Zeugnisse erstellen: vom Notenschluss bis zur Unterschrift

Zeugnisse erstellen dauert vom ersten Hinweis ans Kollegium bis zur Ausfertigung in der Schülerakte rund sechs Wochen, und fast alles, was dabei schiefgeht, hängt an drei Terminen, die zu spät feststanden: dem Notenschluss, der Zeugniskonferenz und der Zeugnisausgabe. Legen Sie diese drei zuerst fest. Danach ist die Reihenfolge immer dieselbe: Die Fachlehrkräfte tragen bis zum Notenschluss die letzten Noten ein und schreiben ihre Texte; die Klassenleitung liest die ganze Klasse — jedes Kind, jedes Fach — und fragt nach, wo etwas fehlt; die Konferenz beschließt, was ihr nach Landesrecht zusteht; die Schulleitung liest gegen und unterschreibt; das Sekretariat druckt; eine Ausfertigung kommt zu den Akten. Zeugnistexte und Begründungen lesen Eltern am genauesten, deshalb haben sie unten einen eigenen Abschnitt mit Beispielen.

Der Ablauf passt zu jedem Zeugnisprogramm; was Bildena dabei übernimmt — und was nicht —, steht am Ende.

Was ins Zeugnis gehört, regelt das Land

Halbjahres- und Jahreszeugnis, Notenzeugnis oder Berichtszeugnis, Kopfnoten oder nicht, welche Formulare gelten: Das legt jedes Land in seiner Zeugnisordnung oder seinem Zeugniserlass fest. An öffentlichen Schulen entstehen die Zeugnisse oft in der Landessoftware, die die amtlichen Vorlagen mitbringt — in Baden-Württemberg etwa ASV-BW; in Nordrhein-Westfalen lassen sich mit den Landesprodukten nach Angaben des Ministeriums „alle erforderlichen Zeugnisse IT-unterstützt“ erstellen. Mehr dazu im Beitrag Alternative zu ASV, SchILD-NRW oder LUSD?

Wie genau ein Land dabei wird, zeigt der niedersächsische Zeugniserlass vom 10. November 2023 (gültig bis Ende 2029):

• Zeugnisse am Ende jedes Schulhalbjahres, soweit für eine Schulform nichts anderes gilt.
• Die Fachnote setzt die Fachlehrkraft fest. Weicht sie um mehr als eine Notenstufe vom vorigen Halbjahr ab, wird die Begründung in der Klassenkonferenz erörtert und in der Niederschrift vermerkt.
• Arbeits- und Sozialverhalten beschließt die Klassenkonferenz auf Vorschlag der Klassenlehrkraft, in fünf festen Stufen von „verdient besondere Anerkennung“ bis „entspricht nicht den Erwartungen“, jeweils mit kurzer Begründung.
• Unter „Bemerkungen“ stehen unter anderem Versetzungsvermerke, Hinweise zur weiteren Förderung und Hinweise auf eine mögliche Gefährdung der Versetzung.
• Versäumte Unterrichtstage und wie viele davon unentschuldigt waren, stehen im Kopf des Formulars — gezählt in Tagen, nicht in Stunden.
• Das Datum ist der Tag, an dem das Zeugnis ausgehändigt werden soll, nicht der Drucktag.

Schreiben Sie vor jeder Zeugnisrunde auf eine Seite, was davon in Ihrem Land gilt: welche Noten, welche Texte, wer was beschließt, wer unterschreibt.

Zeugnisse erstellen: der Zeitplan rückwärts vom Ausgabetag

Planen Sie vom Tag der Zeugnisausgabe rückwärts. Eine Konferenz am Tag nach dem Notenschluss lässt der Klassenleitung keine Zeit, die Klasse durchzusehen.

Wann	Was	Wer
6–8 Wochen vorher	Notenschluss, Zeugniskonferenz und Zeugnisausgabe im Kalender. Formular oder Vorlage geprüft. Stammdaten geprüft: Namen wie in den amtlichen Unterlagen, Geburtsdatum und — wo das Formular ihn verlangt — Geburtsort, Klassenlisten.	Schulleitung, Sekretariat
4–6 Wochen vorher	Warnbriefe („blauer Brief“) an die Familien gefährdeter Kinder, wo das Land sie vor dem Zeugnis verlangt — mit seiner Frist.	Klassenleitung, Schulleitung
3–4 Wochen vorher	Letzte Leistungsnachweise. Die Texte werden begonnen. Kinder mit zu wenigen Noten fallen jetzt auf.	Fachlehrkräfte
2 Wochen vorher	Notenschluss: alle Noten eingetragen, Zeugnisnoten gesetzt, Fachtexte entworfen.	Fachlehrkräfte
10–7 Tage vorher	Übersicht der Klassenleitung: Lücken, Kinder unter „ausreichend“, große Sprünge seit dem letzten Zeugnis; Vorschlag zum Arbeits- und Sozialverhalten; allgemeiner Text.	Klassenleitung
Etwa 1 Woche vorher	Zeugniskonferenz: die Beschlüsse, die nur sie fassen kann, je Kind protokolliert.	Schulleitung, Lehrkräfte der Klasse
3–5 Tage vorher	Gegenlesen durch die Schulleitung; letzte Korrekturen.	Schulleitung, Stellvertretung
1–2 Tage vorher	Druck und Unterschriften.	Sekretariat
Ausgabetag	Zeugnisse ausgegeben; Eltern wissen, wie sie ein Gespräch vereinbaren.	Klassenleitung
Danach	Ausfertigungen abgelegt; Berichtigungen als neues Dokument.	Sekretariat

Noten: Notenschluss, Durchschnitt, Rundung

Der Notenschluss ist der Tag, nach dem sich eine Note nur noch mit Begründung ändert. Drei Gewohnheiten helfen, ihn zu halten:

• Eine Liste je Klasse, nicht je Lehrkraft. Zwei Wochen vor dem Notenschluss sieht die Klassenleitung, in welchen Fächern noch Noten fehlen, und fragt dann nach — nicht erst in der Konferenz.
• Eine schriftliche Regel für den Schnitt. Was zählt, wie schriftliche und mündliche Leistungen gewichtet werden und wie ein Wert genau zwischen zwei Noten gerundet wird. Falsche Durchschnitte stammen meist aus einer Tabelle: ein Bereich, der eine Zeile zu früh endet, ein ungewichteter Mittelwert statt des vereinbarten gewichteten, zwei Fächer mit unterschiedlicher Rundung.
• Der Schnitt neben der Note. Wo die Fachlehrkraft die Zeugnisnote festsetzt, ist der rechnerische Schnitt nur ein Hinweis. Zeigen Sie trotzdem beides nebeneinander: Dann ist eine ganze Notenstufe Abstand eine Entscheidung, die jemand begründen kann, und kein Tippfehler.

Zeugnistexte und Begründungen, die Eltern verstehen

Auf einem deutschen Zeugnis stehen je nach Land und Schulstufe drei Arten von Text, und sie folgen verschiedenen Regeln:

• Bemerkungen sind meist feste Einträge, deren Anlass und oft Wortlaut das Land vorgibt: Versetzung, Gefährdung, ein Notenschutz. Hier wird nicht formuliert, sondern richtig eingetragen.
• Kurze Begründungen zum Arbeits- und Sozialverhalten, wo das Land sie verlangt: ein, zwei Sätze zur Stufe.
• Freie Texte: das Berichtszeugnis in der Grundschule, ein Lernentwicklungsbericht oder ein allgemeiner Absatz der Klassenleitung.

Ein freier Text wird am Küchentisch gelesen, oft zweimal, manchmal von Eltern, die Deutsch nicht sicher lesen. Drei Sätze tragen das meiste: was das Kind jetzt kann, mit einem Beleg; der eine nächste Schritt; und wie zu Hause geholfen werden kann, wenn es wirklich etwas zu erbitten gibt. Einige Beispiele:

Vorher	Nachher	Was sich geändert hat
„Lisa ist ein liebes Mädchen.“	„Lisa arbeitet in Gruppen ausdauernd mit und erklärt anderen, was sie schon verstanden hat. Beim Lesen längerer Texte braucht sie noch Pausen; im nächsten Halbjahr liest sie jeden Tag zehn Minuten im Lesetagebuch.“	Was sie tut, ein nächster Schritt.
„Jonas bemühte sich.“	„Jonas hat in 9 von 14 Wochen die Hausaufgaben abgegeben. Wenn er sie macht, sind sie sorgfältig. Ab Februar zeigt er sein Hausaufgabenheft jeden Montag der Klassenleitung.“	„Bemüht“ kennen viele Eltern aus Arbeitszeugnissen als Abwertung. Besser: die Tatsache, die Stärke, ein Plan.
„Kompetenzbereich ‚Zahlen und Operationen‘ teilweise erreicht.“	„Mia rechnet im Zahlenraum bis 100 sicher, wenn sie Material benutzen darf. Als Nächstes übt sie das Kopfrechnen; das Rechenspiel, das wir mitgeschickt haben, hilft dabei.“	Kein Fachjargon; die Familie kann etwas tun.
Arbeitsverhalten „entspricht den Erwartungen mit Einschränkungen“ — „Max stört.“	„Max hält im Klassengespräch die Gesprächsregeln oft nicht ein; in Partnerarbeit arbeitet er zuverlässig.“	Verhalten statt Charakter, beide Seiten, kurz genug für die Begründung.

Was die meisten peinlichen Momente verhindert:

• Keine Überraschungen. Was zum ersten Mal im Zeugnis steht, hätte Wochen vorher ein Anruf sein sollen.
• Namen und Pronomen prüfen in jedem Text, der als Kopie eines anderen begonnen hat. Ein Zeugnis mit dem Namen eines anderen Kindes ist der Fehler, an den sich Familien erinnern.
• Keine Vergleiche mit Geschwistern, der Klasse oder früheren Jahrgängen.
• Der Text vom letzten Halbjahr ist ein Anfang, keine Vorlage. Behalten, was noch stimmt; den nächsten Schritt neu schreiben.
• Kurz ist freundlicher. Drei bis fünf Sätze reichen; ein langer Text ist meist ein ungenauer.

Am leichtesten schreiben sich Texte aus Notizen, die während des Halbjahres entstanden sind — „liest ein ganzes Kapitel ohne Hilfe vor, 12. November“ —, nicht aus der Erinnerung der letzten Woche. Der niedersächsische Erlass verlangt sogar, Beobachtungen regelmäßig aufzuzeichnen, damit sich die Bewertungen im Zeugnis darauf stützen lassen.

Die Übersicht der Klassenleitung und die Zeugniskonferenz

Vor der Konferenz liest die Klassenleitung die Klasse als ein Raster: jedes Kind untereinander, jedes Fach nebeneinander, dahinter der allgemeine Text und das Arbeits- und Sozialverhalten. Worauf es ankommt:

• leere Felder — eine Note, die noch nicht feststeht, ein Text, der fehlt;
• Kinder unter „ausreichend“, und ob die Familie rechtzeitig gewarnt wurde, wo das Land einen Warnbrief verlangt;
• große Sprünge seit dem letzten Zeugnis, die die Konferenz begründet hören sollte;
• die Stammdaten hinter dem Papier: Namen, Geburtsdatum und -ort, Klasse.

Die Konferenz hat dann eine kurze Tagesordnung: die Beschlüsse, die nur sie fassen kann (Versetzung, Arbeits- und Sozialverhalten, eine Empfehlung für die weiterführende Schule), die gefährdeten Kinder und was die Klassenleitung vorgemerkt hat. Protokollieren Sie jeden Beschluss mit dem Namen des Kindes; bei einem Widerspruch ist die Niederschrift die Antwort der Schule.

Unterschrift, Druck und Ausgabe

Das Gegenlesen der Schulleitung ist die letzte Prüfung, bevor aus einem Entwurf eine Urkunde wird. Lesen Sie eine Stichprobe aus jeder Klasse statt jeder Seite einer Klasse, und prüfen Sie das Formular selbst — Schulname, Schuljahr und Halbjahr, Datum, Unterschriftszeilen — einmal je Vorlage. Dann:

• Ein, zwei Tage vorher drucken, damit ein Fehldruck neu gemacht und unterschrieben werden kann.
• Erst am Ausgabetag freigeben — auf Papier und online am selben Tag.
• Eltern sagen, wie sie ein Gespräch vereinbaren. Der Elternbrief zur Zeugnisausgabe ist der richtige Ort (siehe Elternbriefe, die Familien lesen — und beantworten), ein Elternsprechtag kurz danach gibt dem Gespräch einen Termin (siehe Elternsprechtag ohne Excel-Liste).
• Eine Ausfertigung ablegen, genau so, wie sie ausgegeben wurde. Wie lange, regelt das Land.

Was typischerweise schiefgeht

• Späte Noten. Ein Fach kommt am Abend vor der Konferenz. Legen Sie den Notenschluss zwei Wochen vor die Ausgabe und verfolgen Sie ihn je Klasse.
• Ein fehlender Text. Ein Kind von dreißig wird übersehen, und das fällt erst beim Drucken auf. Zählen Sie geschriebene gegen nötige Texte, je Klasse und je Lehrkraft.
• Namen und Daten. Ein Name anders geschrieben als in den Stammdaten, ein falsches Geburtsdatum, ein fehlender Geburtsort, die Halbjahresbezeichnung vom letzten Jahr, ein Zeugnis mit dem Drucktag statt dem Ausgabetag.
• Fehlzeiten, die nicht passen. Das Klassenbuch zählt Stunden, das Formular Tage. Sagen Sie, welche Einheit gedruckt wird, nehmen Sie die Zahl aus dem Klassenbuch und klären Sie offene Entschuldigungen vor dem Notenschluss (siehe „Sie ist heute krank“: vom Anruf zur abgeschlossenen Fehlzeit).
• Eine Berichtigung, die überschreibt. Ein Fehler nach der Ausgabe wird mit einem neuen Zeugnis berichtigt, das sagt, welches es ersetzt. Das alte bleibt in der Akte.

So läuft die Zeugnisrunde in Bildena

Termine und Liste. Im Schuljahreskalender hat jedes Halbjahr unter „Halbjahre & Zeugnisse“ seinen Notenschluss, seine Zeugniskonferenz und seine Zeugnisausgabe. Noten › Zeugnisse zeigt jede Klasse mit ihren Schritten (Noten, Texte, Verhalten, Veröffentlichen), worauf das Zeugnis wartet und wer es erledigt, und den Ausgabetag.

Noten. Das Notenbuch schlägt die Zeugnisnote als gewichteten Schnitt nach Kategorien vor; wo die Lehrkraft das Ergebnis setzt, bleibt der Vorschlag daneben sichtbar. Im Schritt Noten des Assistenten „Zeugnis bearbeiten“ stehen jedes Kind und jedes Fach in einem Raster. Wer ein Fach entscheidet, legt die Schule fest — „Die Fachlehrkraft“ oder „Die Klassenkonferenz (Schulleitung bestätigt)“; ein entschiedenes Fach steht fest im Zeugnis, bis es zurückgenommen wird.

Texte. Die Klassenleitung schreibt für jedes Kind den Absatz „Lernen und Zusammenarbeit“; in Klassen ohne Noten schreibt jede Fachlehrkraft den Text ihres Fachs. Jedes Kind hat ein Feld mit bis zu 4000 Zeichen, daneben den Text des letzten Zeitraums („Als Vorlage nehmen“) und die Notizen aus dem Jahr. Texte sind gesperrt, sobald ihr Fach entschieden ist und sobald die Zeugnisse veröffentlicht sind. Bildena schreibt keine Texte für Sie und hat keine Textbausteine.

Verhalten und Konferenz. In Ländern mit Noten zum Verhalten (Sachsen, Sachsen-Anhalt, Thüringen, Niedersachsen, Hessen) schlagen die Fachlehrkräfte vor, die Klassenleitung setzt den Vorschlag der Klasse, die Schulleitung setzt, was im Zeugnis steht — mit kurzer Begründung, wo das Formular sie verlangt. Der Schritt Konferenz zeigt, was die Versetzungsregel der Klasse für jedes Kind ergibt, die Entscheidung und die Warnbriefe; die Klassenleitung bereitet vor, die Schulleitung hält die Entscheidungen fest.

Prüfen und veröffentlichen. Vier Prüfungen — Noten, Texte, Verhalten, Geburtsdatum und -ort — führen jeweils zurück zu ihrem Schritt. Veröffentlicht wird erst, wenn jedes Fach entschieden ist (auf den niedersächsischen Formularen außerdem erst, wenn jede Verhaltensstufe ihre Begründung hat und Geburtsdatum und -ort jedes Kindes in den Stammdaten stehen); ein fehlender Text lässt nur seinen Absatz leer. „Zeugnisse veröffentlichen“ kann nur die Schulleitung. Dabei wird jedes Zeugnis als PDF mit eigener Nummer und SHA-256-Fingerabdruck ausgestellt, und die Familie sieht das Zeugnis ihres Kindes in ihrem Konto; vorher sieht das Kollegium Entwürfe mit dem Stempel „Entwurf · nicht veröffentlicht“. Vor dem Ausgabetag kann die Schulleitung die Zeugnisse zurückziehen und erneut veröffentlichen; danach stellt eine Berichtigung ein neues Zeugnis aus, das das ersetzte nennt.

Das Papier. „Alle Zeugnisse drucken“ ergibt eine A4-Seite je Kind oder ein PDF für die Klasse. Die Zeugnisvorlage der Schule legt die Reihenfolge der Teile, die Zeile zu den Versäumnissen und die Unterschriftszeilen fest (Klassenleitung, Schulleitung, Erziehungsberechtigte „zur Kenntnis genommen“), unterschrieben wird von Hand. Die Versäumnisse kommen aus dem Klassenbuch: versäumte Unterrichtsstunden, davon unentschuldigt. Schulleitung und Sekretariat laden die ausgestellten Zeugnisse eines Schuljahres als ein ZIP-Archiv mit Verzeichnis herunter.

Das Landesformular. Für Schulen in Niedersachsen schreibt Bildena Zeugnisse sowie Abschluss- und Abgangszeugnisse („Zeugnis ausstellen“) auf den Formularen des Zeugniserlasses von 2023 und zählt die versäumten Tage so, wie das Formular es verlangt. In allen anderen Ländern druckt Bildena sein eigenes Zeugnispapier auf Deutsch — kein amtliches Formular.

Was Bildena nicht macht

• Keine amtlichen Formulare außer denen Niedersachsens. Ob ein schuleigenes Zeugnispapier zulässig ist, klären Sie mit Ihrer Schulbehörde.
• Keine elektronische Signatur: Das Papier hat Unterschriftszeilen; die Freigabe der Schulleitung in Bildena ist das Veröffentlichen.
• Kein Text je Fach, wo das Fach Noten gibt: Ein solches Zeugnis trägt die Noten und den Absatz der Klassenleitung. Fachtexte gibt es nur für Fächer ohne Noten, etwa im Berichtszeugnis.
• Keine Textbausteine und keine automatisch erzeugten Zeugnistexte.
• Keine Übergabe von Zeugnisdaten an die Landessoftware — weder an ASV noch an SchILD-NRW oder die LUSD.

Checkliste für die Zeugnisrunde

1. Sechs bis acht Wochen vorher: die drei Termine im Kalender; Formular und Stammdaten geprüft.
2. Warnbriefe, wo das Land sie verlangt, innerhalb seiner Frist.
3. Eine schriftliche Regel für Schnitt und Rundung; der Schnitt neben jeder gesetzten Note.
4. Notenschluss: alle Noten eingetragen, alle Zeugnisnoten gesetzt.
5. Texte je Kind und Lehrkraft gezählt; Namen und Pronomen geprüft.
6. Übersicht der Klassenleitung: keine leeren Felder, gefährdete Kinder benannt, große Sprünge begründet.
7. Konferenzbeschlüsse je Kind protokolliert.
8. Gegenlesen: eine Stichprobe aus jeder Klasse, das Formular einmal je Vorlage.
9. Ein, zwei Tage vorher drucken; erst am Ausgabetag freigeben.
10. Eltern wissen, wie sie ein Gespräch vereinbaren.
11. Ausfertigungen abgelegt; Berichtigungen als neues Dokument.

Häufige Fragen

Wer schreibt die Begründung zum Arbeits- und Sozialverhalten?

Das regelt das Land. In Niedersachsen schlägt die Klassenlehrkraft vor und die Klassenkonferenz beschließt; es lohnt sich, dass die Klassenleitung die Begründung gleich mit dem Vorschlag formuliert.

Sollte ein Zeugnisprogramm die Texte schreiben?

Textbausteine und Formulierungshilfen sparen Tipparbeit, aber ein Text, der zu jedem Kind passen könnte, sagt der Familie nichts, und abgeschriebene Sätze fallen auf. Was immer Sie nutzen: Die Lehrkraft steht für jedes Wort ein.

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