Schulverwaltung digitalisieren: in sechs Phasen von Papier und Excel zu einem System

Die Schulverwaltung zu digitalisieren heißt, Schülerdaten, Fehlzeiten, Vertretungen, Elternbriefe und Noten, die heute auf Papier, in Excel-Dateien und in mehreren Apps liegen, in ein System zu bringen, in dem jede Person mit ihren eigenen Rechten arbeitet. Realistisch ist dafür ein Schuljahr. Kurz gesagt: Entscheiden Sie bis zum Winter, klären Sie Datenschutz und Personalrat, bevor echte Daten umziehen, übernehmen Sie die Stammdaten aus Ihren vorhandenen Listen, beginnen Sie mit einem Bereich, der jeden Tag Zeit spart, binden Sie danach die Familien ein und ziehen Sie den Rest nach. Und führen Sie nichts Neues ein, während Zeugnisse geschrieben werden.

Hier geht es um die Einführung; welche Software zu Ihrer Schule passt, behandelt unser Beitrag Schulverwaltungssoftware auswählen.

Schulverwaltung digitalisieren: die sechs Phasen im Überblick

1. Entscheiden und informieren: Kollegium, Personalrat und Schulträger früh beteiligen.
2. Datenschutz klären: Vertrag, Verzeichnis, Rechte und Felder, bevor echte Daten ins System kommen.
3. Stammdaten übernehmen: Schüler, Familien, Personal, Klassen und Unterricht.
4. Mit einem täglichen Bereich beginnen: meist Krankmeldungen und Vertretung.
5. Familien einbinden: Zugänge, Briefe, Rückmeldungen.
6. Den Rest nachziehen: Noten und Zeugnisse, Anmeldung, gegebenenfalls Schulgeld.

Phase 1: Entscheiden und informieren

Am Anfang steht keine Software, sondern eine Bestandsaufnahme: Wo liegen heute welche Daten, wer pflegt sie, und wo wird dieselbe Angabe ein zweites Mal eingetragen? Messen Sie dabei zwei oder drei Ausgangswerte, solange alles noch wie bisher läuft: wie lange die Vertretungsplanung am Morgen dauert, wie viele Krankmeldungen per Telefon kommen, wie viele Tage vergehen, bis alle Einwilligungen für einen Ausflug vorliegen. Ohne diese Zahlen können Sie später nur schätzen, ob sich etwas verbessert hat.

Informieren Sie früh, nicht erst nach der Entscheidung: das Kollegium in einer Konferenz, den Personalrat, sobald feststeht, dass eine Software kommen soll, und den Schulträger, der an öffentlichen Schulen für die sächliche Ausstattung zuständig ist. Wie das Verfahren auf seiner Seite aussieht, beschreibt unser Beitrag Schulsoftware beschaffen. In mehreren Ländern führt zudem eine Landessoftware die amtlichen Schüler- und Lehrerdaten, etwa die ASV in Bayern oder die LUSD in Hessen. Eine Schulverwaltungssoftware ersetzt sie dann nicht, sondern arbeitet neben ihr; mehr dazu in unserem Beitrag über ASV, SchILD und LUSD.

Testen Sie zwei oder drei Produkte, zuerst mit einer Beispielschule oder mit Daten ohne Personenbezug, und lassen Sie diejenigen probieren, die später am meisten damit arbeiten: Sekretariat und Vertretungsplanung. Bildena ist neu am Markt und kann Ihnen noch keine Referenzschulen nennen; umso wichtiger ist der Test mit Ihren eigenen Abläufen.

Phase 2: Datenschutz klären, bevor Daten umziehen

Eine Schulverwaltung verarbeitet Daten von Kindern, darunter oft besondere Kategorien wie Gesundheitsangaben oder die Religionszugehörigkeit (Art. 9 DSGVO). Klären Sie mit der oder dem zuständigen Datenschutzbeauftragten, bevor echte Schülerdaten ins System kommen:

• Verantwortung: Verantwortlich ist je nach Land die Schule oder der Schulträger, an Schulen in freier Trägerschaft der Träger; der Anbieter ist Auftragsverarbeiter.
• Vertrag: der AVV nach Art. 28 DSGVO samt technischen und organisatorischen Maßnahmen (TOM) und der Liste der Unterauftragsverarbeiter.
• Verzeichnis und Folgenabschätzung: ein neuer Eintrag im Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten (Art. 30 DSGVO); ob eine Datenschutz-Folgenabschätzung nötig ist (Art. 35 DSGVO), prüfen und dokumentieren Sie.
• Informationspflichten: Familien und Beschäftigte werden nach Art. 13 und 14 DSGVO informiert.
• Landesrecht: Schulgesetz und Datenschutzregeln legen fest, welche Daten eine Schule zu welchem Zweck verarbeiten darf.

Parallel dazu wird die Personalvertretung beteiligt. Die Personalvertretungsgesetze der Länder sehen in der Regel Mitbestimmung vor, wenn technische Einrichtungen zur Überwachung von Verhalten oder Leistung eingeführt oder angewendet werden, in Bayern etwa Art. 75a Abs. 1 Nr. 1 BayPVG; an Schulen in freier Trägerschaft mit Betriebsrat gilt § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG. Eine Schulverwaltung verarbeitet auch Daten der Lehrkräfte: Abwesenheiten, Vertretungen, Arbeitszeit. Legen Sie deshalb früh offen, welche Daten erfasst werden, wer sie sieht und wofür sie nicht verwendet werden. Häufig mündet das in eine Dienstvereinbarung.

In Bildena stimmen Sie dem AVV bei der Registrierung zu. Das Datenschutzpaket, unter anderem mit TOM, Löschkonzept und einer Hilfe zur Folgenabschätzung, und die Informationen für den Personalrat erhalten Sie vorab auf Anfrage, siehe Unterlagen für Schulen. Gehostet wird in Deutschland. Felder der Schülerakte, die Ihre Schule nicht braucht, etwa Gesundheitshinweis, Religion, Familiensprachen oder Foto, schalten Sie ab; sie werden dann nicht mehr angezeigt und lassen sich weder eingeben noch importieren; bereits gespeicherte Werte können Sie löschen. Wo das Land die automatisierte Verarbeitung von Gesundheitsangaben untersagt, etwa in Brandenburg, ist das Feld von vornherein gesperrt. KI-Funktionen bleiben aus, bis die Schule sie einschaltet, und ein Änderungsverlauf hält fest, wer einen Datensatz wann geändert hat.

Phase 3: Stammdaten übernehmen

Stammdaten sind alles, woraus die übrigen Bereiche lesen: Schülerinnen und Schüler mit ihren Erziehungsberechtigten, Personal, Klassen, Fächer, Räume und die Unterrichtsverteilung. Sie neu einzutippen, kostet Wochen; sie unbesehen zu übernehmen, holt alte Fehler ins neue System. Bereinigen Sie vor dem Import zwei Dinge: eine Schreibweise je Name („9A“ und „9-A“ sind für jedes Programm zwei Klassen) und eine Zeile je Kind und je Elternteil (getrennt lebende Eltern sind zwei Erziehungsberechtigte mit eigener Anschrift). Abgänge früherer Jahrgänge bleiben draußen.

In Bildena übernehmen Sie Fächer, Lehrkräfte, Klassen, Räume, Schüler, Erziehungsberechtigte und Unterricht aus einer Excel-Vorlage mit einem Blatt je Liste, oder Sie ordnen die Spalten Ihrer eigenen Liste zu. Stundenplan und Stammdaten lesen Sie aus aSc TimeTables (XML) und Untis (XML oder DIF-Dateien) ein, außerdem aus den Exporten von Programmen wie ASV, SchILD-NRW oder Indiware. Eine Vorschau zeigt vorher, was angelegt wird; geschrieben wird erst nach Ihrer Bestätigung.

Phase 4: Mit einem Bereich beginnen, der täglich Zeit spart

Beginnen Sie dort, wo Ihre Schule jeden Tag Zeit verliert, damit das Kollegium den ersten Nutzen erlebt, bevor es um Noten geht. An den meisten Schulen ist das der Morgen: Krankmeldungen, Abwesenheiten der Lehrkräfte, Vertretung. Führen Sie den Bereich zunächst mit einer kleinen Gruppe ein, etwa Sekretariat, Vertretungsplanung und zwei oder drei Lehrkräften, und nach einigen Wochen für alle. Legen Sie fest, ab welchem Tag die alte Liste endet: Ein Parallelbetrieb ohne Enddatum verdoppelt die Arbeit.

In Bildena erfassen Sie die Abwesenheiten des Personals, und für jede offene Stunde schlägt Bildena freie Lehrkräfte vor und begründet jeden Vorschlag. Erst wenn jemand den Plan veröffentlicht, erfahren es die Betroffenen: Lehrkräfte erhalten ihre eigenen Änderungen, Familien die der Klasse ihres Kindes, nie den Grund der Abwesenheit. Den Vertretungsnachweis berechnet Bildena aus den tatsächlich gehaltenen Vertretungen.

Phase 5: Familien einbinden

Für Familien lohnt sich der Zugang, wenn sie damit selbst etwas erledigen: ihr Kind krankmelden, eine Einwilligung erteilen, einen Termin buchen. Laden Sie sie ein, wenn diese Abläufe in der Schule schon funktionieren, am besten bei den Elternabenden zu Beginn des Schuljahres. Für Familien ohne Zugang bleibt der Brief auf Papier.

In Bildena laden Schulleitung oder Sekretariat die Erziehungsberechtigten ein; jeder Elternteil erhält einen eigenen Zugang, mehrere Kinder liegen in einem Konto. Der Elternzugang läuft im Browser, auch auf dem Telefon. Familien melden dort eine Abwesenheit, die sofort bei den Fehlzeiten steht, beantworten Briefe und Einwilligungen, schreiben dem Sekretariat oder den Lehrkräften ihres Kindes und buchen Termine am Elternsprechtag. Die Liste der Erziehungsberechtigten zeigt, wer den Zugang nutzt und wer eingeladen, aber noch nicht beigetreten ist. Zugänge für Personal, Eltern und Schüler kosten nichts zusätzlich.

Phase 6: Den Rest nachziehen

Erst wenn der Alltag läuft, folgen die Bereiche, die selten, aber unter Termindruck gebraucht werden:

• Noten und Zeugnisse: Notenbücher zu Beginn eines Halbjahres einrichten und vor den ersten Zeugnissen eine Probe mit den Vorgaben Ihres Landes abgleichen.
• Anmeldung und Aufnahme: rechtzeitig vor der Anmeldezeit, damit Formular und Ablauf stehen.
• Schulgeld und Finanzen an Schulen in freier Trägerschaft: zum Beginn eines Abrechnungszeitraums, siehe Software für Privatschulen.

In Bildena School sind alle diese Bereiche im Preis enthalten, auch wenn Sie sie nacheinander in Gebrauch nehmen. Der Preis beträgt 5 € pro Schüler und Jahr, mindestens 1.000 € pro Schule, zuzüglich Umsatzsteuer, wo sie anfällt; was das für Ihre Schulgröße bedeutet, steht unter Preise.

Digitale Schulverwaltung einführen: der Zeitplan für ein Schuljahr

Wer im Herbst 2026 beginnt, kann zum Schuljahr 2027/28 umstellen. Die Zeiträume sind ein Beispiel; da Ferien und Zeugnistermine je nach Land unterschiedlich liegen, rechnen Sie vom ersten Schultag Ihres Landes zurück.

Zeitraum	Phase	Was geschieht
Oktober bis Dezember	1 Entscheiden	Bestandsaufnahme, Ausgangswerte, Produkte testen, Kollegium, Personalrat und Schulträger informieren
Dezember bis zum Halbjahr	2 Datenschutz	AVV prüfen und schließen, Verzeichnis, Folgenabschätzung prüfen, Vereinbarung mit dem Personalrat
Nach den Halbjahreszeugnissen	3 Stammdaten	Listen bereinigen, importieren, Rollen vergeben
Frühjahr bis Sommerferien	4 Erster Bereich	Vertretung und Krankmeldungen, erst mit einer kleinen Gruppe, dann für alle
Sommerferien und Schuljahresbeginn	5 Familien	Neues Schuljahr im System, Familien bei den ersten Elternabenden einladen
Herbst bis zum nächsten Halbjahr	6 Weitere Bereiche	Noten, Anmeldung, Finanzen, jeweils mit Vorlauf

Führen Sie in den Wochen vor den Halbjahres- und Jahreszeugnissen, in der Anmeldezeit, während der Abschlussprüfungen und in den ersten Schulwochen, in denen Stundenplan und Klassen noch in Bewegung sind, nichts Neues ein.

Wer im Projekt was übernimmt

• Schulleitung: gibt den Auftrag, legt die Reihenfolge fest und entscheidet, wann eine alte Liste endet.
• Projektverantwortliche Person: oft aus der erweiterten Schulleitung, mit festen Stunden für das Projekt, nach Möglichkeit als Anrechnungsstunden.
• Sekretariat: arbeitet am meisten mit den Stammdaten und gehört von Anfang an dazu.
• Stunden- und Vertretungsplanung: tragen den ersten täglichen Bereich.
• Schulträger und IT: Geräte, Netz, Vertrag und Haushalt.
• Datenschutzbeauftragte, Personalrat, Elternvertretung: früh beteiligt.

In Bildena finden sich diese Aufgaben als mitgelieferte Rollen wieder, darunter Schulleitung, Sekretariat, Klassenleitung, Fachlehrkraft, Stundenplanung, Vertretungsplanung und IT-Administration. Schulleitung oder IT-Administration legen für jede Rolle fest, welche Seiten sie ansehen oder bearbeiten darf, und der Server setzt das durch: Die Klassenleitung sieht ihre Klasse, das Sekretariat die ganze Schule, eine Familie nur ihre eigenen Kinder.

Typische Fehler

• Alles zum ersten Schultag: Wer alle Bereiche zugleich startet, hat in der vollsten Woche des Jahres die meisten Fragen.
• Der Personalrat erfährt es aus der Konferenz: Wer ihn erst nach der Entscheidung beteiligt, verliert Zeit und Vertrauen.
• Altdaten ungeprüft übernehmen: Doppelte Schüler wandern mit, und die Schuld bekommt die neue Software.
• Die alte Liste läuft „zur Sicherheit“ weiter: Dann gibt es zwei Stände, und niemand weiß, welcher gilt.
• Der Ausstieg ist nicht geklärt: Fragen Sie vor Vertragsschluss, welche Daten Sie in welchem Format zurückbekommen und wann sie gelöscht werden.

Zum letzten Punkt bei Bildena: Fächer, Lehrkräfte, Klassen, Räume und Schüler exportieren Sie als Excel-Arbeitsmappe oder CSV-Paket im Format der Importvorlage, Klassen-, Lehrer- und Raumpläne als Excel- oder PDF-Datei. Eine gelöschte Schule lässt sich 30 Tage lang wiederherstellen; danach werden ihre Daten entfernt, Sie erhalten einen Löschnachweis, und nach weiteren 14 Tagen sind sie auch aus den Sicherungen verschwunden.

Woran Sie merken, dass es funktioniert

Vergleichen Sie nach drei Monaten und nach einem Halbjahr mit den Ausgangswerten aus Phase 1:

• Doppelte Listen: Jede Excel-Datei, die noch neben dem System gepflegt wird, ist ein offener Punkt.
• Der Morgen: die Minuten für Krankmeldungen und Vertretungsplan.
• Rücklauf: die Tage, bis alle Einwilligungen für einen Ausflug vorliegen.
• Familien: der Anteil derer, die ihren Zugang tatsächlich nutzen.
• Kollegium: eine kurze Umfrage, was leichter geworden ist, was schwerer und was fehlt.

Häufige Fragen

Wie lange dauert es, die Schulverwaltung zu digitalisieren?

Planen Sie ein Schuljahr ein: Entscheidung und Datenschutz im Winter, Stammdaten und ein erster Bereich im Frühjahr, Start mit dem neuen Schuljahr. Noten und Anmeldung folgen jeweils vor ihrem ersten Termin.

Muss der Personalrat beteiligt werden?

In der Regel ja: Die Personalvertretungsgesetze der Länder sehen Mitbestimmung bei technischen Einrichtungen zur Überwachung von Verhalten oder Leistung vor, und eine Schulverwaltung verarbeitet Daten der Lehrkräfte. Für Bildena erhalten Sie auf Anfrage eine Übersicht, welche Daten der Lehrkräfte verarbeitet werden und wer was sieht.

Dürfen Schülerdaten in einer Online-Software liegen?

Das regeln die DSGVO sowie Schulgesetz und Datenschutzvorschriften Ihres Landes. Ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO ist Voraussetzung; was darüber hinaus gilt, klären Sie mit Ihrer oder Ihrem Datenschutzbeauftragten. Bildena wird in Deutschland gehostet.

Können wir mit einem einzigen Bereich anfangen?

Ja, und meist ist das der bessere Weg. Wer nur mit dem Stundenplan beginnen möchte, startet mit Bildena Scheduler und wechselt später zu Bildena School; was Sie im laufenden Jahr für den Scheduler gezahlt haben, wird angerechnet.

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