügt, ob beide Elternteile eigene Zugänge erhalten, ob diese Zugänge extra kosten und wie die Schule Familien ohne Smartphone erreicht.

8. Barrierefreiheit

Auch Lehrkräfte, Eltern, Schülerinnen und Schüler mit Behinderung müssen die Software nutzen können. Fragen Sie nach einer Erklärung zur Barrierefreiheit: Welche Norm legt der Anbieter zugrunde — in Europa die EN 301 549, deren Web-Abschnitt den Kriterien der WCAG 2.1 Stufe AA entspricht —, was ist erfüllt, und welche Barrieren sind bekannt? Eine ehrliche Liste bekannter Mängel sagt mehr als ein pauschales „barrierefrei“.

9. Support, Vertrag und Ausstieg

Fragen Sie, wie der Support erreichbar ist (E-Mail, Telefon, Zeiten, Sprachen), welche Verfügbarkeit zugesagt wird und wann Wartung stattfindet. Im Vertrag zählen Laufzeit, Kündigungsfrist, automatische Verlängerung und die Frage, wie sich Preise ändern dürfen. Mindestens so wichtig ist der Ausstieg: In welchem Format erhalten Sie Ihre Daten am Ende, was fehlt in diesem Export, und wann löscht der Anbieter?

10. Gesamtkosten

Rechnen Sie nicht ein Jahr, sondern die ganze Laufzeit: Lizenz nach Schülerzahl, Schule oder Modul, Einrichtung und Datenübernahme, Schulungen, Support, Zusatzmodule, Zugänge für Familien und die eigene Arbeitszeit, auch für eine Übergangszeit mit zwei Systemen. Beim öffentlichen Schulträger bestimmt der geschätzte Auftragswert ohne Umsatzsteuer auch das Vergabeverfahren; bei Verträgen ohne feste Laufzeit oder mit mehr als 48 Monaten Laufzeit setzt § 3 VgV den 48-fachen Monatswert an. Der EU-Schwellenwert für Liefer- und Dienstleistungsaufträge von Kommunen liegt seit dem 1. Januar 2026 bei 216.000 Euro; darunter gelten die Regeln von Land und Kommune. Mehr dazu in unseren Beiträgen zu den Kosten einer Schulverwaltungssoftware und zur Beschaffung beim Schulträger.

Fragen für die Vorführung

Eine Vorführung zeigt, was der Anbieter zeigen will. Schicken Sie deshalb vorher zwei oder drei Abläufe aus Ihrem Alltag, die er vorführen soll, und stellen Sie diese Fragen:

1. Was sieht eine Klassenleitung, und was sieht sie nicht?
2. Wie kommt der Export unserer Landessoftware oder unseres Stundenplanprogramms hinein, und was geht zurück?
3. Wie meldet eine Mutter ihr Kind mit dem Smartphone krank, und wo kommt die Meldung an?
4. Was geschieht beim Schuljahreswechsel mit Klassen, Abgängen und Zugängen?
5. Wie schalte ich ein Feld ab, das unser Land nicht erlaubt?
6. Wer bei Ihnen kann unsere Daten sehen, und erfahren wir davon?
7. Welche Daten erhalten wir am Vertragsende in welchem Format, und welche nicht?
8. Was kostet das System in vier Jahren bei unserer Schülerzahl, alles eingerechnet?

Warnzeichen

• Datenschutzunterlagen erst nach der Unterschrift. AVV, TOM und Unterauftragsverarbeiter gehören vor die Entscheidung.
• Ein Etikett statt Unterlagen. Ein Hinweis wie „DSGVO-konform“ ersetzt weder den AVV noch Ihre eigene Prüfung.
• Preise ohne Rechenweg. Kommen Module, Zugänge oder Einrichtung erst im Angebot hinzu, lassen sich Angebote kaum vergleichen.
• Kein Test mit eigenen Daten. Eine Beispielschule zeigt nicht, ob Ihr Export sauber ankommt.
• Kein Weg hinaus. Ein Export nur als PDF, nur gegen Gebühr oder ohne Angabe, was fehlt, bindet Sie stärker als jede Vertragsklausel.
• Lange Bindung. Mehrjährige Laufzeit mit automatischer Verlängerung und ohne Kündigungsrecht bei Preiserhöhungen.

Checkliste zum Ausdrucken

Legen Sie für jedes Angebot eine Spalte an. Erfüllt ist ein Punkt erst, wenn der Nachweis vorliegt.

Bereich	Was Sie prüfen	Nachweis
Module	Alle Muss-Aufgaben abgedeckt; nicht benötigte Module abschaltbar	Vorführung mit Ihren Abläufen
Rollen und Rechte	Rechte je Rolle und Bereich, auf dem Server durchgesetzt; Änderungsprotokoll; Zwei-Faktor-Anmeldung	Vorführung, Rollenübersicht
Landessoftware	Import aus dem Export Ihres Landes; Rückgabe; führendes System geklärt	Testimport mit echtem Export
Datenschutz	AVV, TOM, Unterauftragsverarbeiter, Serverstandort, KI-Funktionen; Felder nach Landesrecht abschaltbar	Unterlagen vor der Entscheidung
Personalrat	Übersicht über die Daten der Lehrkräfte; Vertretung beteiligt	Informationsblatt, Ergebnis der Beteiligung
Datenübernahme	Quellen, Vorschau vor dem Speichern, Aufwand und Kosten	Testimport
Familien	Browser oder App; eigene Zugänge je Elternteil; Kosten der Zugänge	Vorführung auf dem Smartphone
Barrierefreiheit	Norm genannt, bekannte Barrieren aufgeführt	Erklärung zur Barrierefreiheit
Support und Vertrag	Erreichbarkeit, Verfügbarkeit, Laufzeit, Kündigung, Preisänderungen	Vertragsentwurf, Nutzungsbedingungen
Ausstieg	Exportformate, was fehlt, Löschfrist	Beispielexport
Gesamtkosten	Alle Posten über die gesamte Laufzeit	Schriftliches Angebot

Wie Bildena die Kriterien beantwortet

Bildena ist neu am Markt; hier steht nur, was sich im Produkt und in den Vertragstexten nachprüfen lässt.

Module und Rechte. Bildena School vereint Stammdaten, Anwesenheit, Briefe, Noten, Aufnahme, Finanzen, Ganztag, Stundenplan und Vertretung in einem System; nicht benötigte Module schalten Sie ab, der Preis bleibt gleich. Rechte vergeben Sie je Rolle und Bildschirm, vom Ansehen bis zum Exportieren, und bei klassenbezogenen Modulen je Reichweite: ganze Schule, unterrichtete oder geleitete Klassen, durchgesetzt auf dem Server. Änderungen werden protokolliert, und Schule oder Träger können für das Personal die Zwei-Faktor-Anmeldung vorschreiben.

Landessoftware und Datenübernahme. Bildena liest die Exporte von ASV (auch ASV-BW), SchILD-NRW und SVWS-Server, SaxSVS, edoo.sys, weBBschule, Untis, aSc, Indiware und DaVinci, dazu Excel- und CSV-Dateien, jeweils mit Vorschau vor dem Speichern. An ASV und SchILD-NRW gibt Bildena den Stundenplan zurück, wenn die Schule aus dem jeweiligen System übernommen wurde; für LUSD gibt es keinen direkten Weg.

Datenschutz. Der AVV nach Art. 28 DSGVO wird zum Start geschlossen, gehostet wird in Deutschland. Das Datenschutzpaket (AVV, TOM, Unterauftragsverarbeiter, Löschkonzept, Hilfe zur Folgenabschätzung) und die Informationen für den Personalrat gibt es auf Anfrage, die einseitige Übersicht zum Herunterladen, alles unter Unterlagen für Schulen. Einzelne Felder sperrt Bildena nach Landesrecht, in Brandenburg etwa die Gesundheitsangaben; andere schaltet die Schule selbst ab. KI-Funktionen sind ab Werk ausgeschaltet; nur die Schulleitung kann sie einschalten, festgehalten mit Person und Zeitpunkt. Zugriffe von Bildena-Mitarbeitern auf Ihre Schule sehen Sie in einer Liste, je Konto, Bereich und Stunde.

Familien und Barrierefreiheit. Familien nutzen Bildena im Browser, auch auf dem Smartphone, und sehen nur die eigenen Kinder: Sie melden Abwesenheiten, beantworten Briefe, geben Einwilligungen und buchen Termine zum Elternsprechtag. Zugänge für Personal, Eltern und Schüler sind kostenlos und unbegrenzt. Laut der eigenen Erklärung zur Barrierefreiheit ist Bildena teilweise mit WCAG 2.1 Stufe AA und EN 301 549 vereinbar; die bekannten Barrieren sind dort aufgeführt.

Support, Vertrag und Ausstieg. Support gibt es per E-Mail auf Deutsch, Englisch und Französisch; angestrebt sind 99,5 Prozent Verfügbarkeit im Monat, angekündigte Wartung ausgenommen. Das Abonnement verlängert sich um die gewählte Laufzeit und ist im Produkt zum Laufzeitende kündbar; Preisänderungen werden mindestens drei Monate vorher angekündigt. Fächer, Lehrkräfte, Klassen, Räume, Schüler und Unterricht exportieren Sie als Excel- oder CSV-Datei, den Stundenplan im Format von Untis oder aSc; Verfügbarkeiten, Regeln und Benutzerkonten gehen nicht in die Datei. Nach Vertragsende werden die Daten 90 Tage vorgehalten und dann gelöscht, auf Wunsch früher.

Kosten. Bildena School kostet 5 Euro pro Schüler und Jahr, mindestens 1.000 Euro pro Schule; jeder Schüler über 1.000 kostet die Hälfte, ab drei Schulen gibt es 20 Prozent Rabatt je Schule, zuzüglich Umsatzsteuer, wo sie anfällt. Eine Schule mit 400 Schülerinnen und Schülern zahlt für alle Module 2.000 Euro im Jahr. Die vollständige Preisliste ist öffentlich.

Häufige Fragen

Welche Kriterien sind bei einer Schulverwaltungssoftware am wichtigsten?

Die, an denen ein Angebot scheitern kann: Datenschutz mit AVV und TOM, das Zusammenspiel mit der Landessoftware, Rollen und Rechte und ein brauchbarer Export am Vertragsende. Komfortfunktionen kommen danach.

Dürfen wir in der Testphase echte Schülerdaten verwenden?

Erst, wenn ein Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO geschlossen ist und die oder der Datenschutzbeauftragte eingebunden ist. Bis dahin genügt für die Vorführung eine Beispielschule; ob Ihr Export sauber ankommt, prüfen Sie danach mit echten Daten.

Wie lange dauert die Auswahl?

Planen Sie für Vorführungen, Testphase und die Beteiligung des Personalrats mehrere Monate ein, für eine förmliche Ausschreibung mehr. Ein guter Zeitpunkt für den Wechsel ist der Beginn eines Schuljahres oder Halbjahres.

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Prüfen Sie die Kriterien selbst: Im Gratismonat testen Sie Bildena School mit allen Modulen und den Daten Ihrer Schule, ohne Kreditkarte. Datenschutzpaket, Personalrat-Informationen und ein Angebot für Ihren Schulträger erhalten Sie über die Unterlagen für Schulen.