Stundenplan mit Excel: was die Tabelle gut kann und wo sie an Grenzen stößt
Viele kleine Schulen planen ihren Stundenplan in Excel, und oft aus gutem Grund. Was die Tabelle gut kann, wo sie bei Kollisionen, Kopplungen, Vertretungen und Änderungen an Grenzen stößt, eine faire Checkliste für die Frage, ob sich ein Wechsel lohnt — und wie Sie Ihren Excel-Plan in ein Stundenplanprogramm übernehmen.
In vielen Grundschulen und kleinen weiterführenden Schulen entsteht der Stundenplan in Excel: ein Blatt je Klasse, eine Farbe je Lehrkraft, daneben ein Blatt mit der Unterrichtsverteilung. Das ist kein Versäumnis. Für eine Schule mit acht Klassen und einem Dutzend Lehrkräften ist eine Tabellenkalkulation oft genau das richtige Werkzeug. Die Frage ist nicht, ob Excel „professionell genug“ ist, sondern ab wann die Tabelle mehr Arbeit macht, als sie spart.
Dieser Beitrag nimmt beide Seiten ernst: was Excel gut kann, wo es an Grenzen stößt, woran Sie erkennen, ob sich ein Wechsel lohnt, und wie Sie einen bestehenden Excel-Plan in ein Programm übernehmen.
Was Excel gut kann
Eine Tabellenkalkulation ist auf fast jedem Schulrechner vorhanden, alle können damit umgehen, und sie kostet keine zusätzliche Lizenz. Sie gestalten den Plan so, wie Ihr Kollegium ihn lesen will, drucken ihn für den Aushang und sehen die ganze Woche einer Klasse auf einen Blick. Gerade an Grundschulen, an denen die Klassenlehrkraft den größten Teil der Stunden selbst gibt und nur wenige Fachlehrkräfte durch mehrere Klassen wandern, ist der Plan klein genug, um ihn mit dem Auge zu prüfen.
Stark ist Excel auch bei der Unterrichtsverteilung. Eine Tabelle mit einer Zeile je Unterricht — Klasse, Fach, Lehrkraft, Wochenstunden — lässt sich mit SUMMEWENN in Sekunden auswerten: Stunden je Lehrkraft gegen das Deputat, Stunden je Klasse gegen die Stundentafel. Diese Tabelle lohnt sich in jedem Fall, auch wenn Sie später mit einem Programm planen. Sie ist genau das, was ein Programm als Erstes braucht.
Wo die Tabelle an Grenzen stößt
Kollisionen
Excel weiß nicht, dass eine Lehrkraft nicht an zwei Orten zugleich sein kann. Legen Sie für jede Klasse ein eigenes Blatt an, steht die Woche einer Lehrkraft nirgends an einem Ort, sondern ist über alle Blätter verteilt. Mit ZÄHLENWENNS über alle Klassenblätter lassen sich Doppelbelegungen zwar finden, doch solche Formeln sind empfindlich: Ein neues Blatt, eine verschobene Spalte, ein Kürzel mit Leerzeichen am Ende — und die Prüfung schweigt, obwohl es eine Kollision gibt. Räume kommen als dritte Ebene hinzu: Dass die Sporthalle dienstags in der dritten Stunde zweimal belegt ist, fällt oft erst in der Halle auf.
Kopplungen
Religion und Ethik über die Parallelklassen, Förderunterricht, Sprachgruppen, Wahlpflichtkurse: Bei einer Kopplung muss Unterricht mehrerer Klassen zur selben Zeit liegen. In Excel ist das derselbe Eintrag auf mehreren Blättern, und nichts sorgt dafür, dass er gemeinsam verschoben wird. Wer die Religionsstunde der 3a verlegt und die der 3b vergisst, hat die gemeinsame Gruppe auseinandergerissen — und merkt es oft erst, wenn die Kinder im Flur stehen.
Vertretung
Die Tabelle enthält den regulären Plan. Für die Vertretung brauchen Sie etwas anderes: Wer ist am Dienstag in der dritten Stunde frei, wer kennt die Klasse, wer hat in diesem Monat schon wie viele Vertretungen übernommen? Das ist eine Suche quer durch den ganzen Plan, jeden Morgen und unter Zeitdruck. Viele Schulen führen dafür eine zweite Tabelle, die sich nach ein paar Wochen nicht mehr mit dem Plan deckt. Wie ein geordneter Vertretungsmorgen aussieht, beschreibt unser Beitrag Montag, 7:40 Uhr: die Vertretungsplanung am Morgen.
Änderungen
Eine neue Kollegin, eine Lehrkraft, die ihre Stunden reduziert, der Halbjahreswechsel: Jede Änderung ist in Excel Handarbeit. Schwierig ist dabei weniger die Änderung selbst als ihre Folgen. Wer eine Stunde verschiebt, um ein Problem zu lösen, schafft leicht ein neues an anderer Stelle, und ob irgendwo eine Lücke oder eine Doppelbelegung entstanden ist, zeigt Ihnen niemand. Dazu kommen die Fassungen: „Stundenplan_final_v3_neu.xlsx“ auf dem Schulrechner, ein Ausdruck im Lehrerzimmer und eine PDF-Datei bei den Eltern — und nicht alle drei sind auf demselben Stand.
Springstunden und Wünsche
Springstunden und Lehrerwünsche sehen Sie in der Tabelle, aber Excel sucht keine bessere Verteilung. Bei einer Handvoll Bedingungen geht das noch im Kopf; wenn mehrere Teilzeitkräfte feste Sperrzeiten haben und zugleich die Fachräume knapp sind, nicht mehr. Wie Sie Wünsche geordnet erfassen, beschreibt unser Beitrag über Lehrerwünsche im Stundenplan.
Checkliste: Lohnt sich der Wechsel?
Ein Programm ist kein Selbstzweck. Gehen Sie die beiden Spalten ehrlich durch:
| Excel genügt, wenn … | Ein Programm lohnt sich, wenn … |
|---|---|
| die meisten Stunden bei der Klassenlehrkraft liegen | viele Lehrkräfte in vielen Klassen unterrichten |
| es kaum Kopplungen und keine Kurse gibt | Kopplungen, geteilte Klassen oder A/B-Wochen dazugehören |
| Räume und Halle selten knapp sind | Fachräume oder die Sporthalle mit anderen geteilt werden |
| sich der Plan im Schuljahr kaum ändert | jede Änderung Stunden kostet und Sie danach alles von Hand prüfen |
| Vertretung selten ist und sich am Telefon klären lässt | jeden Morgen Vertretung geplant werden muss |
| eine zweite Person den Plan im Notfall übernehmen könnte | der Plan an einer einzigen Person und ihren Formeln hängt |
Trifft die linke Spalte fast vollständig zu, bleiben Sie getrost bei Excel und investieren Sie in eine saubere Tabelle der Unterrichtsverteilung. Häufen sich die Treffer rechts, kostet die Tabelle Sie auf Dauer mehr Zeit als ein Umstieg. Der letzte Punkt wird dabei oft unterschätzt: Fällt die Person aus, die den Plan und seine Formeln kennt, fällt an vielen kleinen Schulen auch die Stundenplanung aus.
Wenn Sie bei Excel bleiben
Dann lohnen sich drei Gewohnheiten:
- Eine Quelle. Führen Sie die Unterrichtsverteilung auf einem einzigen Datenblatt, eine Zeile je Unterricht, und leiten Sie alle anderen Blätter daraus ab. Wer Stunden an zwei Stellen pflegt, pflegt zwei Wahrheiten.
- Eine Ansicht je Lehrkraft. Legen Sie neben den Klassenplänen ein Blatt an, das für jede Lehrkraft und jede Stunde zählt, wie oft sie verplant ist. Jede Zahl über 1 ist eine Kollision; eine bedingte Formatierung färbt sie rot.
- Ein gültiger Stand. Legen Sie eine einzige Datei als maßgeblich fest, und schreiben Sie das Datum der letzten Änderung in die Kopfzeile jedes Ausdrucks. Zeigen Sie außerdem einer zweiten Person, wie die Datei funktioniert.
Den Excel-Plan in ein Programm übernehmen
Ein Excel-Stundenplan enthält zwei verschiedene Dinge: die Unterrichtsverteilung (wer unterrichtet was, wie viele Stunden) und die Lage in der Woche (wann). Übernehmen lässt sich vor allem das Erste. Die Lage berechnet das Programm neu, und genau das ist der Sinn des Wechsels. In Bildena ist es genauso: Stammdaten und Unterrichtskarten kommen aus Excel- oder CSV-Dateien, ein fertiger Stundenplan mit Tagen und Stunden dagegen nicht — den übernimmt Bildena nur aus den Exportdateien anderer Stundenplanprogramme, etwa aus Untis oder aSc.
1. Die Tabelle aufräumen. Eine Zeile je Unterricht, eine Angabe je Zelle, durchgehend dieselben Schreibweisen: Steht dieselbe Kollegin einmal als „Fr. Keller“, einmal als „Keller“ und einmal als „KEL“ in der Tabelle, sind das für jedes Programm drei Personen. Notieren Sie Kopplungen und geteilte Klassen gesondert, statt sie in Zellen mit Schrägstrich zu verstecken.
2. In der richtigen Reihenfolge importieren. Zuerst Fächer, Lehrkräfte, Klassen und Räume, danach die Unterrichtskarten. In Bildena hat jede dieser Listen die Schaltfläche „Importieren“: Sie markieren in Excel einen Block, fügen ihn in eine Zelle der Importtabelle ein, und er verteilt sich auf die Spalten. Alternativ wählen Sie eine .xlsx- oder .csv-Datei; eine alte .xls-Datei speichern Sie vorher in Excel als .xlsx. Spaltentitel wie „Klasse“ oder „Wochenstunden“ erkennt Bildena selbst, und unter „Vorlage herunterladen (.xlsx)“ gibt es die passende Vorlage. Für die Stammdaten der ganzen Schule steht unter „Daten importieren“ außerdem eine Excel-Vorlage mit einem Blatt je Liste bereit.
3. Die Vorschau lesen. Vor dem Speichern zeigt Bildena für jede Zeile, was mit ihr geschieht, etwa „Neu“, „Aktualisiert“ oder „Problem“. Zeilen mit „Problem“ werden nicht gespeichert, die markierte Zelle nennt den Grund. Beim Import der Unterrichtskarten — Klasse, Fach, Lehrkraft und Wochenstunden, auf Wunsch auch Länge (2 für Doppelstunden), Wochenmuster (jede Woche oder nur jede zweite), Raumtyp und weitere Lehrkräfte — müssen Klasse, Fach und Lehrkraft schon angelegt sein; ein unbekannter Name ist ein „Problem“. Deshalb die Reihenfolge aus Schritt 2.
4. Ergänzen, was die Tabelle nicht trägt. Der Import legt einfache Unterrichtskarten an. Kopplungen über mehrere Klassen, geteilte Klassen und Wahlblöcke richten Sie danach in Bildena ein, ebenso die Sperrzeiten der Lehrkräfte, die nicht aus der Tabelle übernommen werden. Gleichen Sie dann die Stunden je Klasse mit der Stundentafel ab und rechnen Sie den ersten Plan. Welche Daten dafür wirklich nötig sind und in welcher Reihenfolge Sie sie am besten ergänzen, steht in unserem Beitrag Von der Tabelle zum ersten Stundenplan.
Excel müssen Sie dabei nicht aufgeben. Unter den Berichten lassen sich Klassen-, Lehrer- und Raumpläne mit „Excel herunterladen“ wieder als Tabelle speichern — für alle, die mit dem Plan weiterrechnen oder ihn nach eigenem Geschmack gestalten wollen.
Im Gratismonat können Sie Ihre Excel-Tabelle importieren, die Kopplungen ergänzen und den ersten Plan rechnen lassen — mit allen Funktionen, den Daten Ihrer eigenen Schule und ohne Kreditkarte.